Il valore aggiunto dell’Intelligenza Artificiale nel recruiting

Con una media di 3mila assunzioni l’anno e oltre 300mila candidature, da parte di circa 180mila persone, Esselunga gestisce una grande mole di curricula, dovendo garantire allo stesso tempo le elevate esigenze di assunzione.

Questa combinazione di fattori ha convinto recentemente l’azienda a introdurre l’Intelligenza Artificiale (AI) nei processi di recruiting dei potenziali futuri collaboratori, dissipando in breve tempo le iniziali diffidenze nei confronti dell’AI, che ha invece permesso di accrescere efficienza e professionalità.

Il processo è stato avviato a marzo 2019. Prima di allora veniva utilizzato un sistema di colloqui puramente analogico: solamente lo screening preliminare dei cv era automatizzato, poiché basato solo su età, domicilio e titolo di studio e non erano richieste esperienze professionali pregresse per la maggior parte delle posizioni legate strettamente al Retail, dove il mestiere viene insegnato durante la prima parte della formazione in store. Successivamente il sistema prevedeva la convocazione in sede dei candidati, lo svolgimento di assessment di gruppo e infine uno o due colloqui individuali.

Questo significava far spostare fisicamente un numero elevato di persone per un colloquio che, nel 90% dei casi, non si traduceva in un’assunzione: in media in un anno venivano contattate 60mila persone per sceglierne poi ‘solo’ 3mila.

Questo aspetto ci veniva fatto notare anche nei commenti negativi che i candidati talvolta lasciavano sui social network, attraverso il servizio clienti o tramite gli altri touchpoint disponibili.

A quel punto Esselunga si è posta due obiettivi: modernizzare il processo di selezione, ma continuare allo stesso tempo a garantire i tassi di assunzione richiesti dal business. Però l’elemento più importante, che maggiormente ha fatto propendere per il rinnovamento delle fasi di recruiting, è stata la possibilità di liberare alcune risorse da quella che era un’attività ripetitiva, meccanica, di scarso valore aggiunto e dunque frustrante: all’interno dell’Ufficio Convocazioni ben sette persone erano, infatti, coinvolte a tempo pieno nel prendere contatti telefonici con i candidati che avevano inviato il proprio curriculum.

La maggior parte dei cv che riceviamo appartengono a candidati Millennial o della Generazione Z, dunque a persone abituate agli strumenti digitali. Per questo, come primo step per migliorare la candidate experience, Esselunga ha introdotto una piattaforma di videocolloqui in differita.

Prima di cambiare radicalmente il processo, si è deciso di allineare inizialmente quello vecchio, analogico, al nuovo digitale per circa sei mesi, per valutare la novità senza perdere l’efficacia del metodo impiegato fino a quel momento.

Attraverso queste piattaforme chi si candida per una posizione viene contattato con un sms; dopodiché viene invitato a mandare una videopresentazione di pochi minuti in cui racconta il proprio percorso di studi, le eventuali esperienze professionali pregresse e la motivazione per cui ha scelto di candidarsi per quella posizione, oltre a informazioni necessarie in fase di selezione, come le disponibilità di orari e giorni lavorativi.

Chi supera questa fase passa ai videocolloqui. Infine, è previsto un solo colloquio finale in presenza, quando ormai le persone rimaste in corsa sono in numero molto ridotto. Già in questo modo, Esselunga dal 2019 è riuscita a evitare i colloqui fisici per decine di migliaia di candidati.

L’algoritmo del candidato ideale

A questo punto abbiamo pensato di migliorare ulteriormente l’efficienza del recruiting intervenendo sulla prima fase delle selezioni e facendoci aiutare dall’AI, nello specifico da un algoritmo studiato per essere in grado di identificare il candidato ideale italiano (ogni Paese cerca caratteristiche diverse).

In che modo? L’AI va a scandagliare le videopresentazioni inviate dai candidati e le ordina in un ranking. L’algoritmo, che siamo arrivati a definire dopo una serie di test a fine maggio 2019, lavora analizzando il parlato della persona, in particolare andando a osservare sia la quantità e il tipo di parole utilizzate per esprimere un concetto sia il modo di parlare, dunque la tonalità, le pause, la fluidità del discorso.

In questo modo l’algoritmo individua le soft skill dei candidati, da cui si possono dedurre le capacità relazionali, se la persona è più o meno sicura di sé, se è estroversa o timida, se è in grado o meno di porsi in modo positivo nei confronti degli altri, caratteristiche fondamentali per Esselunga, che quasi sempre ricerca figure che poi staranno a contatto con i clienti.

Sulla base delle soft skill individuate, l’algoritmo stila una classifica, che non rappresenta un giudizio o una vera e propria valutazione di quei profili, ma un ordine di preferenza e di priorità, consentendo ai recruiter di eliminare quella fase dello screening occupata dalla visualizzazione delle videopresentazioni, fase in cui si fa esattamente ciò che fa l’algoritmo: si ascolta parlare il candidato e si valuta il modo in cui questo si autopresenta.

È tuttavia un sistema che è utile utilizzare solo in presenza di un numero importante di video da analizzare, dal centinaio in su, altrimenti le videopresentazioni continuano a essere vagliate dai nostri selezionatori in persona.

Riporto l’esempio di un caso reale e recente: Esselunga cercava 50 cassieri, ha inviato la richiesta di videocolloquio a 800 persone, una volta ricevuti i filmati l’algoritmo li ha messi in ordine; i recruiter hanno guardato i primi 100 video, poi non avendo esaurito le posizioni aperte sono passati a vagliare i successivi 20, procedendo nell’ordine suggerito dall’AI.

Ciò non toglie ovviamente che i selezionatori possano andare a vedersi anche i video finiti in fondo al ranking o che possano ripescarli per future campagne di assunzione. Arrivare a possedere un algoritmo soddisfacente e allineato alla valutazione dell’azienda ha reso necessario diverso tempo.

In una prima fase, per affinare l’AI, i recruiter guardavano tutte le videocandidature, confrontando poi il loro giudizio con quello dato dall’algoritmo, che gradualmente è stato tarato sui parametri dei selezionatori. Oggi siamo arrivati a un allineamento del 70%, un risultato positivo se si considera che due recruiter ‘umani’ hanno in media un allineamento dell’80%.

Migliaia di profili rankizzati

In questi sei mesi di utilizzo circa 15mila candidature sono state analizzate attraverso l’algoritmo. E delle sette persone che fino a marzo erano impegnate a tempo pieno a contattare telefonicamente i candidati, oggi sono in tre a svolgere quel lavoro, mentre le altre quattro sono diventate recruiter.

Quindi c’è stato un guadagno sia in termini di efficienza, perché l’azienda riesce a raggiungere molti più candidati rispetto a quando il sistema era totalmente analogico, sia in termini di professionalità.

Ora, l’obiettivo per il 2020, una volta che l’algoritmo sarà integrato meglio nella nostra piattaforma per il recruiting, è quello di gestire quasi tutte le candidature con l’AI, in modo da scremare subito la platea dei 300mila applicanti l’anno e da avere poi un Database di profili sempre aggiornato e rankizzato pronto all’uso.

A quel punto tutto il sistema di candidature sarà rinnovato: alla persona che si vuole candidare verranno poste come prima cosa alcune killer question, attraverso cui accertare i requisiti minimi, come per esempio la disponibilità a lavorare nei giorni festivi; i candidati che non superano questa fase saranno subito fermati, mentre agli altri verrà chiesto di registrare una videointervista, poi analizzata dall’AI e rankizzata; a quel punto i recruiter, a seconda delle necessità e senza dover ogni volta lanciare una campagna assunzioni ad hoc, potrebbero andare direttamente a pescare dal ranking relativo alle persone candidate per quella posizione specifica e in quella data zona geografica.

Inizialmente ci sono state alcune resistenze all’introduzione dell’AI nella selezione del personale, anche da parte dei recruiter stessi, che temevano di tralasciare dei profili interessanti a causa dell’ordine di preferenza stilato dall’algoritmo.

Ma in realtà questo succede anche quando i colloqui vengono svolti da persone diverse, che possono giudicare in modo diverso la stessa persona. E in ogni caso, poiché con l’aiuto dell’algoritmo si possono analizzare più candidature e si dà quindi opportunità a molti più candidati di presentarsi, anche considerando un eventuale mancato allineamento con l’AI, si riesce a recuperare il gap in termini numerici.

La cosa essenziale è comprendere che l’AI non è una minaccia, ma un ausilio che aiuta a valorizzare il lavoro delle persone e a eliminare le attività a scarsissimo valore aggiunto.

* Daniele Del Gobbo è Talent Acquisition & Employer Branding Manager di Esselunga