Breve guida per diventare Smart manager e Smart worker

Oggi stiamo facendo tutti, o quasi, Smart working. Ma che cos’è esattamente? Vuol dire lavorare da casa? No. Non solo. Il lavoro agile è stato ufficialmente istituito dalla Legge 81 del 2017. Si aggiunge a un ordinario rapporto di lavoro come ‘patto’, a tempo determinato o indeterminato, fra il dipendente e il datore di lavoro, che stabilisce condizioni di svolgimento delle attività fuori dal luogo e dall’orario di lavoro aziendale, al fine di ottimizzare le performance realizzate. È una forma nuova di lavoro – e lo abbiamo visto in questi temi di allarme coronavirus – che usa al meglio le tecnologie, ma implica una organizzazione aziendale smart e modelli di leadership altrettanto smart.

Sono preparate le aziende e le persone allo Smart working? La tua azienda ha una organizzazione Smart? E il tuo capo è uno o una Smart manager? Tu sai essere Smart worker? Intanto si può partire dal capire se si è distant worker (cioè si lavora in mobilità per il 50% del tuo tempo o oltre) oppure si è flexible worker (si può organizzare l’orario di lavoro sulla base delle esigenze della propria famiglia)?

Vediamo i principali comportamenti, le criticità che stanno emergendo e come risolverle. Partiamo da i capi, come è giusto che sia. È evidente che lavorare a distanza smantella alcune cattive abitudini presenti in molte organizzazioni, non solo Piccole e medie. Il capo ti passa vicino e chiede: “Che cosa stai facendo?”. Ti ascolta distratto, poi dice: “No, lascia stare, fai prima questa altra pratica”. Seccante e tranquillizzante al tempo stesso. E, se non ti trova alla scrivania, pensa: “Non è qui, quindi non sta lavorando”. Salvo eccezioni, siamo ancora immersi nel vecchio modello di leadership di ‘Comando e controllo’ delle organizzazioni a piramide.

Trasformarsi per gestire il nuovo modello di lavoro

Come ci si trasforma in Smart manager? E soprattutto come diventarlo rapidamente? Ecco alcuni step fondamentali. Per prima cosa serve rendere espliciti i risultati attesi della azienda, del settore e team di lavoro, per il 2020, per il primo semestre, per il mese in corso.

Poi bisogna fare meeting settimanali di pianificazione delle attività e degli obiettivi. In presenza o via call, con tutti gli interessati contemporaneamente. Per esempio, ogni lunedì dalle 9 alle 10. Serve condividere l’attribuzione degli obiettivi e i criteri di valutazione delle perfomance del team e di ciascuno. La chiarezza è ancora più importante in assenza di una presenza fisica e della possibilità di poter discutere un dubbio di persona.

È richiesto di allenare il team a lavorare per raggiungere tali obiettivi e risultati, ad andare oltre i compiti e le mansioni specifiche di ciascuno.

Serve abituarsi a delegare, in relazione alle caratteristiche dei collaboratori. A chi è esperto e sicuro di sé si dirà solo quale è l’obiettivo, il risultato atteso dalle attività, i tempi di consegna. A chi è meno esperto e meno sicuro di sé si dirà anche come raggiungerlo e perché.

La delega è un’arte in cui lo Smart manager deve diventare molto esperto. Molto più di ora. I quattro step della delega diventano ancora più importanti: input di risultato-azioni (cosa, entro quando, se serve come) – feedback del collaboratore – controllo; eventuale reset.

Infine bisogna rendersi disponibili a un breve confronto telefonico in orari prestabiliti, per esempio dalle 12 alle 13 o dalle 17 alle 18, salvo vere emergenze. Così si allena il problem solving autonomo di chi lavora nel team e la assunzione di responsabilità. E in pari tempo si allena il manager a cogliere segnali di frustrazione e di disorientamento che lo Smart working può produrre in chi si sente isolato e lontano dal cuore dell’azienda. Un po’ di empatia in più, quindi,  per favorire la percezione di vicinanza fra Smart manager e Smart worker, anche in remoto.

Nuovi modi per valutare la performance degli Smart worker

Attenzione, però, che la distanza fisica ha ripercussioni anche sulla valutazione dei manager in merito alle performance dei collaboratori. Non che oggi sia facile gestire le valutazioni annuali, né per i capi né per i collaboratori e neppure per i dirigenti delle Risorse Umane.

Ricordo con disagio i momenti annuali di valutazione del mio operato da parte del Direttore Generale delle varie aziende in cui ho lavorato. Avevo la sensazione che mancasse oggettività nel giudizio di un top manager che incontravo una volta o due al mese.

Per parte mia, nel ruolo di dirigente, ho sempre cercato di rendere la Swot analisi della persona che dovevo valutare un’occasione di gratificazione e di valorizzazione dei suoi “punti di forza”. Quanto alle “aree di miglioramento” – che suona decisamente meglio di “punti di debolezza” – le facevo identificare e dire dalla persona stessa. Magari con qualche mia integrazione e sempre con la domanda: “Che cosa può fare l’azienda per farti lavorare meglio?”.

Ho sempre cercato di non intaccare la quota di retribuzione variabile assegnata ai team di lavoro e alle singole persone, se non a causa di criticità su parametri e i KPI oggettivi, come il fatturato o il margine. Un forte ancoraggio a risultati oggettivi di performance è ancora più necessario in fase di avvio di Smart working.

Rendere ancora più smart l’organizzazione

Siamo in Smart working? Allora usiamo al meglio i supporti smart e investiamo in tecnologia a sostegno del lavoro in remoto. Serve strutturare la rete aziendale e abilitare alle videoconferenze le risorse chiave dell’organizzazione. Si possono fare i meeting e chiamare le persone che stanno lavorando in remoto via Skype e non solo al cellulare: vedersi può essere utile per superare lo choc della separazione fisica dall’ufficio e dai colleghi.

Condividere i documenti con chi li deve elaborare in cloud, Dropbox o Google Drive – installabili su qualunque PC – è una buona soluzione. Se l’azienda ha alti livelli di sicurezza e dati sensibili, è possibile abilitare alcuni accessi con credenziali ad hoc, mediante software come AXIS A1001 Network door Controller.

Come tracciare le ore lavorate sui singoli progetti per contabilizzarle e fatturarle al cliente? Si può usare tool come Clockify. O anche semplicemente un file Excel. Quanto alla rilevazione delle presenze, se si lavora in remoto e non puoi ‘strisciare il badge’ stanno spuntando tool di gestione presenze e orari di lavoro anche via web, come Elex Lora.

Il percorso per diventare Smart worker

All’inizio lo Smart working ‘forzato’, cioè non una libera scelta ponderata dal dipendente e ben organizzata dalla azienda – è per esempio quella imposta dalla situazione sanitaria di questo periodo – può risultare destabilizzante per chi si improvvisa Smart worker. Soprattutto nelle aziende dove i capi sono soliti intervenire per ‘istruzioni’ e non per obiettivi. Cioè la gran parte delle PMI italiane, e non solo le PMI…

Il rischio è che lo smart worker pensi: “Nessuno mi dice cosa devo fare oggi, quindi devo gestire il caos”; “Ho un sacco di cose da fare e non so da dove cominciare”. E non si può neppure lamentare con il vicino di scrivania o con il collega alla macchinetta del caffè.

Allora se il capo si comporta da Smart manager, come abbiamo detto prima, chi interpreta il ruolo di Smart worker deve fare la sua parte. Come? Elenco cinque aspetti che ritengo necessario seguire.

Per prima cosa bisogna comprendere e concordare con chiarezza con capi e pari grado gli obiettivi che personalmente e con il proprio team si devono raggiungere. Poi serve ricavare uno spazio fisico stabile, anche se piccolo, all’interno della abitazione, in cui collocare Pc e altre dotazioni necessarie al lavoro.

Al terzo posto segnalo il fatto di negoziare con la famiglia il rispetto di spazio e tempi di lavoro, per mantenere la necessaria concentrazione e non lasciarsi distrarre da altre persone presenti in casa. Facile – o meglio più facile – se si ha a che fare con adulti, partner e figli grandi. Se invece l’avvio del lavoro in remoto coincide con la contemporanea chiusura delle scuole, che causa lo scorrazzare per casa di figli piccoli, la faccenda si complica. Non voglio dire che si complica soprattutto per noi donne, perché sono certa che la maturità dei nostri partner sia tale da condividere al meglio anche questa ‘anomala’ situazione, di compresenza di vita personale e lavorativa. Situazione che in breve tempo potrà diventare da provvisoria a sempre più frequente e stabile.

Quindi bisogna organizzare al meglio il lavoro, operando una pianificazione delle attività in funzione degli obiettivi, preparando una to do list, stabilendo le priorità, ciò che è importante e urgente, da fare subito, ciò che va pianificato, ciò che possibile delegare, ciò che va rimosso. (il ‘vecchio’ quadrante di Eisenhower aiuterà questa articolazione).

Fondamentale è anche quantificare il tempo necessario per le varie attività, per consegnare i lavori e per condividere i risultati anche in meeting intermedi per stato di avanzamento con colleghi, collaboratori e capi. Meeting che avverranno in conference call, per i quali è indispensabile certezza di tempi, puntualità e sintesi.

Opportunità di crescita e di miglioramento per le aziende

Dunque lo Smart working implica un cambiamento di gestione, organizzativo e culturale da parte di tutti. È evidente che l’ideale sarebbe realizzare una formazione preliminare allo Smart working per condividere i fondamentali e le modalità migliori nelle singole aziende come Smart manager e Smart worker. È più stressante imparare on the job. Ma oggi il mondo è più veloce che perfetto.

Questo nuovo modo di lavorare in remoto, dopo lo choc iniziale che qualunque cambiamento drastico comporta, allena gli Smart worker a essere più responsabili, ad assumere più decisioni, a correre più rischi, a essere più proattivi; in ogni caso a lavorare in modo ‘adulto, cioè autonomo. È poi un percorso che allena i capi a non stare come condor con il fiato sul collo dei collaboratori, pensando di ottenere produttività e risultati.

D’altra parte, più i collaboratori sono colti e preparati, richiedono più fiducia e delega di responsabilità. Nuove leve di leadership, di gestione e motivazione. Abbiamo l’occasione per far diventare lo Smart working un’opportunità di crescita e miglioramento per le aziende. E per ciascuno di noi.

Cristina Melchiorri

Cristina Melchiorriè imprenditrice, manager e performance coach. A 25 anni ha diretto il Sunia, una forte esperienza ad alto impatto sociale. Poi, in un’azienda di costruzioni ha vissuto il business e la gerarchia aziendale. Come manager di Smaer, società di consulenza e recruiting della Lega delle Cooperative, ha interagito con centinaia di imprenditori e direttori del personale, in cerca di individui con competenza, esperienza, leadership. Ha valutato migliaia di uomini e donne, per coglierne potenziale e capacità. Ha inoltre operato come Direttore Centrale della Provincia di Milano, con delega all’Ambiente. Una straordinaria prova di gestione della politica. Oggi guida Advanced Smart Solutions, società di consulenza gestionale e formazione manageriale, per offrire idee e modelli di approccio strategico alle aziende e alle persone. Allena chi lo desidera a trovare la propria leadership.