Remote working, la comunicazione si fa smart

Il lavoro agile porta un cambiamento culturale nelle imprese, la cui autorevolezza passa anche dall’uso di strumenti moderni.

L’emergenza sanitaria ha svelato come lo Smart working rappresenti una modalità organizzativa dalla quale le aziende non possono più prescindere. In questa situazione, che vede sempre più lavoratori operativi da remoto con i rispettivi strumenti di comunicazione (dai Pc agli smartphone), è necessario che l’impresa parli con una sola voce in modo autorevole, sia al suo interno sia verso l’esterno per non rischiare di abbassare i propri standard di professionalità.

Tra le innovazioni che si stanno affermando in ambito aziendale c’è il centralino telefonico in cloud, un servizio che punta a consentire alle imprese di affrontare la nuova organizzazione in Smart working in modo efficiente, rapido e semplice. Si tratta di uno strumento che permette di gestire il proprio centralino da remoto, con la possibilità di rispondere al proprio numero aziendale pur lavorando da qualunque altra parte del mondo.

Recenti ricerche dimostrano come la maggior parte delle persone percepisca il centralino come uno strumento aziendale più professionale e istituzionale rispetto, per esempio, a un semplice numero di cellulare. Fin dal primissimo contatto con il cliente, un numero fisso dà subito l’impressione di confrontarsi con un’azienda ben organizzata, indipendentemente dalle sue dimensioni, con una struttura pronta ad aiutarlo nelle sue necessità e indirizzarlo verso le giuste informazioni.

“Oggi il centralino deve abilitare lo Smart working, per consentire alle aziende e ai dipendenti di essere più responsabili e responsivi”, spiega Leonardo Coppola co-founder di Voxloud, la prima startup in Italia ad aver ideato e commercializzato un sistema di centralino in cloud (in precedenza l’azienda si chiamava Voverc e da fine 2018 fa parte della multinazionale Wildix specializzata in soluzioni di unified communication e prodotti Voice over IP).

Coppola cita l’esempio di un cliente che chiama un ristorante e, se non riceve risposta, prenota in un altro locale. Allo stesso modo, nelle aziende, un sistema in cloud permette di “gestire ogni telefonata con efficienza, interfacciandosi subito con il referente che si sta cercando, il cui numero aziendale sarà presente all’interno del centralino, facendo risparmiare tempo prezioso sia al dipendente sia al cliente”. D’altra parte, oggi l’interazione è immediata, per esempio su canali comunicativi come WhatsApp. “Le persone non aspettano e cercano un’accoglienza adeguata, gli standard si stanno elevando e bisogna offrire servizi che stiano al passo con i tempi”.

Lo Smart working come leva per favorire la produttività

Oltre alla comunicazione esterna, per le aziende è fondamentale curare quella interna: “Gli imprenditori sono responsabili del dialogo fra dipendenti e collaboratori nell’impresa, che è un microcosmo di persone con le relative situazioni private”, sostiene Coppola. “In generale, e a maggior ragione in questo periodo, bisogna cercare di essere vicini alle persone internamente all’azienda, fare molta comunicazione, parlarsi e darsi una mano, essere trasparenti e dire la verità”.

L’operatività e l’utilità di un centralino in cloud si lega quindi con una visione a lungo termine che si riferisce alle nuove modalità lavorative. Secondo il co-founder di Voxloud, spesso si confonde ancora lo Smart working con il telelavoro. “Si è poi arrivati a parlare di lavoro agile, ma non tutte le aziende possono approcciare al 100% a questa nuova organizzazione, anche se ci sono occasioni per i reparti specifici delle aziende per poterlo fare. In realtà molte attività sarebbero più efficienti se non fossero svolte in ufficio, perché la produttività in determinati ambienti non è favorita da spazi inadeguati”.

In questo ragionamento rientra anche una diversa concezione del lavoro agile. “Lo Smart working va inteso come leva per favorire la produttività, non come strumento per tagliare i costi” e le aziende sono chiamate a “formare le persone e sensibilizzarle sull’uso di metodologie agili”. Serve però un cambio di paradigma culturale ai piani alti delle imprese anche riguardo alla valorizzazione della carriera delle persone: “Non dovrebbe contare l’anzianità in azienda, bisogna lavorare per obiettivi che devono essere stimabili”, conclude Coppola. “Attraverso il lavoro agile si può riuscire a valutare le performance delle persone e a migliorare la meritocrazia all’interno delle imprese”. A contare, dunque, è il modo in cui reagiscono le aziende dal punto di vista dell’evoluzione culturale.

Gabriele Perrone

Gabriele Perrone, giornalista professionista con oltre 10 anni di esperienza, è redattore della casa editrice ESTE. Nel corso della sua carriera ha lavorato per importanti gruppi editoriali, dove ha maturato competenze sia in ambito redazionale sia nelle pubbliche relazioni. Negli anni si è occupato di economia, politica internazionale, innovazione tecnologica, management e cultura d’impresa su riviste cartacee e giornali online. Ha presentato eventi e ha moderato tavole rotonde con protagonisti manager di aziende di fronte a professionisti di vari settori in location di alto livello.
Tra le sue esperienze lavorative precedenti, ci sono quelle al quotidiano online Lettera43.it e in LC Publishing Group, oltre a numerose collaborazioni con testate italiane e straniere, da Pambianco all’Independent. Laureato in Lettere moderne presso l’Università degli Studi di Milano, ha conseguito un postgraduate diploma alla London School of Journalism.