La digitalizzazione come nuovo paradigma dei processi HR

Una priorità per tutte le imprese è la continuità delle attività aziendali. Ciò vale a maggior ragione nell’ambito della pandemia di Covid-19 che ha trasformato improvvisamente i modelli organizzativi delle imprese, con possibili impatti negativi sul business.

Per superare gli attuali momenti di difficoltà servono strumenti adeguati e, in ambito HR, questo si traduce nell’utilizzo di soluzioni in grado di soddisfare esigenze di base come garantire la puntualità dei pagamenti dei lavoratori, assicurare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti e aiutare il processo decisionale dei dirigenti.

Una gestione più moderna di tutti questi aspetti è stata l’esigenza di Desmet Ballestra, società nata nel 2007 dalla joint venture tra Ballestra, azienda italiana, e Desmet, realtà belga, che si occupa di engineering e procurement, progettando e realizzando impianti in ambito chimico in tutto il mondo. Attualmente la società conta 1.200 collaboratori, un giro d’affari di 500 milioni di euro all’anno, più di 25mila progetti in essere e quattro centri di ricerca e sviluppo tra Belgio, Italia, Francia e Regno Unito.

Per conoscere maggiori dettagli dell’esperienza di Desmet Ballestra iscriviti al Webinar ‘Gestione del capitale umano: nuove strategie per garantire continuità al business nell’era dell’imprevedibilità‘. Tra i relatori Simona Bonati, HR Manager di Desmet Ballestra

Calcolo del budget più accurato

La trasformazione vissuta da Desmet Ballestra in ambito HR in Italia è legata alla sinergia con ADP (azienda leader nei servizi per la gestione delle Risorse Umane) che si è occupata della digitalizzazione di alcuni processi che, fino al 2012, venivano realizzati manualmente e su carta.

“L’input iniziale è stata la richiesta da parte dell’azienda di fornire un budget più accurato. La prima esigenza era prettamente finanziaria, l’HR prima di allora non aveva mai avuto il compito di fare il budget, né delle previsioni. Anche il calcolo dei premi veniva effettuato direttamente dall’amministrazione. Tuttavia, era necessario fornire alla Corporate dati di previsione e di consuntivo più corretti e accurati”, racconta Simona Bonati, HR Manager di Desmet Ballestra.

“In un primo momento abbiamo lavorato a mano con dei fogli Excel, ma successivamente si è fatto un salto di qualità scegliendo un provider che ci aiutasse a modernizzare i processi e a fornire dati affidabili”. ADP ha consentito alla Corporate di avere i dati più accurati che richiedeva, e allo stesso tempo, ha consentito di avviare la modernizzazione dell’amministrazione del personale, introducendo processi digital e di self-service.

ADP permetteva di avere una suite a livello di amministrazione del personale completa e immediatamente fruibile; così a fine novembre 2012 Desmet Ballestra ha iniziato a fare il set-up della suite amministrativa. Questo processo è durato circa sei mesi, ma già nel gennaio 2013 è stata avviata la parte payroll. Entro un paio di mesi dello stesso anno è stato poi introdotto il sistema di self-service per time & attendance ed entro l’estate il sistema dl self-service anche per il rimborso nota spese. A settembre del 2013 si è partiti con l’implementazione del modulo Budget. “È stato un processo piuttosto veloce e soddisfacente”, ricorda Bonati.

Dall’amministrazione alla gestione HR

Nel 2017 Desmet Ballestra ha inoltre acquisito in circa due mesi un’azienda con un centinaio di dipendenti. “ADP ha fatto uno sforzo enorme per inserire la nuova azienda nel sistema. Nell’arco di poche settimane, non solo ha armonizzato i diversi sistemi, ma ha anche fatto in modo che tutto il personale, compresi gli operai, usassero gli strumenti self-service. Anche l’attività di budgeting e post payroll è stata implementata, nonostante le due realtà siano state mantenute distinte pur avendo la stessa ragione sociale”.

Desmet Ballestra utilizza poi un servizio di full Business process outsourcing (BPO) per il payroll e la gestione presenze, mentre la gestione del costo del lavoro (budget e note spese) è gestita direttamente dall’azienda; di recente è stato attivato anche il gestionale HR “iHCM2”, per avere in un’unica soluzione: Core HR, gestione dalle performance e training, il tutto completato da un sistema di reporting avanzato per la gestione accurata dei dati.

L’altra sfida che Desmet Ballestra vuole affrontare è quella dell’impiego del modulo performance, legato alla gestione per obiettivi, sempre più importante in questo momento dove si lavorerà sempre di più in modalità mista, alternando presenza in ufficio e Smart working. “In questo contesto deve essere sviluppato un nuovo paradigma di gestione delle persone sempre più basato sulla fiducia capo-collaboratore e su una misurazione della performance su KPI e obiettivi più che sulla presenza in ufficio”, spiega Bonati. “Lo sviluppo della valutazione della performance e lo snellimento dei sistemi di time & attendance andranno in parallelo, processo sempre più naturale in quanto i lavoratori saranno sempre meno presenti in azienda”.

Una volta trasformata con successo la parte amministrativa, ora Desmet Ballestra punta a sviluppare sempre di più la parte gestionale. “Ho avuto fiducia in ADP perché ci permette di avere contemporaneamente più servizi uniti a un sistema post payroll e di budget accurato. È stato possibile avere a disposizione fin da subito una suite amministrativa integrata e ogni difficoltà è stata superata grazie all’ottimo servizio di customer care”, conclude Bonati.