Lavorare per obiettivi significa organizzare le attività sulla base dei risultati da raggiungere in tempi prestabiliti. Affinché un tale modello di organizzazione del lavoro funzioni, occorre, dunque, tenere sotto controllo due elementi chiave: le performance e le tempistiche. Nell’era del lavoro ibrido, la soluzione è affidarsi a strumenti che consentano di tenere traccia dell’avanzamento dei processi. Anche a distanza.

I diversi tipi di attività svolti in azienda non richiedono, infatti, tutti lo stesso grado di organizzazione e condivisione. Le attività a progetto, tipiche ad esempio dell’ambito IT, sono da tempo remotizzabili e i momenti di verifica e consuntivazione avvengono allo stesso modo sia che si operi in ufficio sia che si lavori a distanza. Quando, invece, le attività sono più strutturate e richiedono il rispetto di una serie di step e procedure definite, l’assenza di confronto diretto può risultare penalizzante rispetto alle capacità di analisi, innovazione e miglioramento dei risultati.

Dotarsi di uno strumento digitale per monitorare lo stato di avanzamento dei flussi di lavoro è utile sia per chi esegue le attività sia per chi deve coordinarle: rappresentare in forma grafica processi e performance ha il vantaggio di rendere visibili e misurabili i risultati. La tracciabilità del flusso di lavoro aiuta anche a mantenere un clima di serenità in ufficio e abbassa il livello di stress, accrescendo la consapevolezza di quanto e come stiano operando i diversi membri del team.

“La cultura digitale che si sta affermando nel mondo delle aziende contribuisce a stimolare una nuova mentalità”, dice Enrico Dalle Molle, Socio Amministratore e Responsabile R&S di Arket, società di consulenza e software house specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali. “Quando gli utenti comprendono le potenzialità dei nuovi sistemi, sono i primi ad accorgersi di quante attività potrebbero svolgere in forma diversa, integrandole in un’unica piattaforma per rendere tutto il processo più fluido”.

Workflow digitali per prendere decisioni basate sui fatti

In ambito IT, anche prima delle esigenze di distanziamento, si faceva ampio uso di piattaforme di Project e Task management per tenere sotto controllo l’attività di team virtuali e gruppi di lavoro distribuiti geograficamente. Questo tipo di soluzioni, ideale per attività di progetto, si rivela però inadatto alla gestione di attività di routine. “Avendo gli strumenti adatti è facile gestire i task assegnati al gruppo di lavoro e sapere in ogni momento su cosa sta lavorando la singola risorsa del team”, fa notare Massimiliano Carraro, Operations Manager di Arket. “La digitalizzazione permette di avere a portata di click dati e informazioni, fare valutazioni in tempo reale e prendere decisioni basate sui fatti. Per chi svolge un’attività strutturata, strumenti di workflow e business process management sono essenziali”.

Uno strumento come la piattaforma Globe di Arket trova applicabilità a 360° in tutti gli ambiti aziendali. L’implementazione di flussi controllati si rivela particolarmente efficace nella gestione delle attività commerciali, amministrative e contabili, così come nelle aree degli Acquisti e delle Risorse Umane. Sia che si lavori a distanza sia che si ritorni a operare tutti in sede. Non è detto, infatti, che le soluzioni digitali debbano essere utilizzate soltanto in contesti di lavoro ibrido: anche quando i rapporti di lavoro si concentrano nello spazio di poche scrivanie poter contare su strumenti performanti, invece che sul controllo visivo, sullo scambio di e-mail personali o sulle consegne a voce, fa la differenza.

“C’è il rischio che tornando a lavorare in azienda si riprendano le vecchie abitudini”, ammette Dalle Molle. “Sarebbe utile, invece, che riuscissimo a tenere insieme il lavoro digitale e il lavoro in presenza: ci sono strumenti che si possono utilizzare anche in ufficio e che al contempo permettono di svolgere una parte dell’attività da casa in modo condiviso”.

Lo sviluppo di soluzioni digitali che collegano il lavoratore all’ufficio, inoltre, risolve il problema del reperimento di risorse e talenti anche in località remote. “Un anno fa lavorare per un’azienda con sede in una città lontana era complicato. Adesso, con gli strumenti che abbiamo imparato a utilizzare, è possibile aprire le porte anche a questa opportunità, adottando un paradigma diverso su orario e luogo di lavoro”.

Ridefinire i processi per risultati controllati

Digitalizzare non è soltanto un’azione tecnica, ma soprattutto culturale. Richiede il coinvolgimento di tutti gli attori del processo, in possesso delle informazioni e delle conoscenze necessarie per riorganizzare il lavoro. Non basta affidarsi a uno strumento digitale, se prima non si disegna da zero l’intero processo.

In tanti casi l’adozione di strumenti digitali di workflow ha costretto le aziende a una ridefinizione profonda dei propri processi. “Ha rivelato la scarsa comprensione dei processi, mettendo a nudo in taluni casi lacune nelle competenze manageriali e organizzative”, sottolinea Carraro. “Ci si accorge spesso che le attività svolte sono legate alle abitudini e che pochissimi hanno una visione sistemica del proprio lavoro. Nell’esperienza sul campo raramente ho trovato definiti chiaramente nero su bianco, ad esempio in forma di diagrammi o mappe, processi e passi da compiere per ottenere risultati in modo efficiente, fluido e controllato”. Una volta ridisegnato il processo, diventano evidenti i vantaggi di averlo digitalizzato: gli step operativi sono chiari per tutti, si possono misurare i risultati e le persone in ogni momento sanno se stanno lavorando bene per raggiungerli.

Nell’avviare un progetto di digitalizzazione, la metodologia di Arket si basa su un approccio a spirale e sartoriale: si individua l’obiettivo, si identificano gli elementi chiave e si realizza un prototipo di soluzione che risponda alle specifiche esigenze dell’azienda, per poi affinarla in base ai risultati raggiunti e a quelli attesi. “È costruendo che si impara il nuovo paradigma”, conferma Dalle Molle. “Un approccio sartoriale alla digitalizzazione permette all’azienda di sentirsi a proprio agio dentro la soluzione”.

Giorgia Pacino

Articolo a cura di

Giornalista professionista dal 2018, da 10 anni collabora con testate locali e nazionali, tra carta stampata, online e tivù. Ha scritto per il Giornale di Sicilia e la tivù locale Tgs, per Mediaset, CorCom – Corriere delle Comunicazioni e La Repubblica. Da marzo 2019 collabora con la casa editrice ESTE.
Negli anni si è occupata di cronaca, cultura, economia, digitale e innovazione. Nata a Palermo, è laureata in Giurisprudenza. Ha frequentato il Master in Giornalismo politico-economico e informazione multimediale alla Business School de Il Sole 24 Ore e la Scuola superiore di Giornalismo “Massimo Baldini” all’Università Luiss Guido Carli.