Il digitale al servizio degli eventi fisici

Virtuali, in presenza, ibridi. Ormai gli eventi aziendali hanno assunto numerose forme. Anche perché pure in tempo di pandemia le aziende non hanno rinunciato a organizzare momenti di incontro. E per rimanere unite nonostante il distanziamento sociale imposto dall’emergenza sanitaria – complice il vantaggio di poter riunire persone di regioni differenti ‘con un solo clic’ – sono sempre più numerose le testimonianze di imprese che hanno proseguito (o aumentato) il numero di incontri. Che nell’era Covid sono stati esclusivamente digitali.

Gli eventi per le aziende, infatti, sono indispensabili. Qualunque sia il settore in cui un’impresa operi, per mantenere alto l’ingaggio degli stakeholder e generare nuovi lead organizzare incontri è fondamentale: se ‘aperto al pubblico’, un evento fa pubblicità e aiuta a creare networking; se riservato ai dipendenti contribuisce a motivarli e può essere utile per presentare nuovi colleghi e condividere gli obiettivi aziendali.

Ora che il Coronavirus sta ‘allentando le briglie’, molte aziende stanno tornando a organizzarli in presenza. Ne è un esempio la stessa casa editrice ESTE (editore anche del nostro quotidiano), che dal 1 luglio 2021 ha ripreso gli incontri dal vivo: a Brescia è andato in scena FabbricaFuturo, mentre l’8 luglio 2021 il Convivio di Persone&Conoscenze è stato ospitato dal Palazzo delle Stelline di Milano.

Una piattaforma per la gestione (e la scelta) dei fornitori

Organizzare un evento, però, richiede tempo e persone preparate in grado di svolgere numerose attività. Significa studiare una strategia, analizzare il budget a disposizione, creare un piano di comunicazione e, in seguito, eseguire follow up. Mansioni a cui è necessario dedicare le giuste energie. Tra le (tantissime) attività propedeutiche alla preparazione di un evento c’è anche la scelta di location e catering, con tutte le difficoltà di individuare e ingaggiare (fra i tanti) i migliori fornitori.

Chi si occupa di preparare la parte ‘strategica’ dell’evento si trova spesso a dover affrontare anche quella operativa, che riguarda la selezione e gestione dei fornitori e professionisti che permettono lo svolgimento dell’evento. Nonostante questo possa sembrare un passaggio ‘banale’ si tratta proprio dell’aspetto che gli ospiti vivranno e dunque valuteranno. Numerose sono le scelte organizzative che si possono assumere per la gestione di questi processi (dal personale interno all’affidamento a risorse esterne all’azienda).

Alla luce di queste necessità, c’è chi ha ideato soluzioni differenti e semplificate, che permettono agli utenti di organizzare in autonomia un evento, con un costo contenuto e senza rischiare di imbattersi in fornitori poco affidabili. Ne è un esempio Kampaay, startup milanese creatrice dell’omonima piattaforma. La soluzione proposta mette in contatto aziende e provider di servizi, tramite una configurazione semplice e che permette rapidamente di prenotare location, menù, decorazioni e professionisti già accuratamente testati. Il tutto con un unico interlocutore per gli organizzatori dell’evento.

Non solo un nuovo modo di lavorare, dunque. Anche gli eventi aziendali stanno raggiungendo una nuova frontiera. C’è chi continuerà a organizzarli in forma digitale, chi non vede l’ora di tornare a farli dal vivo (o l’ha già fatto come nel caso della ESTE) e chi opterà per una modalità ibrida. Quel che è certo è che non mancheranno mai momenti di convivialità per unire i vari stakeholder. E organizzarli, grazie ai nuovi strumenti digitali, sembra più facile che mai.

Francesca Albergo

Laureata in Scienze Umanistiche per la Comunicazione – percorso del teatro e dello spettacolo – Francesca Albergo ha successivamente conseguito un master in Professioni e Prodotti per l’Editoria. Dopo un’esperienza di cinque anni nelle Risorse Umane – durante i quali non ha mai abbandonato lettura e stesura di testi – la passione per le parole, la scrittura e (soprattutto) la grammatica l’ha portata a riprendere la sua strada, imparando a ‘vivere per lavorare’, come le consigliò un professore al liceo.
Amante della carta e del ‘profumo dei libri’ si è adattata alla frontiera digital dell’Editoria, sviluppando anche competenze nella gestione di CMS. Attualmente collabora in qualità di editor e redattrice con case editrici e portali web.
Nella sua borsa non mancano mai un buon libro, una penna (rigorosamente rossa) e un blocco per gli appunti, perché quando un’idea arriva bisogna esser pronti ad accoglierla.