I vantaggi della gestione dei processi HR in digitale

Anche le aziende più classiche e dedite alla gestione tradizionale (cartacea) dei processi possono beneficiare della gestione dei sistemi integrati. Il cambiamento deve però partire dalla mentalità: adottare nuovi software non deve essere considerato come un costo fine a se stesso, ma come un’opportunità per creare benessere, coinvolgimento, e snellezza. E ovviamente profitto. Soprattutto quando si parla di Risorse Umane: l’organizzazione dei collaboratori attraverso uno strumento digitale facilità il lavoro della funzione HR, ma soprattutto va a beneficio delle persone, che si trovano coinvolte grazie ai sistemi accessibili non solo da parte dei manager, ma da tutta la popolazione aziendale.

Tutto questo rientra appieno nel concetto di ‘cultura aziendale’, ovvero nella definizione della missione dell’azienda, dell’etica, dei valori e degli obiettivi, facilitando l’evoluzione della struttura attraverso il coordinamento da parte della Direzione HR. Inoltre la strategia ha benefici diretti non solo sulla vita lavorativa, ma anche sul profitto aziendale complessivo: sono diversi gli studi, come quello condotto dall’Università di Oxford, secondo cui l’ambiente di lavoro influenza la soddisfazione dei lavoratori, che producono il 13% in più nel momento in cui si sentono più felici e coinvolti, e quindi ascoltati.

Come fare dunque per coinvolgere davvero i collaboratori e costruire una mentalità e una cultura aziendale ben definite e chiare? Una soluzione può essere passare a strumenti digitali che consentano di raccogliere dati in maniera omogenea e completa, di condividerli e di integrarli in tutti i processi che riguardano la gestione delle persone.

I software potenziano la cultura aziendale

Un esempio di come l’adozione di un nuovo software integrato porti benefici quasi immediati anche in termini di cultura aziendale e di definizione degli obiettivi è quello di Dab Pumps. La multinazionale specializzata in tecnologie per la movimentazione dell’acqua per ottimizzare i consumi energetici negli impianti domestici e residenziali, civili, commerciali e nei sistemi di irrigazione e per l’agricoltura, ha recentemente modificato i suoi processi di gestione interna.

In particolare, dalla volontà di coordinare in maniera il più possibile solida la gestione delle diverse sedi, insieme con Talentia Software (azienda leader nello sviluppo di soluzioni per la gestione delle risorse umane e finanziarie per le imprese di medie e grandi dimensioni) ha ideato il sistema “Brick” (letteralmente “mattone”), fornendo alla Direzione HR uno strumento che permette di facilitare l’evoluzione aziendale e allo stesso tempo di implementare la cultura dei propri collaboratori. “La nuova piattaforma di Dab Pumps ha portato con sé molteplici benefici nella gestione dei processi HR dell’azienda”: così Francesco Masiero, Responsabile del progetto “Brick”, racconta il cambiamento. “Le diverse funzionalità presenti e il collegamento con ulteriori sistemi a supporto hanno permesso di efficientare le varie attività, riducendone il tempo di gestione e creando maggiore fluidità”.

La nuova soluzione è stata pensata in seguito all’analisi dei processi HR: prima di adottare il software, l’azienda – che conta sei stabilimenti produttivi e 14 uffici di vendita – svolgeva diverse attività manualmente e senza un coordinamento tra le diverse sedi. I ‘mattoni’ a cui si riferisce la denominazione della soluzione vogliono quindi essere le basi su cui fondare i nuovi processi del personale, da costruire pezzo per pezzo, creando viste e funzionalità tanto per i manager quanto per i dipendenti, per monitorare il ciclo di vita a livello organizzativo partendo dalla ricerca e dalla selezione fino ad arrivare all’uscita e alla pensione dei collaboratori. Questo ha benefici a partire dall’onboarding, e non solo quando la persona è già in azienda: secondo un rapporto del sito Glassdoor, specializzato in offerte di lavoro, le aziende che offrono un’esperienza positiva ai candidati migliorano la qualità delle assunzioni del 70%.

Semplificare la tecnologia con il passaggio al software unico

Quando si decide per un efficientamento HR in termini di digitalizzazione, non bisogna per forza rivoluzionare ciò che l’azienda già utilizza. Una modalità di azione in questo senso è l’adozione di strumenti che vadano a integrarsi con ciò che già è presente nell’organizzazione, e non di software che ‘rottamino’ tutta la tecnologia presente. Dab Pumps, per esempio, ha chiesto a Talentia Software di collegare la nuova soluzione con gli strumenti esistenti, centralizzando la base dati e collegando i documenti caricati da parte dei candidati e dei collaboratori, ottenendo un unico spazio di archivio condiviso tra input (quelli del personale) e output (le funzionalità dei processi).

I dati in questo caso non restano in possesso della sola Direzione HR, ma vanno a disposizione di tutti i manager e delle persone all’interno dell’organizzazione. Una metodologia agile che permette non solo la condivisione, ma anche miglioramenti continui in prospettiva futura attraverso implementazioni graduali e ad hoc.

“Nei prossimi mesi è in programma il rilascio di alcune funzionalità dedicate alla reportistica, sia per i manager sia per la Direzione HR. In aggiunta, sarà rilasciato il modulo dedicato all’e-learning, il quale si affiancherà alla parte di formazione obbligatoria, già presente. Saranno poi implementate delle novità relative al processo di valutazione e on boarding dei nuovi assunti”: Marco Bossi, Group HCM Business Unit Leader and Managing Director Italy di Talentia Software, racconta così lo sviluppo della soluzione Talentia HCM utilizzata da Dab Pumps, sottolineando di fatto l’importanza dell’integrazione di tutti i processi dedicati alla gestione delle risorse umane, che non si riferiscono più solo a cedolini e permessi ma che devono riguardare tutta la vita aziendale dei dipendenti in un’ottica sempre più fluida, snella e collaborativa.

Sara Polotti

Sara Polotti è giornalista pubblicista dal 2016, ma scrive dal 2010, quando durante gli anni dell’Università Cattolica del Sacro Cuore (facoltà di Lettere e Filosofia) recensiva mostre ed eventi artistici per piccole testate online. Negli anni si è dedicata alla critica teatrale e fotografica, arrivando poi a occuparsi di contenuti differenti per riviste online e cartacee. Legge moltissimo, ama le serie tivù ed è fervente sostenitrice dei diritti civili, dell’uguaglianza e della rappresentazione inclusiva, oltre che dell’ecosostenibilità.