Dall’ufficio o in mobilità, le piattaforme digitali supportano la funzione HR

La pandemia ha rivoluzionato diversi aspetti della società. Tra questi, il mondo professionale, che nel 2020 è stato protagonista di importanti cambiamenti. La diffusione del lavoro da remoto, infatti, ha imposto una riorganizzazione interna delle aziende, ha cambiato gli stili di vita delle persone e l’introduzione di strumenti digitali ha agevolato alcuni processi: per esempio, le piattaforme per le videochiamate sono diventate un mezzo fondamentale per le riunioni ‘da ogni dove’, che hanno rovesciato il concetto dello spazio (permettendo di ritrovarsi ‘insieme’, ma a distanza). Metodi alternativi e innovativi, dunque, divengono parte dell’epoca della ‘nuova normalità’; a livello più ampio, il risultato delle trasformazioni coincide con un’accelerazione repentina della digitalizzazione del Paese.

A confermarlo è un’indagine svolta da Deloitte dal titolo The voice of the european workforce 2020: su 10mila lavoratori appartenenti a sette Paesi diversi – tra cui l’Italia – è emerso che prima della pandemia solo il 37% degli europei e il 33% degli italiani lavoravano in Smart working. Per i restanti le nuove forme di lavoro sono state una novità, che hanno condotto a conseguenze significative: il 43% dei lavoratori ha percepito una maggiore autonomia e il 45% si è dichiarato soddisfatto di avere una maggiore flessibilità. Per la maggior parte delle persone (85% del campione italiano) il passaggio è stato semplice e il 66% dichiara che molti aspetti della vita personale e professionale sono cambiati.

A ritrovarsi in questo scenario è Paolo Grotto, CEO di Arket, azienda che aiuta le imprese a ottimizzare i processi costruendo percorsi di digitalizzazione: “Ci si è resi conto che lo Smart working, inteso come lavoro per obiettivi svincolato da postazioni e orari fissi, si può fare”. In questo contesto, anche la Direzione del Personale cambia le proprie esigenze e inizia a operare in maniera diversa. “Subentrano processi di digitalizzazione relativamente, per esempio, all’assunzione del personale o alla comunicazione interna; le aziende desiderano poter interagire con i dipendenti in maniera diversa, anche a distanza, e per questo si ricercano strumenti innovativi”, spiega Grotto.

Piattaforme personalizzabili in base alle esigenze aziendali

Lo smartphone, per esempio, è ormai uno strumento di uso comune, che può agevolare alcuni processi. Secondo i dati del Rapporto Auditel-Censis di novembre 2021, durante l’anno gli schermi nelle case degli italiani si sono moltiplicati, superando i 119 milioni. A guidare l’aumento ci sono proprio gli smartphone: sono circa 48 milioni i dispositivi attivi (le smart tv invece raggiungono la quota di 15 milioni). “Alcune aziende gradiscono che il dipendente usufruisca di un’App sul telefono tramite cui può ricevere una serie di notifiche e comunicazioni o interagire con l’azienda; d’altra parte ormai (più o meno) tutti ne hanno uno e per questo motivo si sfruttano le peculiarità dello strumento”, specifica Grotto.

Piattaforme digitali, App e portali web permettono di semplificare e migliorare diversi flussi di lavoro in azienda. Restando in ambito HR, per esempio, i processi di assunzione possono essere svolti in modo completamente telematico: “I contratti nascono in modalità elettronica e con le funzionalità attuali si può firmare per via digitale”, commenta Grotto. Parlando di App, come precisa il CEO di Arket, “Sono strumenti pensati per chi ha bisogno di gestire determinati processi anche in mobilità”. Infatti, nel caso, per esempio, di una persona che – per esigenze lavorative – viaggia spesso, le applicazioni consentono di avere il controllo su alcune procedure e interagire con l’azienda ovunque ci si trovi. “Si parla in questo caso di interoperabilità delle piattaforme, che facilita l’interazione fra sistemi differenti e permette di gestire i processi in modo snello”, dice Grotto.

In questo scenario, le aziende sembrano aver raggiunto un certo grado di maturità: i processi sono spesso frutto di uno studio e di strategie operative specifiche per ciascuna organizzazione. “Le nostre piattaforme e i nostri servizi sono calati in questo contesto: sono studiati per portare efficienza rispettando le peculiarità di ogni organizzazione. Le soluzioni che proponiamo sono modulari e adattabili; è vero che spesso ci sono problematiche comuni, però poi la declinazione deve essere personalizzata, perché dipende da diversi fattori, come il tipo di cliente, per quali scopi deve utilizzare la piattaforma e in che modo”, racconta Grotto.

Oltre alla personalizzazione, un altro aspetto importante è quello dell’integrazione con le altre funzioni aziendali: le piattaforme devono essere flessibili a tal punto da permettere di dialogare con gli altri reparti. “Non si cerca una piattaforma specializzata solo nell’HR, ma ci si orienta su soluzioni che si possano integrare con le altre applicazioni all’interno dell’azienda e che possano comunicare con le altre funzioni in modo bidirezionale. Si analizza così il processo dal punto di vista dell’organizzazione”, spiega Grotto. Una piattaforma, dunque, deve rispondere alle necessità di ogni realtà, facendo una valutazione a tutto tondo; l’impatto si traduce, di conseguenza, sugli aspetti organizzativi.

Sentirsi parte del cambiamento (per superare le resistenze)

Ecco perché l’obiettivo non è soltanto quello di integrare la tecnologia, ma modificare in modo più profondo e strutturale l’organizzazione. “Se si introduce il digitale, serve anche focalizzarsi sul cambiamento di mentalità. Noi, a questo proposito, puntiamo su strategie che coinvolgano le persone, le quali hanno bisogno di chiarezza e devono sentirsi partecipi delle dinamiche aziendali. Perché se non trovano una giustificazione al cambiamento proposto, la reazione è quella della resistenza”.

In questo contesto, come puntualizza Grotto, serve una strategia precisa perché oggi la sopravvivenza delle aziende passa dal digitale; non è un caso che il Piano nazionale di ripresa e resilienza (Pnrr) metta a disposizione fondi e incentivi a favore della digitalizzazione. “Se oggi le imprese vogliono diventare competitive, è necessario fare in modo che le persone si dedichino ad attività a valore aggiunto. Le azioni ripetitive possono essere affidate alle macchine, permettendo alle diverse figure aziendali di investire il proprio tempo in ciò in cui le competenze umane e la relazione sono fondamentali”, conclude Grotto. Quando si parla di tecnologie, dunque, le persone sono centrali nello sviluppo dei nuovi processi: devono sentirsi protagoniste e trovare un senso nel cambiamento. Ecco perché la funzione HR diventa parte attiva di questa rivoluzione.

Federica Biffi

Laureata magistrale in Comunicazione, Informazione, editoria, classe di laurea in Informazione e sistemi editoriali, Federica Biffi ha seguito corsi di storytelling, scrittura, narrazione. È appassionata di cinema e si interessa a tematiche riguardanti la sostenibilità, l’uguaglianza, l’inclusion e la diversity, anche in ambito digital e social, contribuendo a contenuti in siti web.
Ha lavorato nell’ambito della comunicazione e collabora con la casa editrice ESTE come editor e redattrice.