EcosAgile, le carte prepagate che semplificano le trasferte

Malgrado un netto calo dei viaggi di lavoro globali dovuto alla recente pandemia (nel 2020 la spesa è stata del 63% inferiore rispetto al 2021, con una perdita di 13 miliardi di euro secondo la San Francisco Travel Association), le trasferte continuano a rappresentare uno strumento importante, sia per multinazionali sia per le Piccole e medie imprese (PMI). “Muoversi regolarmente in Italia e all’estero, infatti, rappresenta per le aziende la possibilità di competere con la concorrenza”.

Ne è convinto Livio Pomi, CEO di EcosAgile, azienda tecnologica italiana che opera nel settore HR da oltre 20 anni a livello internazionale: “Sappiamo che il Business travel management è un processo che coinvolge più dipartimenti interni all’azienda, dagli acquisti ai servizi generali. Si compone di diverse fasi in cui i lavoratori e l’Amministrazione entrano più volte in contatto, al fine di completare per il meglio tutto l’iter del processo. Abbiamo quindi pensato di agevolare questo rapporto puntando sulla digitalizzazione”.

Secondo una recente ricerca del Politecnico di Milano, infatti, le fasi di apertura della richiesta di viaggio avvengono, per il 60% delle realtà, su piattaforma online aziendale e tramite pagamento attraverso soluzioni elettroniche (90%); solo l’11% delle aziende, tuttavia, utilizza un’App per la digitalizzazione di scontrini, fatture e giustificativi di spesa. Alcune, infine, impiegano, fogli Excel per tenere traccia delle note spese, inserendo manualmente dati, funzioni e stabilendo il rimborso. “Quest’ultimo metodo si dimostra molto spesso inefficace a causa di ritardi nella consegna dei giustificativi, errori nella compilazione dei campi e difficoltà di controllo e riconciliazione. Inoltre, non si ha una visione in tempo reale delle spese sostenute”, avverte Pomi.

Travel policy per un funzionamento ottimale del servizio

EcosAgile eExpense è un’App per smartphone pensata per la gestione digitale in real time della nota spese delle persone in viaggio. Copre tutte le fasi di Travel Management, dalla richiesta della trasferta, integrata al mezzo di trasporto per effettuarla e al pernottamento, alla conservazione sostitutiva, passando per la registrazione dei giustificativi e la possibilità di pagamenti tramite carta aziendale del circuito Visa. Il sistema eExpense permette infatti l’assegnazione a determinati collaboratori e dipendenti di carte prepagate aziendali fisiche con soglie di spesa massima e policy di utilizzo e che consentono di effettuare pagamenti senza dover anticipare liquidità o utilizzare carte personali e permettono all’Amministrazione di evitare la gestione di anticipi, rimborsi e riconciliazione amministrativa. “Il sistema garantisce, quindi, una visione aggiornata e completa delle spese sostenute, con panoramica su uscite e, transazioni effettuate, saldi, notifiche e rispetto delle policy”, spiega Pomi.

Per l’uso delle carte non si richiede nel caso di EcosAgile la creazione di  un conto bancario, e possono essere assegnate anche solo ai dipendenti con maggiore intensità di spesa, dove si applicano limiti impostabili e viene richiesta l’immissione di un codice per spese al di sopra dei 50 euro. “Quando si utilizza questo strumento, arriva una notifica sullo smartphone collegato per completare il pagamento, poi viene richiesta dove previsto la foto della ricevuta e i dati che servono all’Amministrazione per classificare la spesa, quali progetto o centro di costo ecc”, specifica il CEO. L’App è dotata di Intelligenza Artificiale (AI) per riconoscere il tipo di documento dall’immagine e avvertire l’utente se alcuni dati non sono leggibili o se ci sono problematiche tecniche. “La soluzione è studiata anche per la conservazione digitale semplice e a norma di legge delle spese, in grado di consentire una dematerializzazione di tutti gli scontrini, le ricevute, le fatture e i giustificativi assicurandone la corretta gestione e archiviazione sostitutiva”.

Per poter usufruire al meglio di queste soluzioni, si richiede al sistema di poter applicare la travel policy aziendale. Questa racchiude, infatti, tutte le regole e le linee guida necessarie per garantire una gestione efficace dei viaggi di lavoro e include una serie di norme decise internamente, che impongono ai lavoratori in trasferta comportamenti da tenere e soglie di spesa massima da rispettare. “Noi consentiamo poi di impostare il software sulla base delle policy per livelli, per esempio in base al ruolo della persona, agli importi o alla tipologia di spese, con avviso e/o blocchi, anche in termini geografici perché Paesi differenti possono prevedere massimali diversi”, racconta Pomi. Una soluzione, quindi, a 360 gradi, configurabile in base alle esigenze, che coinvolge l’intero processo della gestione delle spese aziendali per offrire una nuova esperienza a chi lavora: un’esperienza completamente digitale e supportata da pagamenti elettronici in grado di semplificare ed automatizzare i processi sia per il personale che per l’Amministrazione.

Elisa Marasca

Elisa Marasca è giornalista professionista e consulente di comunicazione. Laureata in Lettere Moderne all’Università di Pisa, ha conseguito il diploma post lauream presso la Scuola di Giornalismo Massimo Baldini dell’Università Luiss e ha poi ottenuto la laurea magistrale in Storia dell’arte presso l’Università di Urbino.
Nel suo percorso di giornalista si è occupata prevalentemente di temi ambientali, sociali, artistici e di innovazione tecnologica.
Da sempre interessata al mondo della comunicazione digital, ha lavorato anche come addetta stampa e social media manager di organizzazioni pubbliche e private nazionali e internazionali, soprattutto in ambito culturale.