Gestire gli spazi lavorativi tra mondo fisico e digitale

La dinamicità delle organizzazioni, unita alle nuove modalità lavorative ibride, rendono la questione degli spazi aziendali sempre più prioritaria e complessa da gestire. L’organizzazione ottimale dipende da una comprensione profonda dei flussi di lavoro aziendali, in modo da creare un ambiente efficiente, produttivo e confortevole. Lo conferma Salvatore Barbera, Product Manager di ZWorkspace, la soluzione della software house Zucchetti che risponde all’esigenza delle aziende di gestire in modo smart gli spazi e asset lavorativi. A suo giudizio, un ambiente produttivo è frutto di un compromesso ottimale tra le esigenze dell’azienda e le necessità dei dipendenti, senza trascurare le interazioni con le persone esterne all’impresa (clienti, fornitori, collaboratori e visitatori).  

Nel nuovo approccio all’uso degli spazi, inoltre, è ormai essenziale considerare la sicurezza e la protezione dei lavoratori, rispettando le regole della normativa per la progettazione degli uffici e quelle per il distanziamento successive alla pandemia da Covid. “La soluzione ZWorkspace è integrata nativamente con le piattaforme di Zucchetti HR, Sicurezza e Automazione, e Asset management. È completamente web based e disponibile anche da mobile, tramite App”, spiega Barbera. Il progetto, iniziato prima del 2020 per assecondare i trend allora nascenti di Hybrid working e coworking, conta oggi un parco clienti di circa 140 aziende, di diverse dimensioni. “Ogni impresa ha le sue esigenze in tema spazi, ma la nostra mission rimane la stessa: generare efficienza sia da un punto di vista finanziario che da un punto di vista ambientale ed organizzativo”.  

Si può prenotare qualunque asset 

L’obiettivo della soluzione è duplice: ottimizzare l’utilizzo – tramite prenotazione – di parcheggi (anche dotati di colonnine elettriche), postazioni, sale riunioni, Smart locker (gli armadietti dove ritirare o riporre oggetti, gestibili tramite App), ristoranti, palestre e altro all’interno delle aree aziendali e, allo stesso tempo, garantire la piena autonomia al personale di pianificare il lavoro in presenza secondo elevati standard di efficienza, privacy e sicurezza. ZWorkspace permette quindi di integrare tecnologie software e hardware (in questo caso, spazi ed asset fisici presenti all’interno dell’edificio) per automatizzare i processi e rendere fluida l’esperienza dei collaboratori.  

“Da febbraio 2022 stiamo lavorando nella business unit Sicurezza e Automazione, con l’obiettivo di implementare sempre di più i processi self service disponibili nell’App, che migliorano anche il senso di responsabilità degli utenti, integrandoli a quelli del controllo accessi”, dichiara Barbera. Inoltre, dalle ultime rilevazioni dell’Osservatorio HR di Zucchetti, i giovani talenti alla ricerca di un lavoro preferiscono organizzazioni con processi digitalizzati e uffici in cui ‘valga la pena’ essere in presenza e fare un viaggio apposito. “Ormai l’esperienza negli ambienti di lavoro non corrisponde più alle classiche otto ore seduti alla stessa scrivania, ma è un itinerario in cui la persona lavora in spazi diversi in base alle proprie esigenze: la postazione per un’attività collaborativa è diversa da quella per un lavoro individuale, che è ancora diversa da un’area dedicata ad incontri ibridi anche più informali”, sottolinea Barbera.  

La soluzione, quindi, presenta funzioni di checkin e checkout per confermare l’utilizzo e la disponibilità di qualunque tipologia di asset, le quali diventano azioni automatiche se integrate ai processi di controllo degli accessi e rilevazione delle presenze. L’utente può inserire la prenotazione da web o mobile tramite calendario oppure, in modalità instant, da QRcode (se si trova nei pressi della postazione o stanza), tag Near field communication (Nfc) o badge aziendale. È possibile anche interagire con i dispositivi di Internet of things (IoT) presenti all’interno degli spazi di lavoro, anche con azioni in tempo reale (per esempio dei display posizionati fuori dalle stanze che danno subito informazioni sulla disponibilità e tipologia della sala). L’ingresso conferma l’occupazione dell’ambiente da parte dell’utente o viene ‘liberato’ automaticamente in caso di mancata presenza.  

A questo punto, il software dispone di dashboard e indicatori per monitorare le performance e avviare processi decisionali più veloci, tramite informazioni sui trend di utilizzo che mettono a fattor comune i dati di spazi e persone. “Era importante farsi trovare pronti durante la pandemia con l’obiettivo di assicurare un rientro in sicurezza ai lavoratori, ma risulta ancora più importante oggi assicurare loro ambienti di lavoro più confortevoli, produttivi, stimolanti, in linea con i principi e le necessità organizzative richieste da un modello di lavoro ibrido”, sintetizza Barbera. Aver iniziato a sviluppare queste tecnologie pre pandemia, quindi, ha permesso a Zucchetti di lavorare da subito con una pianificazione a lungo termine. 

Elisa Marasca

Elisa Marasca è giornalista professionista e consulente di comunicazione. Laureata in Lettere Moderne all’Università di Pisa, ha conseguito il diploma post lauream presso la Scuola di Giornalismo Massimo Baldini dell’Università Luiss e ha poi ottenuto la laurea magistrale in Storia dell’arte presso l’Università di Urbino.
Nel suo percorso di giornalista si è occupata prevalentemente di temi ambientali, sociali, artistici e di innovazione tecnologica.
Da sempre interessata al mondo della comunicazione digital, ha lavorato anche come addetta stampa e social media manager di organizzazioni pubbliche e private nazionali e internazionali, soprattutto in ambito culturale.