Ottimizzare i processi di gestione documentale: consulenza e tecnologia a supporto delle imprese

Maggiore efficienza e riduzione di costi e sprechi: una corretta gestione dei flussi di documenti è fondamentale per l’ottimizzazione dei processi aziendali. Quando si parla di gestione documentale, tuttavia, spesso si pensa alla semplice archiviazione in un ambiente digitale. In effetti, il paradigma è nato per sostituire il cartaceo, trasformando e conservando in formato elettronico gli archivi. A confermarlo è Paolo Grotto, CEO di Arket, realtà che aiuta le imprese a ottimizzare i flussi di lavoro quotidiani, unendo consulenza e soluzioni software per la gestione di documenti, processi e dati: “Storicamente, la dematerializzazione è stata il primo passo verso la trasformazione digitale, poi la situazione si è evoluta; tuttavia, questa impostazione mentale è ancora radicata in alcune imprese, poco consapevoli delle reali opportunità offerte oggi dalla gestione documentale”.

Parlare di Document management, però, non vuol dire soltanto trasferire i documenti dalla modalità analogica a quella digitale, l’aspetto fondamentale è governare in modo efficiente i processi a essi legati. “Questo significa inserire in un workflow digitale le attività necessarie alla gestione del documento, lasciando che il sistema guidi le persone nella corretta esecuzione di ogni passaggio”, prosegue Grotto. In questo modo, si ottimizzano le performance, coinvolgendo al momento giusto gli operatori, i documenti e le informazioni necessari per portare avanti il flusso; si tratta di un cambio di paradigma che incide a livello aziendale: “Il vero valore aggiunto lo si ha quando si riesce a innestare nella gestione documentale anche la parte relativa ai processi. Talvolta le aziende pensano che basti installare un software per risolvere un problema specifico, ma la criticità va affrontata prima di tutto dal punto di vista organizzativo”.

L’inefficienza nasce dall’interruzione dei processi

Le imprese, del resto, non sempre sono consapevoli di come sono strutturati i propri flussi. A precisarlo è Enrico Dalle Molle, CEO di Arket: “Ecco perché quando costruiamo un percorso di digitalizzazione con il cliente, lo aiutiamo, innanzitutto, a identificare procedure e attività e a semplificarle. Nel momento in cui esse non sono strutturate in modo ordinato all’interno di un sistema, le cose si complicano, perché magari vengono gestite da persone diverse in modo non standardizzato o con passaggi inutili. È così che il lavoro diventa sempre più complesso”.

Infatti, occorre agire dal punto di vista organizzativo perché spesso la soluzione non è tecnica, ma la si può trovare nella revisione dei processi. “Talvolta quello che sembra un problema tecnico enorme, si risolve con una modifica nelle procedure”, dice Grotto. Ecco perché bisogna entrare nell’ambito della consulenza “nell’ottica di aiutare il cliente a capire che la ristrutturazione e semplificazione del processo può condurre a grandi benefici”. Oppure, come sostiene Grotto, molte attività si complicano per motivi sconosciuti: “Si continuano a svolgere azioni in modo routinario, ignorando il motivo per cui sono state strutturate in un determinato modo”. A completare il quadro è Dalle Molle: “La tecnologia è funzionale al raggiungimento del risultato desiderato, ma non è il punto di partenza. Il buon esito arriva con un insieme di variabili che agendo sinergicamente portano all’efficienza”.

Per esempio, qualcuno ha capito come semplificare alcune attività, sfruttando le opportunità offerte dall’obbligo di fatturazione elettronica; ma c’è anche chi continua a stampare il documento per registrarlo, proprio come faceva in passato: “Le aziende che ne hanno compreso l’importanza memorizzano e gestiscono le fatture solamente in digitale, senza aggiungere passaggi (inutili), come quello della stampa; è qui che serve cambiare l’organizzazione”.

In questo contesto, se si desidera implementare un progetto che dia risultati anche a lungo termine, occorre istruire i sistemi rispetto al modo in cui si vuole che lavorino. “Questo significa semplificare e automatizzare i processi, ma senza concentrarsi sulle eccezioni; qualora si dovessero verificare, si gestiscono al di fuori dell’automazione”, è la tesi di Dalle Molle. In questo modo, le attività ripetitive sono svolte dalla tecnologia, mentre le persone possono focalizzarsi su quelle a valore aggiunto e alla risoluzione di queste eccezioni.

Un altro aspetto da non trascurare è che spesso l’inefficienza nasce dall’interruzione dei processi. A tal proposito, dice Dalle Molle: “Se i sistemi non comunicano, i flussi si interrompono e bisogna intervenire manualmente; per questo le nostre soluzioni sono facilmente integrabili con tutte le applicazioni già presenti in azienda, garantendo un continuo interscambio di informazioni in modo automatico”. Eliminando – o diminuendo – le interruzioni si raggiunge una maggiore efficienza: i meccanismi, se fluidi, generano una gestione puntuale del lavoro.

Valorizzare il lavoro delle persone

La pandemia, si sa, ha sconvolto gli equilibri. Durante il lockdown, nelle aziende ancora fortemente legate al cartaceo, le persone si sono viste costrette a trasferire dall’ufficio a casa i documenti di cui avevano bisogno per continuare a lavorare; ma, tramite la gestione documentale digitale, questo problema viene eliminato. Con la diffusione dello Smart working e il cambiamento di paradigmi che per anni hanno caratterizzato i modelli di lavoro, non si svolge più la propria professione solo ed esclusivamente in un luogo; per questo, anche i documenti devono abbandonare la loro dimensione fisica in modo da essere accessibili ovunque e in qualsiasi momento. “La creazione di un’azienda paperless è un passaggio obbligato per concretizzare la trasformazione digitale e i vantaggi che può portare alle imprese”, dice Grotto.

Ma per farlo, in primo luogo, serve che le imprese sappiano che si tratta di un passaggio realizzabile; è per questo che la cultura in questo ambito è fondamentale. “La reale consapevolezza nasce quando qualcuno racconta la propria esperienza e i risultati tangibili ottenuti”, è la tesi di Grotto. Ci si rende conto, in questo modo, che alcune procedure possono essere svolte in modo diverso, migliorando le performance, tagliando i costi e incentivando nuove modalità organizzative. “Bisogna rendersi conto che l’efficientamento dei processi incide sulla produttività ed è un fattore che oggi può effettivamente fare la differenza”, continua.

In questo modo, aumenta anche la competitività e diminuiscono i costi interni, legati anche al personale in azienda. “Il digitale serve a qualificare il lavoro. Le persone e le loro competenze sono gli elementi su cui puntare, facendo in modo che svolgano mansioni a valore aggiunto”, conclude Grotto. Ecco perché dotarsi di sistemi che compiono azioni ripetitive è funzionale nell’ottica di riconoscere qualitativamente il lavoro dell’essere umano.

Federica Biffi

Laureata magistrale in Comunicazione, Informazione, editoria, classe di laurea in Informazione e sistemi editoriali, Federica Biffi ha seguito corsi di storytelling, scrittura, narrazione. È appassionata di cinema e si interessa a tematiche riguardanti la sostenibilità, l’uguaglianza, l’inclusion e la diversity, anche in ambito digital e social, contribuendo a contenuti in siti web.
Ha lavorato nell’ambito della comunicazione e collabora con la casa editrice ESTE come editor e redattrice.