L’automazione dei processi d’ufficio: l’arma vincente per la competitività

Come può la trasformazione digitale supportare le aziende in questo periodo di forti incertezze e instabilità? Great resignation, fluttuazione dei costi delle materie prime, difficoltà a reperire personale qualificato, sono temi sempre più d’attualità negli ultimi tempi, cui tutte le imprese stanno cercando di reagire in modo efficace per mantenere la propria competitività sul mercato.

Che la digitalizzazione sia un focus fondamentale per rispondere al momento storico che stiamo vivendo, lo dimostrano i fondi stanziati dal Piano nazionale di ripresa e resilienza (Pnrr): delle 16 componenti, quella dedicata a ‘Digitalizzazione, innovazione e competitività nel sistema produttivo’ rappresenta la parte più corposa dei progetti di investimento previsti (23,89 miliardi di euro). E le imprese sembrano aver, a loro volta, recepito l’importanza del digitale: l’indice Digital economy and society index (Desi) ha visto l’Italia salire dal 24esimo posto nel 2019 al 18esimo posto nel 2022 (su un totale di 27 Paesi europei).

Di incentivi in questo ambito, in Italia, in realtà se ne parla già da qualche anno: basti pensare all’Industria 4.0 e alla spinta data all’automazione industriale. A confermarlo è Paolo Grotto, CEO di Arket, società di consulenza e software house specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali: “Il concetto di automazione è ormai radicato nelle imprese, anche se con un focus esclusivo sul comparto produttivo. In realtà può essere adottato da qualsiasi reparto aziendale, in primis gli uffici”.

Eliminare le inefficienze per fare la differenza

La Robotic Process Automation (RPA) permette di automatizzare i processi sfruttando software in grado di imitare il comportamento degli operatori e di interagire con le varie applicazioni informatiche, eliminando in questo modo attività ripetitive, ad alto rischio di errore e a basso valore aggiunto, come il data entry. Per rendere veramente efficiente il lavoro d’ufficio non basta, quindi, dematerializzare i documenti cartacei. Agire sui processi è ciò che fa la differenza: “Se le aziende desiderano aumentare in modo esponenziale il proprio vantaggio competitivo e tagliare tempi e costi, l’automazione dei processi è fondamentale. Solo così si può raggiungere il massimo dell’efficienza”, prosegue Grotto.

Un concetto da tenere bene a mente è che per toccare con mano i vantaggi desiderati non è necessario automatizzare tutte le attività svolte: “Prima di mettere mano ai processi è necessario effettuare un’analisi, che permette di identificare quali sono le procedure che hanno il maggior impatto in termini di tempo, errori e complessità. Per esempio, con l’automazione del 30% dei processi documentali è possibile ottenere un risparmio fino al 60-70% di tempo e costi. Dove si inserisce la digitalizzazione la qualità del lavoro aumenta”, aggiunge il CEO di Arket.

La questione, quindi, deve essere affrontata innanzitutto da un punto di vista organizzativo. A questo proposito, Grotto spiega: “L’azienda conosce i propri processi? Li ha disegnati? È cosciente di come funzionano? Spesso no, quindi è necessario procedere con un’analisi e mappatura dei flussi di lavoro attuali. Solo allora si potrà passare al secondo step: la semplificazione delle attività, necessaria per renderle il più automatiche possibile. Semplificare significa anche non concentrarsi sulle eccezioni, che verranno gestite manualmente nei rari casi in cui si presenteranno, ma su quello che l’azienda desidera diventi il modo di lavorare standard”.

Dalla produttività allo sviluppo di nuovi modelli di business

I vantaggi generati dall’automatizzazione dei processi sono trasversali a tutta l’organizzazione e permettono di toccare con mano, entro poche settimane, un maggiore efficientamento aziendale. L’incremento della produttività rappresenta forse il fattore più dirompente e segue una duplice direzione: da un lato il collaboratore è esonerato dall’esecuzione di azioni manuali e ripetitive dal basso valore aggiunto, dall’altro può dedicarsi ad attività lavorative dove il contributo umano è decisivo e indispensabile. “Le persone passano da essere meri esecutori a problem solver e possono focalizzarsi su attività come il miglioramento della relazione con il cliente, la ricerca di nuovi fornitori o la contrattazione di condizioni migliori”, argomenta Grotto. Queste sono operazioni strategiche, a cui può essere finalmente attribuita la giusta importanza e dedicata l’attenzione necessaria.

Il risparmio di tempo è una delle logiche conseguenze del processo di automazione. L’intervento su attività come la verifica di corrispondenza di quantità e prezzi tra fatture e carichi di magazzino o Documenti di trasporto (Ddt), la comparazione delle fatture presenti nel cassetto fiscale con quelle a sistema, il caricamento di ordini e conferme d’ordine, rappresentano flussi completamente digitalizzabili con una riduzione importante delle tempistiche. “Basti pensare che, per esempio, la registrazione e il riscontro manuale di una fattura con più di 4mila righe richiede un’intera giornata, mentre il processo automatizzato impiega poco più di 25 minuti”, racconta il CEO di Arket. Un’altra attività al momento estremamente cruciale per le imprese è la gestione dei listini prezzi, aggiornati sempre più di frequente: “Il controllo manuale del prezzo di ogni articolo e il suo caricamento nel sistema informativo è un’ulteriore attività completamente automatizzabile, che garantisce prezzi sempre allineati in tempo reale”.

La diminuzione dei tassi di errore è un altro beneficio diretto dell’automazione dei flussi di processo. “Dalla nostra esperienza diretta abbiamo stimato, infatti, che si possa ottenere una riduzione del 50% degli errori legati all’intervento manuale, evitando di conseguenza tutte le complicazioni e le spese derivanti dall’inesattezza del dato”, racconta a tal proposito Grotto. Serie ripetute di operazioni manuali possono trarre in inganno anche le persone con più esperienza ed è per questo che semplificare il lavoro eliminando passaggi meccanici permette di escludere la possibilità di incorrere in errori.

Il cambio generazionale e il turnover sono ulteriori aspetti che hanno un impatto rilevante su efficienza e costi, i cui effetti possono però essere minimizzati da soluzioni di RPA o Workflow management. Infatti, iI bagaglio professionale di chi fuoriesce dall’impresa può non essere sempre trasferito in modo efficace a chi subentra, con una perdita di know how aziendale; dall’altro lato, le nuove risorse – ancora prive di conoscenze consolidate – devono dedicare molti sforzi all’apprendimento o sviluppo di un proprio modus operandi. L’automazione si rivela un valido alleato per diminuire questo gap professionale: “Se i processi sono inseriti in un sistema che guida l’utente in modo standardizzato e lo libera da attività ripetitive e a basso valore, si elimina la difficoltà di ricordare le sequenze di azioni da fare, con enormi vantaggi in termini di tempi, costi e precisione”, sottolinea Grotto.

Infine, l’automazione dei processi può permettere alle aziende di evolvere verso nuovi modelli di business, come quello della servitizzazione: “Pensiamo, per esempio, agli addetti commerciali. Se devono spendere la maggior parte del proprio tempo all’inserimento manuale degli ordini, avranno pochissimo margine per dedicarsi al cliente”, spiega il CEO di Arket. Oggi più che mai, insieme con i beni materiali, si vendono servizi ed è fondamentale liberare il personale dalle attività che possono essere eseguite automaticamente, in modo da permettergli di investire il maggior tempo e attenzione possibile al servizio clienti, per creare ancora più valore per il business.

Dunque, l’automazione dal punto di vista operativo garantisce standardizzazione, semplificazione e miglioramento dei processi e assicura maggiore precisione, controllo, conformità e qualità dei dati. Tutto questo porta all’accelerazione della crescita aziendale e della competitività: meno costi, maggiori ricavi e redditività.