Travel management e spese aziendali, App e Carte prepagate che mettono in sicurezza i pagamenti online

Il digitale rappresenta uno strumento di primaria importanza per semplificare diverse attività aziendali. Tra queste c’è anche il Travel management, ovvero l’iter di organizzazione, prenotazione e fatturazione delle trasferte dei dipendenti che riguarda, in generale, la gestione delle spese aziendali. In questo contesto l’elemento centrale è la possibilità di effettuare pagamenti e operazioni online nel modo meno complesso possibile, ma scegliendo un approccio orientato alla massima sicurezza. Questi processi, infatti, coinvolgono la gestione di pagamenti aziendali che devono essere protetti in modo accurato, in modo da ridurre al minimo i rischi di frodi, abusi e disservizi.

A sottolinearlo è Livio Pomi, CEO di EcosAgile, azienda che opera nel settore HR Tech da oltre 20 anni a livello internazionale. Per far fronte alla necessità di eseguire pagamenti sicuri online la proposta ai clienti è EcosAgile Expense, un’App per smartphone che consente una gestione digitale e in real time di tutte le fasi legate al Travel management dei collaboratori in trasferta: dalla compilazione e gestione di scontrini e ricevute, all’analisi di foto e smart scan, al controllo delle partite IVA ai workflow approvativi, fino alla loro conservazione a norma di legge e all’integrazione della gestione del parco auto aziendale e alle trasferte. La soluzione è una completa suite as a service, integrata con carte VISA aziendali prepagate fisiche e virtuali assegnabili ai dipendenti, con budget e policy di utilizzo fissate e differenziate in base alle scelte organizzative dell’azienda.

“L’utilizzo delle carte prepagate a livello aziendale è sempre più richiesto; l’utilità è quella di poter gestire le spese aziendali più facilmente ed avere semplificazioni amministrative e gestionali. EcosAgile è una soluzione Cloud people-centric che copre in maniera capillare tutti gli aspetti legati alla gestione delle spese aziendali e del personale, fornendo in tempo reale dati su tutte le operazioni effettuate”, spiega Pomi.
Il sistema consente di avere un quadro sempre aggiornato dei pagamenti, risolvendo una serie di problematiche legate ai processi approvativi, alla consegna e all’archiviazione di moduli cartacei, al controllo delle ricevute, alle procedure di rimborso al dipendente e di riconciliazione amministrativa. Inoltre la possibilità di concedere autorizzazioni di utilizzo differenziate per persone, ruoli, classi merceologiche e importi permette di gestire tutti i diversi casi di utilizzo attivando, di volta in volta, alcune policy ed eliminandone altre.

Facilitare gli scambi di dati tra l’HR e le altre funzioni aziendali

L’App e le carte prepagate integrate real-time al sistema, prosegue il CEO di EcosAgile, rappresentano un supporto organizzativo importante per gli HR manager, che devono gestire le diverse fasi delle trasferte, dei rimborsi e dell’elaborazione delle paghe: “I Responsabili delle Risorse Umane hanno un ruolo di primo piano in tutte queste operazioni e hanno la necessità di avere a disposizione in modo agile tutti i dati che si generano, comunicandoli in modo efficace e tempestivo anche agli altri attori aziendali”.

Un altro aspetto positivo in termini di gestione del personale, secondo EcosAgile, è il fatto che l’utilizzo dei dati raccolti non rimane confinato all’aspetto gestionale delle operazioni di spesa, ma costituisce un set informativo di interesse per l’azienda. Tutte le informazioni raccolte sono a disposizione per essere analizzate in modo mirato: “La nostra soluzione è dotata di un sistema di Business Intelligence estremamente sofisticato con un livello di utilizzo molto intuitivo. Si possono effettuare una serie di operazioni per combinare le informazioni raccolte, controllando, per esempio, le spese per persona, per classe merceologica, commesse, per periodo, con funzioni di drill down e costruzione autonoma in drag&drop di prospetti di analisi”.

La soluzione Expense e l’App forniscono elaborazioni grafiche per ciascun ambito di interesse, ma oltre a questo, puntualizza Pomi, il sistema mette a disposizione dell’azienda tutto il patrimonio di informazioni da utilizzare, in modo non legato agli schemi predisposti di default: è cioè possibile per l’azienda estrapolare in qualsiasi momento trend relativi, per esempio, a singoli dipartimenti aziendali o a singole mansioni aziendali, in base alle specifiche esigenze e anche esportare i dati o trasmetterli facilmente ad applicativi o altre soluzioni software in uso presso l’azienda.

Un approccio sartoriale a servizio della sicurezza

Il nostro modello spiega il CEO di EcosAgile, consente inoltre di gestire policy specifiche per le diverse classi merceologiche di utilizzo, con grandi vantaggi in termini di possibilità di utilizzo e di sicurezza informatica: “L’azienda è in grado di definire, per ogni carta, precise modalità di utilizzo, in termini sia di massimali di spesa sia di diverse categorie di prodotti o di servizi per cui può essere utilizzata. Si può quindi decidere di consentire, per esempio, il pagamento delle spese per il pranzo, ma non quelle per il carburante o degli alberghi, o attivare carte per le sole spese carburanti, limitando cioè le operazioni e gli importi in base alle esigenze ed ai ruoli ricoperti nell’organizzazione”.

Una maggiore digitalizzazione degli strumenti, secondo l’azienda, deve andare di pari passo con una più stringente gestione della sicurezza, salvo porre l’azienda in situazioni di maggior rischio. A tal proposito Pomi spiega la visione di EcosAgile: “Come EcosAgile abbiamo pensato di impostare la nostra soluzione puntando da subito sulla sicurezza, convinti che una soluzione sarebbe risultata vincente se centrata su questo elemento: dalla progettazione del software al modello di erogazione del servizio, all’infrastruttura adottata e agli strumenti utilizzati. Il nostro profilo di rischio è molto più contenuto di altri modelli in quanto la clientela con cui operiamo sono esclusivamente aziende verificate e non soggetti privati; non gestiamo pagamenti eCommerce nè conti correnti, garantiamo visibilità real-time delle transazioni con controlli proattivi di rischio in aggiunta a quelli del circuito VISA, notifiche ed alert automatici, workflow approvativi e collegamento a documenti giustificativi.”

Tutte le funzionalità, sottolinea il CEO di EcosAgile, sono fruibili in piena autonomia da parte dell’azienda, senza necessità di alcun supporto tecnico specialistico e senza formazione specifica: in questo modo la singola persona ha un quadro immediato di tutte le spese legate al suo nominativo, ma soprattutto ha il vantaggio di una grande semplificazione grazie  alla nota spesa precompilata, evitando così la consegna cartacea e gli anticipi di denaro. L’azienda ha un pannello di controllo completo e real-time, una soluzione pensata per abbattere tutti i costi di gestione e un modello disegnato per una gestione in massima sicurezza. “Una delle possibilità disponibili in EcosAgile Expense è l’uso di carte prepagate virtuali, ovvero temporanee e non legate a un supporto materiale, che possono essere attivate solo per una singola operazione di spesa, specifici importi ed utilizzi, in modo da renderle estremamente sicure”, dice Pomi.

In generale l’idea alla base di queste soluzioni per la gestione delle prepagate è quella di fornire alle imprese uno strumento per procedere nel loro processo di digitalizzazione, che ha avuto una forte accelerata con il Covid, ma che è ormai un presupposto ineludibile per affrontare in modo competitivo le sfide di un futuro sempre più complesso.