Per comunicare bene in azienda ci vuole metodo

Gestire la comunicazione in modo efficace è come scalare una montagna senza mai arrivare in vetta. Per questo motivo tutti coloro che pensano di essere oratori provetti sbagliano, perché, in realtà, è impossibile raggiungere la perfezione in quest’ambito. Su questi argomenti non si impara mai abbastanza e bisogna sempre mantenere un approccio aperto al miglioramento e alla crescita personale.

A spiegarlo è Chiara Alzati, Public Speaking Trainer ed esperta di Formazione in Comunicazione Efficace, creatrice dell’innovativo ‘Metodo Parlare Chiaro’: a Parole di Management racconta come una delle sfide che l’ha stimolata di più nel corso della sua carriera è stata proprio quella di riuscire a far appassionare all’arte del comunicare bene anche persone che credevano di sapere già tutto sull’argomento. “Nonostante un manager ricopra posizioni apicali e partecipi a innumerevoli eventi, la regola d’oro è non sentirsi mai arrivati, perché c’è sempre qualcosa che si può migliorare”, dice Alzati.

Oltre a questa capacità di mantenere uno sguardo aperto al continuo apprendimento, un’altra sfida che l’esperta affronta nell’ambito della sua professione è quella di riuscire a trasmettere l’importanza di adottare un metodo condiviso per la comunicazione a tutti i livelli aziendali: “Avere un protocollo condiviso per la comunicazione comporta innumerevoli vantaggi, perché significa creare meno fraintendimenti; le riunioni e gli eventi, per esempio, sarebbero strutturati secondo schemi comunicativi standardizzati; inoltre tutti i venditori potrebbero presentare prodotti e servizi seguendo lo stesso metodo, collaudato e vincente. In sostanza tutto sarebbe molto più semplice. Anche l’inserimento di nuovo personale nell’organico aziendale”.

Un altro traguardo che Alzati continua a porsi in modo constante nella sua attività di Public Speaking Trainer è cambiare l’atteggiamento di sconforto di chi non si sente portato per padroneggiare le tecniche della comunicazione efficace: “La mia missione è quella di far capire a queste persone che invece ce la possono fare, che non è nulla di così trascendentale e che, applicandosi, si può imparare a comunicare bene”.

Rendere la comunicazione dei manager efficace

Ma quali sono, in estrema sintesi, i segreti per una comunicazione efficace in azienda? Quali strumenti dovrebbe avere nel suo bagaglio culturale un manager per destreggiarsi in tutte quelle situazioni in cui veicolare un contenuto diventa un elemento di primaria importanza? Un primo accorgimento, spiega l’esperta, è quello di dedicare il giusto tempo ai collaboratori nel momento dell’assegnazione delle mansioni, dando poi dei feedback sul lavoro svolto: “È molto importante dare feedback ben strutturati, non mettendo mai il focus sull’identità della persona, ma sempre su un aspetto del lavoro che ha svolto. Per esempio, se la mansione è stata svolta bene lo faccio presente al collaboratore e se ci sono degli aspetti da migliorare li indico in maniera specifica in modo da non far ripetere l’errore in futuro”.

In secondo luogo, è importante non avere fretta nell’esporre il contenuto che si vuole comunicare. “Bisogna fare attenzione a non procedere a spron battuto. È importante invece mettersi sempre nei panni di chi ascolta, predisporre il pubblico a quanto si sta per dire e non dare per scontate le conoscenze sul tema che si sta affrontando, perché non tutte le persone a cui ci rivolgiamo hanno lo stesso grado di competenza su un determinato argomento” è il punto di vista di Alzati.

Infine è fondamentale, secondo l’esperta, non fare sermoni: “I monologhi troppo pesanti, piatti e intrisi di concetti astratti finiscono per essere troppo autoreferenziali e devono essere assolutamente evitati. È importante rendere l’esposizione interattiva, evitare frasi troppo lunghe, fare domande al pubblico e creare un clima di dialogo”.

Dalla politica all’azienda: le regole per comunicare bene

Spunti di riflessione interessanti in tema di comunicazione efficace, sottolinea Alzati, si possono ottenere ovviamente anche dall’analisi della politica, il settore per eccellenza dove si presta estrema attenzione alla modalità più efficace per persuadere un pubblico. Per esempio, passando al microscopio le scelte comunicative dei politici si possono mutuare degli spunti di riflessione utili anche per i manager: “Se si analizzano le scelte stilistiche della Premier Giorgia Meloni, emerge come quest’ultima utilizzi un numero elevatissimo di negazioni in frasi del tipo ‘non indietreggerò’, ‘non tradiremo’. La domanda sorge spontanea: perché non utilizzare frasi espresse in positivo? Procedendo sempre per negazioni, infatti, si rimane un po’ vaghi; per un manager invece sarebbe più efficace creare delle immagini chiare nella mente di chi ascolta, che affermino in modo diretto il contenuto e non definiscano i concetti per negazione”.

Per contro, un punto di forza del modo di comunicare della Presidente del Consiglio è, invece, l’utilizzo di solennità nel discorso di insediamento: “Ricorrere a un tono calmo e pacato è una tecnica studiata, efficace per trasmettere il messaggio che ormai chi parla non ha più bisogno di gridare, di farsi sentire, ma ha ottenuto il suo obiettivo. Tuttavia qui la Premier ha giocherellato un po’ con il microfono in mano, lasciando trasparire un po’ di stress. In generale, quando un manager deve dare una notizia importante, è fondamentale essere coerenti sui diversi canali comunicativi verbale e gestuale, abbinando al tono di voce assertivo e deciso, che Meloni ha usato, un linguaggio del corpo che trasmetta la stessa calma e non lasci trasparire nervosismo”.

Un altro elemento positivo, spiega Alzati, è stato anche il contatto visivo tenuto dalla Premier: “Questo è molto importante anche per i manager; una tecnica molto efficace, quando si tiene un discorso, è infatti, quella di ‘abbracciare’ con lo sguardo tutta la platea, suddividendola in quattro aree. Chi comunica deve guardare chi è seduto nelle prime file, chi è seduto in fondo e chi è seduto ai lati”.

Infine gli slogan usati da Meloni in campagna elettorale, secondo l’esperta, sono stati efficaci: “Puntare sulla parola ‘pronti’ è come dire inconsciamente all’uditorio che non è necessario neanche scegliere; in questo modo si fa leva sul fatto che il nostro cervello è pigro e preferisce avere qualcosa di già pronto da scegliere, piuttosto che spendere energie per valutare opzioni diverse. Questa è una scelta più efficace rispetto al linguaggio usato, per esempio, dal Segretario del Partito Democratico Enrico Letta che ha invece fatto ricorso al verbo “scegli”, alludendo così a un’azione che implica uno sforzo del cervello, un ragionamento, una comparazione”. Un manager, dice Alzati, dovrebbe dare importanza a tutte le parole che usa. Senza mai darle per scontate.

Da quanto detto finora, ben si comprende dunque, come adottare un protocollo condiviso per la comunicazione sia qualcosa che va al di là di semplici aspetti stilistici, ma permetta di veicolare contenuti in modo più efficace, rappresentando uno strumento di primaria importanza a disposizione di tutti per la crescita professionale.