Processi e tecnologie: affrontare la complessità con il forecasting

Il tempo è un alleato prezioso delle imprese per rimanere competitive in un contesto di incertezza. Di fronte a eventi straordinari, sempre più all’ordine del giorno, le aziende possono adottare processi e strumenti che consentono di sviluppare soluzioni diverse dalle solite previsioni collaudate. In sintesi significa che le organizzazioni possono elaborare analisi di forecasting, cioè previsioni di obiettivi, piani di risorse, aspettative degli investitori e piani di compensazione con più precisione rispetto al passato e quindi affrontare con più serenità le continue crisi.

Ne è convinta Axiante, società di servizi e consulenza IT specializzata in trasformazione digitale: “Nell’affrontare una sfida imprevista, il primo problema è che le aziende si trovano impreparate a gestire la complessità; il secondo problema è che le imprese non hanno abbastanza tempo per ragionare sulla situazione, perché devono trovare una soluzione superando in velocità i competitor”, spiega Romeo Scaccabarozzi, Amministratore Delegato di Axiante. L’evento imprevedibile, nel caso non fosse gestito, provoca un ‘doppio risvolto negativo’ sull’azienda, perché non solo danneggia il business in senso assoluto, ma determina anche la perdita di quote di mercato rispetto ai concorrenti.

Con un’efficace metafora, Scaccabarozzi riassume le sfide delle aziende, chiamate a ragionare come un esploratore in un luogo sconosciuto: “Fino a qualche anno fa la direzione da seguire era tracciata; ora viviamo in un mondo molto più volatile e incerto. Le aziende devono quindi avere un’adeguata apertura mentale per esplorare strade sconosciute, quindi soluzioni di business fino ad allora inimmaginate”. Essere un esploratore, per il manager di Axiante, non significa essere esperti della materia, ma attrezzarsi in modo appropriato chiedendo consigli a consulenti esterni su processi e strumenti da portare con sé nel viaggio.

Le quattro fasi di un processo di previsione

È proprio nel definire il processo di previsione nei contesti di incertezza che le aziende hanno bisogno di aiuto. Per prima cosa è bene sapere che il processo di suddivide in quattro fasi: esplorazione, sintesi, scelta e verifica. Nella fase di esplorazione, l’azienda deve promuovere la discussione tra le divisioni dell’organizzazione con l’obiettivo di far emergere diverse prospettive e punti di vista. “Le imprese non devono solo essere pronte ad ascoltare, ma devono pretendere che tutte le parti si esprimano. Questa è sicuramente una mentalità che in molte organizzazioni deve ancora essere creata”, commenta Scaccabarozzi. La sfida, in questa fase, è superare i processi più  ingessati per poter accogliere le novità, anche riflettendo su proposte che potrebbero – a priva vista – non essere adeguate, ma che se esplorate possono rivelarsi vincenti.

Successivamente, il vertice dell’organizzazione deve elaborare una sintesi delle ipotesi, cioè valutare, sulle base dei propri obiettivi, le strade migliori da perseguire. Una volta ristretta la cerchia delle proposte, è bene orientarsi su un’idea e quindi ‘scommettere’ sulla strategia di business da perseguire: “Scommettere significa, successivamente, attuare le operazioni necessarie per poter vincere nel mercato. L’impresa non deve perdere tempo utile, ma deve credere nella direzione scelta”.

Utile chiarire con un breve esempio: se l’azienda sceglie di scommettere sulla consegna a domicilio per differenziarsi dai competitor, la decisione deve essere seguita dall’elaborazione di una organizzazione logistica che supporti la strategia scelta. Il processo di previsione prosegue poi con la fase di verifica dello sviluppo della propria scelta, in modo tale da poter intervenire lì dove l’attività intrapresa non è più vincente nel contesto di riferimento.

Gli strumenti da adottare per il forecasting

Fare previsione, però, non vuol dire solo impostare un adeguato processo: l’esploratore necessita anche di una bussola, quindi servono gli strumenti che permettono di prendere decisioni razionali: “Nella fase esplorativa è importante dotarsi di strumenti digitali che categorizzino le ipotesi e gli scenari. Le aziende devono, quindi, attrezzarsi di strumenti di pianificazione in grado di gestire il versioning, cioè la modifica a uno specifico documento o informazione nel controllo versione”, spiega il manager di Axiante.

Successivamente, nelle fasi di sintesi e scelta, è bene adottare strumenti che eseguano stress test, quindi l’elaborazione, grazie a una analisi numerica, dell’impatto degli scenari economici e finanziari sul bilancio. Infine, nella fase finale di verifica, serve introdurre strumenti che raccolgano un numero adeguato di informazioni così da analizzare il trend del business e collegare i segnali raccolti alle ipotesi. “Per una pianificazione non tradizionale e non ripetitiva, le aziende, in sintesi, necessitano di strumenti in grado di gestire scenari, eseguire stress test e raccogliere informazioni da più fonti”, è la riflessione di Scaccabarozzi.

Com’è noto, la sfida delle imprese è trasformare le difficoltà in opportunità, avvantaggiandosi rispetto ai competitor; il fatto che il mercato sia soggetto a costanti crisi, dunque, può essere considerato come un’occasione, a patto che l’azienda sia pronta. “Facendosi trovare il più preparata possibile, grazie a processi di forecasting, e scommettendo sulla propria scelta finale, l’impresa ha la possibilità di guadagnare considerevoli quote di mercato”, conclude l’Amministratore Delegato di Axiante. Servono però lo sguardo e la bussola di un esploratore per orientarsi nella complessità.

Alessia Stucchi

Alessia Stucchi è giornalista pubblicista. Laureata in Lettere Moderne in triennale e in Sviluppo Economico e Relazioni Internazionali in magistrale. Nel 2023 ha vinto il Premio America Giovani della Fondazione Italia Usa che le ha permesso di conseguire il master Leadership per le relazioni internazionali e il made in Italy. Nel tempo libero si dedica alle camminate, alla lettura e alle serie tivù in costume.