Le piattaforme digitali semplificano la gestione delle spese aziendali

Nel mondo del lavoro moderno, i viaggi aziendali sono diventati una parte integrante per molte realtà che operano su scala nazionale e internazionale. Tuttavia, insieme alle opportunità che i viaggi di lavoro offrono, sorge anche una sfida significativa: la gestione dei rimborsi spese. I dipendenti che si spostano per conto dell’azienda spesso si trovano ad anticipare personalmente le spese necessarie, come pernottamenti in hotel, pasti, trasporti e altri costi correlati al viaggio come l’acquisto di materiali utili allo svolgimento della loro mansione in loco. Successivamente, devono presentare una rendicontazione dettagliata per richiedere il rimborso di tali spese. Questa pratica, sebbene comune, può causare una serie di inconvenienti sia per i dipendenti che per l’azienda stessa. Innanzitutto, i dipendenti possono trovarsi in situazioni finanziarie scomode, in cui devono affrontare spese considerevoli senza alcuna garanzia immediata di rimborso. Questo può mettere a dura prova il loro bilancio personale e generare frustrazione e stress. D’altro canto, per le aziende, il processo di gestione dei rimborsi spese può essere complicato e dispendioso in termini di tempo e risorse. La raccolta, la verifica e l’approvazione delle spese richiedono una pianificazione accurata e un’attenzione costante da parte del personale amministrativo. Inoltre, i ritardi nei rimborsi possono influire sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla percezione dell’azienda come datrice di lavoro responsabile e attenta alle esigenze dei propri dipendenti. 

Per affrontare efficacemente questo problema, le aziende stanno sempre più cercando soluzioni innovative e automatizzate per semplificare il processo di gestione dei rimborsi spese. Piattaforme digitali e software specializzati offrono strumenti per la creazione di report dettagliati, la gestione delle ricevute e delle transazioni e la semplificazione delle procedure di approvazione e rimborso. Inoltre, l’adozione di carte aziendali prepagate, come quelle offerte da diverse fintech, può eliminare la necessità per i dipendenti di anticipare personalmente le spese di viaggio.  In questo scenario, Biesse, un punto di riferimento mondiale nel settore della produzione e distribuzione di macchinari per la lavorazione di legno, vetro, pietra e altri materiali, ha optato per Soldo, una delle principali realtà fintech specializzate nella gestione delle spese aziendali, per affrontare questa sfida in modo efficace. 

La partnership tra la fintech Soldo e la multinazionale Biesse

L’espansione internazionale di Biesse, con una presenza in oltre 30 sedi, 160 paesi e oltre 4000 dipendenti totali, ha reso necessario un sistema flessibile ed efficiente per gestire le spese di viaggio aziendali dei suoi oltre 540 dipendenti che si spostano per lavoro in tutto il mondo. Considerando che le trasferte tra i siti produttivi di Biesse, situati strategicamente in tutto il globo, compresi India e Cina, generano una spesa annua significativa, è chiaro quanto sia importante ottimizzare questo aspetto critico. La ricerca di Biesse di una soluzione personalizzata per offrire ai propri dipendenti un metodo di pagamento agile per tutte le necessità legate alle trasferte lavorative, come vitto, alloggio, trasporti e l’acquisto di materiale e componenti di ricambio, ha trovato in Soldo la risposta ideale. L’implementazione della soluzione offerta da Soldo ha semplificato notevolmente i flussi di approvazione, integrandosi con il software di gestione delle note spese; inoltre, grazie alla flessibilità della piattaforma nel personalizzare i limiti di spesa e le regole di utilizzo delle carte, Biesse ha ottenuto una gestione finanziaria completa e adattabile alle esigenze più disparate. Infatti, questo sistema copre un’ampia gamma di spese, dalle più comuni agli acquisti occasionali, consentendo il monitoraggio e l’approvazione delle spese in tempo reale, la classificazione delle transazioni e la suddivisione dei pagamenti per assegnare a ciascun dipendente la quota adeguata. 

L’introduzione di questa soluzione ha eliminato la necessità per i dipendenti di anticipare personalmente i costi, attendendo poi il rimborso. Allo stesso tempo, l’azienda può ora stabilire limiti di spesa mirati per categorie specifiche, viaggi o periodi ma anche venire incontro alle urgenze nei casi in cui siano necessari fondi aggiuntivi, potendo aumentare il plafond di ogni carta in modo rapido e semplice. Attraverso la piattaforma, l’amministratore delle carte può modificare l’importo disponibile, rispondendo prontamente alle diverse esigenze operative. Inoltre, l’azienda può gestire le rendicontazioni in euro (a tasso vantaggioso) di tutte le spese dei dipendenti in trasferta in paesi in cui non è presente l’euro. 

“La parte più noiosa delle trasferte è sempre la rendicontazione. Per questo, avere uno strumento digitale dedicato fa la differenza per dipendenti e azienda. Biesse, avendo scelto Soldo, dimostra l’impegno ad adottare soluzioni innovative per ottimizzare i propri processi interni”, ha sottolineato Daniele Marino, Head of Product Development di Soldo. 

Lucrezia Vardanega

Lucrezia Vardanega è giornalista pubblicista con esperienza nel mondo della comunicazione digitale. Ha iniziato il suo percorso giornalistico subito dopo la laurea, cominciando a collaborare con vari magazine online e addentrandosi sempre più nelle varie sfaccettature di questo mestiere sempre in divenire. Con uno sguardo attento e curioso sul mondo che la circonda, resta sempre con la mente aperta per rimanere aggiornata e accrescere le sue competenze. Per ESTE collabora su più fronti, sia online sia offline, con una particolare sensibilità verso i nuovi bisogni di un mercato del lavoro in equilibrio tra antiche tradizioni e moderne tecnologie. Nel tempo libero ama leggere, fare trekking sulle Dolomiti, visitare mostre d’arte e camminare a naso all’insù per la sua amata città d’origine, Venezia.