Arket efficienta l’ufficio acquisiti con il digitale

Di fronte a scenari economici sempre più complessi, le aziende hanno necessità di migliorare i processi interni. Non fa eccezione l’ufficio acquisti che, in quanto snodo fondamentale per garantire l’approvvigionamento delle materie prime, la selezione dei fornitori e il contenimento dei costi, deve essere sempre efficiente e collaborativo. Arket, azienda di consulenza e software house che supporta le imprese a rispondere alle diverse necessità organizzative con la suite Collhuborate, accompagna anche l’ufficio acquisti nella trasformazione digitale dei processi: “Le soluzioni digitali devono sostenere cinque temi chiave per l’ufficio acquisti, cioè Risk management, relazioni con i fornitori, collaborazione, riduzione dei costi e sostenibilità”, è la tesi dell’azienda veneta.

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Per affrontare queste sfide, le aziende possono affidarsi a soluzioni basate su tecnologie di Robotic process automation (RPA), Business process management (BPM) e Workflow management che sono in grado di intervenire su processi come il caricamento delle conferme d’ordine, dei listini o la gestione di Richieste di acquisto (RDA) e Richieste di offerta (RDO). “Queste attività, di solito, non sono affrontate con la stessa ottica di ottimizzazione dei processi produttivi, ma oggi pesano sui bilanci dell’azienda; quindi, è fondamentale poterle efficientare digitalmente”, spiegano da Arket.

L’automazione in questi ambiti garantisce, infatti, all’azienda di ottenere diversi benefici, soprattutto economici. La digitalizzazione permette ai collaboratori di liberarsi delle operazioni ripetitive e a basso valore aggiunto, e, al contempo, consente di concentrarsi su attività di valore: questo fa aumentare del 40% la produttività dei lavoratori e dimezzare gli errori, i costi del personale e le tempistiche di esecuzione dei processi. “Tutto questo si traduce nell’accelerazione della crescita aziendale e nella riduzione dei tempi dei cicli finanziari per l’incasso dai clienti, con maggiori ricavi e un’aumentata redditività”.

Combina tecnologia e consulenza

Tra le attività che l’ufficio acquisti svolge quotidianamente rientra, per esempio, la gestione dei contratti dei fornitori: in merito a questo aspetto, Arket propone soluzioni che permettono la creazione, gestione, firma e condivisione digitale dei contratti. Con le soluzioni della suite Collhuborate è possibile, infatti, la generazione di contratti basata su modelli compilati automaticamente. Inoltre, per ulteriormente snellire l’attività, ogni collaboratore è guidato nella corretta compilazione delle parti del contratto ed è coinvolto tramite workflow solo quando è necessario il suo intervento, oltre ad avere a disposizione scadenziari e firme digitali per ottimizzare i processi ed avere sempre tutto sotto controllo. “Un portale fornitori, poi, permette di gestire molto più efficacemente l’interscambio di documenti e informazioni con i supplier, che potranno effettuare in autonomia l’onboarding, oltre che caricare e consultare autonomamente molte informazioni tipicamente sollecitate e comunicate via email o telefonata”.

Gli scambi di informazioni coinvolgono l’ufficio acquisti anche per la gestione dell’approvvigionamento di beni e servizi. Secondo Arket, anche in questo caso, è possibile centralizzare con una solution dedicata le varie operazioni e permettere al fornitore di caricare la propria offerta attraverso il portale web dedicato, lasciando che sia il sistema ad occuparsi, in modo automatico, dei solleciti e delle notifiche. Il vantaggio principale dell’automazione di quest’area rimane sempre il risparmio di tempo, che può raggiungere addirittura il 90% tra ricezione e caricamento dell’offerta.

L’azienda può risparmiare tempo anche nella gestione delle conferme d’ordine di fornitura, perché tradizionalmente si trova a dover inserire manualmente nel gestionale le date di consegna e le quantità confermate per ogni articolo. Come spiega Arket, l’innovazione consiste in una soluzione che in automatico estrae i dati ed effettua l’aggiornamento delle date di consegna e delle quantità confermate nell’ERP aziendale. “Successivamente la soluzione, prima della consegna prevista, invia automaticamente una mail ai fornitori chiedendo conferma delle informazioni relative agli ordini. Sarà quindi il fornitore e non l’addetto dell’ufficio acquisti a confermare o modificare date e quantità, poi la soluzione aggiornerà automaticamente le informazioni nel gestionale”.

Digitalizzare e automatizzare l’ufficio acquisti richiede però, prima di tutto, di ripensare e ottimizzare i processi. Per questo Arket offre, oltre alla tecnologia, anche la consulenza: “La tecnologia da sola non basta, ma è fondamentale avere un approccio organizzativo e consulenziale nella ricodifica di un flusso di lavoro. È necessario adottare un metodo agile di approccio al progetto e il nostro prevede di portare con successo il cliente dall’analisi iniziale fino alla conclusione del progetto con il go-live e la misurazione dei risultati”.

Alessia Stucchi

Alessia Stucchi è giornalista pubblicista. Laureata in Lettere Moderne in triennale e in Sviluppo Economico e Relazioni Internazionali in magistrale. Nel 2023 ha vinto il Premio America Giovani della Fondazione Italia Usa che le ha permesso di conseguire il master Leadership per le relazioni internazionali e il made in Italy. Nel tempo libero si dedica alle camminate, alla lettura e alle serie tivù in costume.