Automatizzare i flussi di lavoro per liberare risorse e creare valore

Compiti ripetitivi, a basso valore aggiunto e ad alto tasso d’errore, che richiedono tempo e ne sottraggono ad attività strategiche, come le relazioni con clienti e fornitori: sono questi fattori che mettono in crisi la produttività. È una questione che coinvolge tutti i reparti aziendali, dagli Acquisti all’Amministrazione, dalle Vendite alla Produzione: se da sempre le imprese hanno cercato di tagliare costi e sprechi automatizzando i processi produttivi, oggi è possibile – e necessario – automatizzare anche il lavoro dei cosiddetti ‘colletti bianchi’.

Abbracciare il digitale e automatizzare alcune attività è possibile in tutti i comparti aziendali, come mostra, facendo esempi concreti, Paolo Grotto, CEO di Arket, società di consulenza e sviluppo software specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali. “Un ufficio acquisti può eseguire l’aggiornamento automatico dei listini, riducendo al minimo le attività di data entry, abbassando i margini di errore e liberando tempo che le persone possono dedicare ad altro, come il rapporto con i fornitori, la contrattazione, la ricerca di nuovi partner; lo stesso discorso vale per il reparto vendite, dove il caricamento automatico degli ordini ricevuti in diversi formati permette agli addetti di non perdere tempo prezioso e di dedicarsi a contattare altri clienti o potenziali. Anche il settore della logistica beneficia dell’automatizzazione dei processi: il pre-carico automatico dei documenti di trasporto (Ddt) sulla merce in entrata può essere effettuato prima ancora che questa arrivi in azienda. I reparti amministrativi possono poi registrare in modo automatico le fatture passive dei fornitori e, ancora, chi si occupa della qualità può rilevare e gestire le non conformità con flussi digitali”.

Quali sono i metodi e gli strumenti per digitalizzare i processi e aumentare produttività e competitività? Come ottenere una gestione efficiente e liberare il tempo delle persone? Per approfondire questi temi Arket, in collaborazione con ESTE – editore anche del nostro quotidiano online – ha organizzato mercoledì 28 giugno 2023, dalle 12 alle 13, il webinar dal titolo Automatizzare i flussi di lavoro per liberare risorse e creare valore. Il webinar rappresenta l’occasione per analizzare alcuni flussi di lavoro quotidiani inefficienti, capire come trasformarli in ottica digitale per raggiungere risultati concreti e misurabili in termini di riduzione di costi e tempi legati alle attività quotidiane.

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La digitalizzazione è la chiave per ottimizzare il tempo delle persone

Per digitalizzare i flussi di lavoro e individuare le operazioni da automatizzare, è importante costruire un percorso che parta dall’analisi dei processi esistenti, in modo da riuscire a identificare se e dove ci sono inefficienze (spesso nascoste o di cui c’è poca consapevolezza), per arrivare alla trasformazione in ottica digitale grazie al supporto di adeguate piattaforme tecnologiche.

“Grazie all’adozione delle giuste tecnologie oggi si possono automatizzare con successo i processi in ogni ambito. Come? Con gli strumenti di Robotic process automation (RPA), Business process management (BPM) e Workflow management che ci permettono di agire su operazioni che prevedono l’interscambio di documenti e informazioni, l’inserimento di dati nel sistema informativo e il monitoraggio dei processi con segnalazione delle anomalie”, spiega Grotto. Il manager inoltre sottolinea come non sia necessario, né consigliabile, digitalizzare allo stesso tempo tutte le aree aziendali: è bene iniziare dalle aree più critiche – questo generalmente porta a ottenere vantaggi in tempi rapidi e con una ricaduta concreta sulla produttività – e poi, per step, adottare lo stesso approccio anche in altri reparti o processi.

Digitalizzare i flussi di lavoro significa, quindi, recuperare produttività e ridurre gli errori, facendo lavorare meglio le persone, qualsiasi sia il loro ambito di intervento. In un’epoca in cui il problema della mancanza di competenze e di personale si fa sentire in tutti i settori, liberare tempo prezioso per destinarlo ad attività critiche può fare la differenza. Automatizzare le operazioni di minor valore, lasciando più spazio per le operazioni ad alto valore aggiunto, può portare l’azienda a raggiungere risultati migliori, a pari numero di addetti.

Cecilia Cantadore

Giornalista professionista, Cecilia Cantadore ama raccontare storie di persone e imprese. Dopo la laurea magistrale in Culture e Linguaggi per la Comunicazione all’Università degli Studi di Milano è entrata nel mondo dell’editoria B2B e della stampa tecnica e professionale lavorando per riviste specializzate. Scrive di cultura aziendale, tecnologia, business e innovazione, declinando questi macro temi per le diverse testate cartacee e online con cui collabora come freelance. Dedica il suo tempo libero alla musica, ai viaggi e alle camminate in montagna.