Cambiano modalità e spazi di lavoro, il ruolo dell’ufficio è in discussione

Come devono cambiare gli ambienti di lavoro a cui eravamo abituati?

L’esperienza di Remote working vissuta nella fase di lockdown dell’emergenza sanitaria ha dimostrato che anche lontano dall’ufficio è possibile assicurare alti livelli di efficienza (anzi, a volte si è più efficienti fuori dalla sede di lavoro). Ci si chiede, allora, quale sia il nuovo senso dell’ufficio e come debbano cambiare gli ambienti di lavoro a cui eravamo abituati fino a oggi. Per conciliare il distanziamento sociale e la necessità di incontro fisico, assicurando i momenti per la sanificazione, le parole d’ordine dei nuovi spazi di lavoro sono “flessibilità” e “riconfigurabilità”.

L’ufficio di domani sarà esteso, nel senso che dovrà considerare la classica sede, le abitazioni e altri spazi di coworking, spostandosi dai grandi centri urbani alle città più piccole. Questo e altri spunti sono emersi dalla tavola rotonda (Ri)pensare il ruolo dell’ufficio promossa da Persone&Conoscenze alla quale hanno partecipato alcuni tra i principali player ed esperti del mercato.

La testimonianza diretta delle aziende e dei professionisti del settore durante il lockdown aiuta a comprendere meglio la situazione attuale e gli scenari futuri. Per l’architetto Corrado Caruso, Co-fondatore di Design to Users (D2U), si è trattato di un periodo “stimolante” dal punto di vista professionale e personale.

“Abbiamo visto e applicato ciò di cui abbiamo parlato in via teorico-pratica per anni, anche se non è stato per scelta, ma per obbligo. Si è trattato di un grande acceleratore di esperienza che ha fatto emergere considerazioni sia positive sia negative. Positive perché tutti sono stati ‘illuminati’ sulle potenzialità del lavoro da remoto e delle tecnologie abilitanti, ma anche negative perché ci ha dimostrato come non fossimo preparati a questo ‘lavoro da remoto in emergenza’, che è ben altra cosa rispetto allo Smart working”.

Danilo Schipani, Chief Marketing Officer di Copernico, spiega come una delle parole chiave della filosofia della rete di uffici serviti e coworking, cioè “flessibilità”, sia stata messa ampiamente in pratica: “Abbiamo reso concreta la capacità di adattamento dei servizi all’esigenza delle circa 800 aziende clienti, ognuna con il suo modo di vivere, dalle più piccole alle più grandi. Rendere la flessibilità un concetto concreto, conciliandolo con le necessità delle aziende clienti, è stata la vera sfida. E non è stato solo un tema di adattamento ai protocolli in base alle richieste delle istituzioni, ma è stato anche un tema di grande attenzione al cliente per permettere loro di accedere sempre ai servizi, seguendo il nostro principio cardine che è quello di mettere la persona al centro”. L’azienda si è riconfigurata più volte a seconda dei cambiamenti: “Da sempre gli spazi di Copernico sono ibridi e configurati in modo tale da essere utilizzabili in base a diverse esigenze senza stravolgere l’organizzazione e la struttura, pur adeguandosi alle esigenze normative”. Anche se l’aspetto di comunità è stato impattato dall’emergenza, gli spazi di Copernico (giardini, bar, ecc.) hanno aiutato a preservare l’interazione e la condivisione.

Luciano Guglielmini, Country Manager Italia, Turchia, Grecia, Malta di Humanscale, sottolinea che secondo recenti stime solo il 30% delle persone ha lavorato in Smart working nel periodo dell’emergenza, mentre le altre sono rimaste a casa (alcune aziende hanno adottato strategie di ‘rotazione’ del personale). “Spesso le aziende forniscono ai dipendenti la tecnologia, ma non indagano abbastanza sulle ‘disergonomie’ nell’ambiente domestico dove viene svolta la prestazione lavorativa. Su questi aspetti certe aziende hanno ‘bypassato’ le norme. Inoltre, si riproporrà il tema del futuro degli uffici nei grandi palazzi, perché l’Home working sarà sempre più promosso rispetto alla presenza in ufficio”.

Lo Smart working non è legato solo alle tecnologie, ma anche alla cura dell’ambiente dove il lavoro viene svolto. Lo sostiene Davide Uberti, Client Sales Manager di Gympass Italy, che racconta come in azienda i dipendenti siano responsabilizzati da tempo sui risultati rispetto alla presenza in ufficio: “Eravamo già abituati a lavorare da remoto. Un’iniziativa molto apprezzata dai collaboratori è stata la possibilità di usufruire di un rimborso spese (su un’apposita piattaforma) di 200 euro per allestire a casa una postazione di lavoro comprando tavolo, luce, sedia, ecc. La maggior parte delle persone ha acquistato sedie professionali, lo strumento che manca maggiormente nelle case. Abbiamo inoltre registrato ottimi risultati di incremento della produttività in Smart working”.

Certamente bisognerebbe confrontare la produttività del lavoro da remoto in tre-quattro mesi con quella di una durata più lunga, anche per capire come sia possibile diffondere i valori e la cultura aziendale a distanza. Lo stesso Uberti sostiene che “l’empatia dell’incontro fisico sia molto diversa da quella dei meeting virtuali a cui ci siamo abituati ultimamente”.

Si lavora meglio da casa o in ufficio?

Nel nuovo scenario lavorativo, ci si interroga su quali siano i vantaggi di lavorare in un ufficio se la pandemia ha dimostrato che la produttività può essere addirittura maggiore fuori dalle sedi aziendali (in particolare da casa). Per Caruso, in futuro “ci sarà il lavoro a casa, secondo il concetto di vero Smart working, ma accanto a questo ci saranno aree di co-Smart working all’interno degli spazi condominiali. Ci sono aree a uso comune del condominio che possono essere attrezzate per questi spazi. Anche gli spazi di coworking avranno accorgimenti e modifiche sull’occupazione dello spazio. I coworking decentrati, gli uffici satellite delle aziende per evitare troppi spostamenti, si stanno evolvendo”.

Cosa rimarrà dei grandi edifici? “Le sedi centrali rimarranno comunque, lavorare solo in remoto non basta”, sostiene il Co-fondatore di D2U. “Alcune ricerche dicono che lo Smart working ideale è quello praticato due-tre giorni a settimana, non sempre. Cambierà il concetto di community dell’ufficio. Gli spazi andranno quindi modificati per ospitare questo nuovo modo di lavorare. Tutto questo potrebbe essere però vanificato se le aziende non formeranno le persone e instaureranno un rapporto diverso con i loro collaboratori in termini di autonomia, fiducia e obiettivi”.

Anche la persona è centrale oltre agli spazi, come sottolinea Schipani: “Se da un lato c’è stato per alcuni mesi un aumento della produttività del lavoro da casa, dall’altro non possiamo dimenticare che le persone hanno esigenze molteplici (socialità e interazione) che non garantiscono che la produttività resterà ininterrottamente alta e stimolano un ripensamento dei luoghi di lavoro.

Serve una considerazione dei fabbisogni di base delle persone per mantenere la qualità del lavoro e la produttività a lungo termine. E c’è bisogno di una presa di coscienza chiara da parte delle aziende sul fatto che si possano rendere gli spazi in grado di accogliere le persone, ma anche intervenire su altre variabili che non devono essere trascurate”. Il ‘come’ sarà gestito il rientro graduale in azienda sarà centrale, dunque, e la tecnologia può essere un fattore abilitante. “I requisiti di sicurezza vanno rispettati passando a un concetto di cura delle persone. Le aziende più lungimiranti faranno gestire da aziende specializzate esterne questi aspetti”, evidenzia Schipani.

A riguardo, Guglielmini sottolinea l’importanza del tema dell’igiene ambientale, ma “ancora prima va vinto l’aspetto psicologico delle persone. Sembra che la disergonomia in casa sia più accettabile per le persone rispetto al rischio del contagio, perché c’è più paura e ansia di essere contagiati, per esempio, sui mezzi pubblici nel tragitto per andare al lavoro”.

Gli aspetti tecnici-materiali di organizzazione della postazione di lavoro, secondo il Country Manager di Humanscale, permettono di salvaguardare un’igiene ambientale migliore in ufficio. “O l’igiene ambientale delle postazioni di lavoro diventerà ‘morbosa’ oppure molte persone preferiranno stare a casa. Sarà importantissima anche la formazione delle persone attraverso l’uso di vademecum sulla liberazione delle scrivanie e sull’igiene. Anche i medici aziendali potranno dare un supporto in questo senso”.

Guglielmini evidenzia poi l’utilità dei bracci porta monitor, che aiutano a mantenere l’igiene delle scrivanie, perché così si puliscono prima e liberano spazio ulteriore. “In Italia ci sono 20 milioni di persone che usano videoterminali. Bisogna pensare che le postazioni saranno usate da più persone e sarà necessario avere spazi liberi con tecnologie non ingombranti”.

Riguardo all’attività fisica, se prima gli investimenti delle aziende andavano verso palestre interne e convenzioni con strutture sportive vicine all’ufficio, ora le soluzioni cambiano: “La direzione è quella di mettere a disposizione degli abbonati una serie di servizi online (App dedicate a sport, meditazione, sonno, alimentazione, ecc.) e corsi live delle palestre in modalità online per dipendenti delle aziende che possono usufruirne da casa”, spiega Uberti.

Nonostante la fase più acuta della crisi sanitaria sia passata, “c’è ancora un concetto di ‘convalescenza emotiva’ molto forte delle persone che le frena nel frequentare centri sportivi”. Un tema interessante per il mondo HR è quello del senso che si può costruire attorno agli spazi condivisi. Secondo Uberti “c’è ancora molto da fare sull’aspetto culturale e valoriale, per esempio nell’onboarding che da casa è molto diverso rispetto a quello effettuato di persona in azienda”.

Gabriele Perrone

Gabriele Perrone, giornalista professionista con oltre 10 anni di esperienza, è redattore della casa editrice ESTE. Nel corso della sua carriera ha lavorato per importanti gruppi editoriali, dove ha maturato competenze sia in ambito redazionale sia nelle pubbliche relazioni. Negli anni si è occupato di economia, politica internazionale, innovazione tecnologica, management e cultura d’impresa su riviste cartacee e giornali online. Ha presentato eventi e ha moderato tavole rotonde con protagonisti manager di aziende di fronte a professionisti di vari settori in location di alto livello.
Tra le sue esperienze lavorative precedenti, ci sono quelle al quotidiano online Lettera43.it e in LC Publishing Group, oltre a numerose collaborazioni con testate italiane e straniere, da Pambianco all’Independent. Laureato in Lettere moderne presso l’Università degli Studi di Milano, ha conseguito un postgraduate diploma alla London School of Journalism.