Concretizzare la trasformazione digitale

La trasformazione digitale ha come presupposto un’evoluzione della cultura aziendale e richiede un cambio di prospettiva. Digitalizzare non significa soltanto adottare nuove tecnologie: è una rivoluzione che permea ogni ambito dell’organizzazione. A questo proposito, l’impresa è chiamata ad agire secondo nuove logiche il cui impatto riguarda processi e flussi di lavoro: la revisione di questi aspetti, in un’ottica di maggiore efficacia ed efficienza, è un prerequisito per raggiungere gli obiettivi di semplificazione, ottimizzazione e crescita. Ecco perché nessuna funzione aziendale può rimanerne esclusa; Amministrazione, Marketing, Produzione, Ufficio acquisti, Risorse Umane e Vendite sono parte del cambiamento e sono chiamate all’evoluzione.

Proprio queste tematiche sono affrontate nel ciclo di webinar dal titolo Concretizzare la trasformazione digitale: dal progetto al processo: cinque eventi online che si svolgono nel corso del 2022 e organizzati dalla casa editrice ESTE (editore anche del nostro quotidiano) in collaborazione con Arket, azienda che aiuta le imprese a ottimizzare i processi costruendo percorsi di digitalizzazione. Alla dematerializzazione della documentazione – che rappresenta il primo step nel percorso di digitalizzazione – deve seguire una definizione degli obiettivi e un’analisi dei flussi di lavoro: un esercizio che consente di identificare persone coinvolte, tempi, strumenti e passaggi che compongono i processi.

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Creare un’azienda paperless

Migliorare produttività, tagliare costi e facilitare nuove modalità di organizzazione del lavoro come lo Smart working hanno un comune punto di partenza: la dematerializzazione dei documenti. La creazione di un’azienda paperless è un passaggio obbligato per concretizzare la trasformazione digitale e i vantaggi che può portare alle imprese. È su questi temi che si concentra il primo webinar del ciclo di incontri, dal titolo Progettare l’azienda paperless: il primo passo verso la competitività in programma il 30 marzo 2022 (dalle 12 alle 13). Se il lavoro non è più vincolato a un luogo, anche i documenti devono abbandonare la loro dimensione fisica in modo da essere accessibili ovunque e in qualsiasi momento.

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La digitalizzazione di documenti e di processi ne velocizza gestione e condivisione e riduce i rischi di errore legati alle operazioni manuali. Un’azienda paperless presuppone però un salto culturale che richiede un’attenta progettazione: non è infatti sufficiente trasformare in formato digitale i documenti cartacei. La vera innovazione consiste nel gestire l’intera vita del documento (creazione, gestione, firma, conservazione) soltanto in digitale, ripensando in quest’ottica tutti i processi aziendali.

Riprogettare l’azienda in ottica paperless, dunque, si configura come un’attività strategica all’interno di un percorso di trasformazione digitale, che ha lo scopo di rilevare le inefficienze e ridisegnare i processi. Nel contesto attuale in cui l’impresa ha confini organizzativi sempre meno definiti e si diffondono sempre più modalità di lavoro ibride diventa indispensabile progettare flussi di lavoro digitali per assicurare accuratezza e qualità. E la competitività passa oggi anche dalla capacità delle aziende di creare connessioni e integrazioni tra le diverse funzioni aziendali e l’ambiente esterno. 

Federica Biffi

Laureata magistrale in Comunicazione, Informazione, editoria, classe di laurea in Informazione e sistemi editoriali, Federica Biffi ha seguito corsi di storytelling, scrittura, narrazione. È appassionata di cinema e si interessa a tematiche riguardanti la sostenibilità, l’uguaglianza, l’inclusion e la diversity, anche in ambito digital e social, contribuendo a contenuti in siti web.
Ha lavorato nell’ambito della comunicazione e collabora con la casa editrice ESTE come editor e redattrice.