Coordinamento e comunicazione, le sfide HR nell’emergenza Covid-19

L’emergenza coronavirus costringe le aziende a un enorme esercizio di flessibilità operativa e mentale che sta cambiando il modo di agire, di lavorare e soprattutto le relazioni. Far capire ai dipendenti che non sono soli, dare risposte rapide e precise ai dubbi e alle preoccupazioni dei diversi comparti produttivi è essenziale.

Il lavoro di coordinamento, assistenza e informazione svolto dai responsabili delle Risorse Umane è decisivo per affrontare al meglio le innumerevoli difficoltà che questa situazione di stallo presenta.

“Ci sarà un ‘dopo’ e lo costruiamo adesso. Se ci limitiamo ad aspettare che le cose passino, poi sarà ancora più difficile ripartire e far quadrare i conti. È una grande opportunità per chi lavora nell’HR ed è una lezione che difficilmente dimenticheremo”. Secondo Adriano Gallea, HR BP Sales & Service di Prima Power, in questa fase di grande incertezza collettiva, “la cosa più drammatica è il silenzio”, che rischia di far perdere autorevolezza alle aziende e far venir meno la fiducia dei dipendenti e dei clienti.

Collaborazione reciproca con la Cina

L’azienda, leader nel settore di macchine e sistemi per la lavorazione delle lamiere ha stabilimenti in Italia, Finlandia, Usa e Cina e una rete di vendita e assistenza attiva in oltre 80 Paesi, con presenza diretta o tramite una rete di rivenditori specializzati. “Abbiamo una sede a Suzhou, a 80 chilometri da Shanghai, che è stata la prima ad essere investita dal Covid-19. Come noto la cosa si è sviluppata durante il Capodanno cinese e questo ha fatto sì che molti dipendenti siano tornati in famiglia e alcuni di loro sono rimasti bloccati”, ricorda Gallea.

La sede centrale ha subito stabilito i contatti con l’HR cinese che ha coordinato le relazioni con le istituzioni cinesi per ricevere le indicazioni necessarie. Inoltre ha inviato dall’Italia materiale di prevenzione (mascherine, guanti, ecc.) per consentire la messa in sicurezza dei dipendenti. Adesso che l’emergenza ha investito le sedi italiane di Collegno (Torino) e Cologna Veneta (Verona), quegli stessi aiuti stanno arrivando dalla Cina. “È un bell’esempio di assistenza reciproca avvenuto tra l’altro in modo spontaneo”, sottolinea l’HR BP.

Puntuale gestione della comunicazione interna

Dopo il lockdown italiano Prima Power ha avviato un ‘tavolo di crisi’, costituito dai responsabili dei diversi settori, che si riunisce quotidianamente da remoto per dare indicazioni alle diverse unità operative, preparare comunicati e, nei limiti del possibile, dare continuità al business aziendale. Uno strumento operativo importante è stata l’attivazione di un apposito indirizzo e-mail, al quale si possono rivolgere tutti i dipendenti che abbiano dubbi, richieste e necessità di essere orientati nelle scelte.

Alcune comunicazioni generali, che hanno valenza collettiva, vengono inviate in automatico a tutti, altre più specifiche o che interessano solo alcune figure o settori vengono condivise con i responsabili delle diverse aree che poi a loro volta informano le categorie interessate o il singolo lavoratore. “Io e altri due colleghi siamo principalmente dedicati a questa attività che spesso consiste nel dare autorizzazioni o in alcuni casi negarle per ragioni di sicurezza e opportunità. È importante rispondere in modo rapido ma preciso. Per questo facciamo affidamento solo sulle fonti ufficiali, come il ministero della Salute, il governo o i canali messi in atto da Confindustria”, racconta Gallea.

Linee guida standardizzate per tutte le sedi

Da una settimana per tutti gli uffici e la parte commerciale è iniziato l’utilizzo massiccio dello Smart working. Inoltre da domenica 15 marzo, in accordo con  i rappresentanti sindacali, è stata bloccata la produzione degli stabilimenti in Piemonte e in Veneto per permetterne la sanificazione. Per alcuni dei lavoratori che rimarranno a casa in questi giorni è attivata la CIGO, per ora in forma lieve, per altri lo smaltimento ferie.

“Il business per ora, anche se a distanza, continua. Nel caso ci fosse uno shutdown ancora più importante, sarà necessario potenziare gli ammortizzatori sociali e molto dipenderà da cosa mette a disposizione il governo. In Italia siamo fortunati perché abbiamo questi strumenti, per altri Paesi, come l’Inghilterra, dove abbiamo una ventina di lavoratori, la situazione rischia di essere ancora più difficile. La mia collega che lavora lì è molto preoccupata sia per questi aspetti che per la messa in sicurezza dei lavoratori, viste le scelte del governo britannico”, continua l’HR BP di Prima Power.

L’headquarter italiano ha già avviato un percorso di indirizzamento verso tutte le filiali e gli stabilimenti all’estero, a cui è stato inviato un documento  con tutte le indicazioni da seguire. Inoltre l’azienda sta cercando di dotare tutte le sedi del materiale di prevenzione e degli strumenti necessari per organizzare le attività fuori dagli uffici.

“Stiamo chiedendo a tutte le nostre unità di indicarci se hanno necessità di acquistare dispositivi informatici o di altri strumenti per lo Smart working. Cerchiamo di mettere la nostra esperienza al servizio di chi non è ancora stato investito così pesantemente da questa situazione, allo scopo di fare meno errori possibile e avvicinare il momento della ripartenza”, spiega Gallea.

Grande attenzione è dedicata alla raccolta degli ordini e l’azienda sta lavorando intensamente anche su come affrontare questo aspetto nel medio e lungo periodo. “Il settore commerciale è sicuramente messo a dura prova dalla crisi. Non poter sempre raggiungere fisicamente i clienti è un grande ostacolo”, ammette il manager. Tuttavia si stanno già sviluppando iniziative guidate dal Marketing per dare continuità commerciale all’azienda. La stessa assistenza tecnica continua a garantire ai clienti la loro continuità produttiva, adottando tutte le misure di sicurezza necessarie.