Dati, processi e persone al centro della rivoluzione digitale

Dati, processi, persone. La sinergia tra questi aspetti risponde alle esigenze di un mondo in continuo mutamento. Sono proprio questi i tre pilastri su cui si basa la visione di Archiva Group, impresa che accompagna le aziende che vogliono ripensare il loro business sfruttando le potenzialità delle tecnologie. In particolare – come emerso nell’incontro con la stampa di settembre 2022 – l’azienda punta sulla valorizzazione dei dati e l’automazione dei processi: per prima cosa significa dare un senso ai documenti, mantenendoli accessibili, sicuri e a norma.

Poi servono le tecnologie idonee e quindi l’introduzione graduale della digitalizzazione, che cominci da porzioni di processo, per poi scalare la catena del valore, impattando al minimo l’operatività e il business in corso. Ma ripensare le procedure implica anche uno sguardo più ampio, in grado di unire le necessità dell’esecuzione alla visione strategica. Tutti sono chiamati a essere attori della trasformazione e a viverla adattandosi continuamente.

Come ha affermato Loris Marchiori, Corporate Communication Director di Archiva Group, viviamo in una società liquida: “Proprio per questo dobbiamo tenere sempre presente che il cambiamento è costante”. Prima la cultura si accumulava, oggi, invece serve ‘imparare a disimparare’, perché tutto è in continuo mutamento, le interazioni sono sempre più deboli e dunque occorre adattarsi a un modo di vivere differente, pur cercando di non perdere il valore che hanno le persone e le relazioni tra loro. “Significa adattarsi a scenari in divenire; resistere al cambiamento non è più un’opzione”, ha continuato Marchiori.

Archiva Group punta poi sulla rapidità che non per forza significa velocità: “Rapido’ è diverso da ‘veloce’; per essere rapidi bisogna essere strutturati e disporre di un modello organizzativo sostenibile”. A questo proposito, l’azienda è suddivisa in tre sezioni, le quali, per la verità, sono vere e proprie aziende: Requiro, incentrata sulla gestione documentale; Honu, focalizzata sulla digitalizzazione; Maxwuell, per l’eccellenza di processo.

Dal microfilm al cloud

La storia di Archiva risale a 25 anni fa: nata realizzando microfilm, un supporto analogico su pellicola per conservare i documenti in formato ridotto, è cresciuta nel corso del tempo. “Era uno strumento grezzo, ma molto utilizzato, che riduceva gli spazi; dopo si iniziò a lavorare con i cd rom e poi con gli hard disk, la cui capacità era molto più ampia. È da qui che poi si è passati al cloud”, ha raccontato Giuliano Marone, Presidente & CEO di Archiva Group, ricordando gli inizi dell’avventura imprenditoriale con sette dipendenti (ora l’azienda ne conta 280).

Si è capito, poi, che occorreva andare oltre la semplice gestione di un documento, migliorando i processi nel loro insieme. “Le procedure manuali fanno perdere tempo; la digitalizzazione le rende di gran lunga più snelle. Prima bisognava fare la fotocopia di tutto e si creavano archivi paralleli cartacei: combattevo contro tutto ciò”, ha affermato Marone. Ma manca un tassello: per fare questo era necessario puntare sulle persone; come ha detto il CEO di Archiva, i collaboratori devono crescere insieme con l’azienda e in questo percorso bisogna accompagnarli: “Mi sono sempre circondato di persone migliori di me, che avevano competenze diverse dalle mie e in qualche modo le completavano”.

L’azienda ha quindi iniziato un processo di trasformazione digitale, non semplicemente dotandosi di nuove tecnologie, ma digitalizzando i processi e creando così valore aggiunto: “Abbiamo fatto molti errori, proprio perché quando si affronta un cambiamento non esiste una formula adatta a tutto. Ma da questi, abbiamo imparato molto, perché quando si sbaglia ci si rende conto di ciò che non funziona, e quindi si prova altro”, ha ammesso Ivan Stanzial, Managing Director Archiva Group, CEO di Maxwell Consulting e Honu. La cultura dell’errore si traduce nel non vederlo in modo negativo, ma nell’opportunità di crescita che genera. “Guardando al passato, troviamo le risposte per essere la versione migliore di noi stessi”.

Questa visione ha richiesto un cambiamento di modello, non più legato all’impresa – gerarchica – tradizionale; le decisioni, infatti, non sono più nelle mani di una o due persone che controllano tutto, ma sono assunte in modo collettivo. “È importante prendere in considerazione diversi punti di vista; bisogna che il potere di un’azienda venga distribuito in modo diverso. Ora abbiamo un comitato composto da 13 persone responsabili delle scelte strategiche”, ha continuato Stanzial.

Innovare e investire

La trasformazione dell’organizzazione è profonda e complessa, per questo è stato adottato un modello organizzativo di derivazione americana, adattato al contesto italiano. “È un cambio culturale e in questo schema il cliente è al centro”. Parlando di ridistribuire le responsabilità, bisogna pensare alle singole persone, formandole adeguatamente e lavorando sulla cultura: “Questo non vuol dire erogare corsi obbligatori, ma insegnare quella che in inglese si chiama accountability” (una responsabilità “incondizionata” – superiore – verso l’obbiettivo e la soddisfazione del cliente, che supera la scusa del “non era di mia competenza”).

Un altro concetto su cui puntare è quello del “fail fast”: “Quando si fa innovazione è normale che qualcosa non vada nella direzione prevista; vogliamo però sdoganare la paura di fallire. Le persone devono sbagliare e non per questo devono essere punite”, è il pensiero di Stanzial. L’esperienza di Chiara Pettenuzzo, Service Activation Manager of Archiva Group, ne è una conferma: “Ho fatto un percorso lungo in questa azienda e avuto diversi mentori che sono stati importanti a livello personale e di crescita; ora che sono manager, cerco di attrarre i talenti e metterli nella condizione di voler lavorare e tirare fuori le loro capacità. Abbiamo bisogno del loro feedback e della loro visione critica, per poter migliorare sempre”.

Innovare significa anche investire. Ecco perché l’azienda investe circa il 20% in tecnologia, nel mondo delle certificazioni, in formazione e sicurezza. “Cerchiamo partner – e non fornitori – perché con loro si crea una situazione win-win in cui a entrambi conviene la relazione; inoltre vogliamo essere trasparenti e rapidi”, ha continuato Stanzial. A oggi l’azienda conta un turnover del 9%, il 30% delle persone sono Under 30 e l’età media è di 37 anni. Inoltre, il Management by objectives (Mbo) è previsto per tutti, non solo per i manager: “Ognuno ha un obiettivo specifico e misurabile, che può monitorare attraverso dashboard; abbiamo percorsi di carriera aperti, tutti possono intraprendere percorsi anche distanti rispetto l’occupazione di ingresso”.

Sicurezza e qualità sono dunque punti fondamentali; infatti, l’azienda ha un corpus normativo che concorre a offrire le garanzie che il mercato richiede. Questo è stato costruito nel tempo, come ha spiegato Luciano Quartarone, CISO & Data Protection Director di Archiva Group: “Siamo una tra le aziende più certificate in Italia. Implementare delle norme, anche se non obbligatorie, è un’opportunità per migliorare i processi, per posizionarci con una reputazione migliore e per dare un servizio ottimale ai clienti”.

Federica Biffi

Laureata magistrale in Comunicazione, Informazione, editoria, classe di laurea in Informazione e sistemi editoriali, Federica Biffi ha seguito corsi di storytelling, scrittura, narrazione. È appassionata di cinema e si interessa a tematiche riguardanti la sostenibilità, l’uguaglianza, l’inclusion e la diversity, anche in ambito digital e social, contribuendo a contenuti in siti web.
Ha lavorato nell’ambito della comunicazione e collabora con la casa editrice ESTE come editor e redattrice.