Digitalizzare i flussi di lavoro per il lavoro da ogni dove

Distanziamento sociale, posti sui mezzi pubblici dimezzati, spostamenti limitati, lavoro da remoto. Viviamo in un periodo storico unico, che ha radicalmente modificato le nostre abitudini e ha obbligato le imprese a organizzarsi e predisporre nuove regole in molte aree aziendali per garantire una continuità lavorativa e messa in sicurezza dei collaboratori. Il nuovo modo di lavorare, diffusosi proprio con la pandemia, ha accelerato la digitalizzazione e creato consapevolezza su quanto le tecnologie siano necessarie per poter proseguire l’attività in contesti simili a quello attuale e sulla loro efficacia.

Ma non si tratta solo di Smart working o meeting a distanza. La pandemia ha evidenziato la necessità di digitalizzare gran parte del workflow, per esempio la comunicazione, che in questo contesto dev’essere rapida ed efficace, e la condivisione di documenti personali come cedolini, lettere di impegno, fogli presenza, ecc. E a spingere ulteriormente l’esigenza di digitalizzare i flussi di lavoro entra in gioco la normativa della Corte di giustizia europea, sentenza che risale a maggio 2019, che obbliga le aziende a rilevare le ore di lavoro dei dipendenti. In tale ottica diventa fondamentale avere un portale HR integrato.

Timbratura del cartellino digitale

Secondo la sentenza della Corte europea, i datori di lavoro devono predisporre un sistema che abbia principalmente tre caratteristiche: oggettività, affidabilità e accessibilità. Dunque serve uno strumento che rilevi con precisione l’ora di inizio e quella di fine dell’attività, che garantisca la privacy e la tracciabilità dei dati e che sia condiviso con i dipendenti stessi. Inoltre è necessario che i lavoratori possano consultare il proprio foglio presenze in qualsiasi momento.

Le soluzioni a questa nuova esigenza comprendono software, raggiungibili da web o da App, integrabili con i portali HR, che mettono pertanto a disposizione dei lavoratori tutte le informazioni riguardanti ferie, straordinari, giustificativi e molto altro. Ma non solo: questi software permettono anche di timbrare il cartellino digitalmente (da Pc o da App), con terminali che devono garantire l’inoltro automatico delle presenze, senza alcun intervento ‘umano’.

La timbratura da App è stata validata dal garante, con la precisazione che il datore di lavoro non deve aver accesso alle informazioni riguardanti il luogo in cui il dipendente la esegue. È però possibile circoscrivere un’area geografica nella quale la timbratura venga ammessa. In questo modo l’ufficio HR può rifiutare le timbrature avvenute al di fuori dei confini prestabiliti o analizzarne il motivo. La rilevazione presenze digitale è la risposta tecnologica che soddisfa anche le esigenze di far timbrare il cartellino alle persone che lavorano fuori sede, per trasferte o Smart working.

Le soluzioni per un workflow digitalizzato

La mobilità di questi strumenti è indubbiamente un vantaggio a livello di velocità ed efficienza, che permette di raggiungere i collaboratori in ogni momento e in ogni luogo, per condividere comunicazioni e circolari urgenti. Una piattaforma che permette di coinvolgere il dipendente, uno strumento flessibile, in grado di adattarsi ai cambiamenti e motivare il lavoratore, aumentandone la soddisfazione e, quindi, la produttività.

Recenti ricerche hanno infatti rilevato che l’85% del personale di aziende con un’organizzazione agile è soddisfatto (contro il 31% di quelle che adottano un più tradizionale organizzazione gerarchica). Ecco che un software integrato, con una base dati unica, automatizzato e completo può rappresentare la risposta a questa necessità. Molti sono i provider che offrono soluzioni tecnologiche di questo tipo. Fra questi c’è Sabicom, azienda IT del Milanese, il cui portale HR si configura con un’interfaccia semplice, accessibile anche alle persone meno tecnologiche, e personalizzato in base al ruolo che la persona ricopre.

Dopo essersi loggato, ogni dipendente può controllare le comunicazioni aziendali e personali, verificare la presenza di notifiche (disponibilità del cedolino, ferie da approvare, assenze ingiustificate, ecc.), richiedere permessi e ferie e inserire giustificativi. Un responsabile può pianificare la copertura dei turni in base alle ferie dei suoi collaboratori e approvare o negare le richieste di permesso.

Gli HR hanno inoltre a disposizione il faldone telematico dei propri dipendenti, comprensivo di lettera d’assunzione, richiami, benefit e competenze particolari (per esempio la conoscenza di una lingua straniera), verificare le timbrature dei dipendenti ed eventuali anomalie, eseguire analisi retributive, di reparto e di controllo costi, ma anche creare reportistica con estrazioni ad hoc che restituiscono grafici sempre aggiornati

Con l’avanzare della Digital transformation e la sentenza della Corte europea, la digitalizzazione del workflow rappresenta un’importante passo in avanti. Una soluzione che permette di svolgere efficacemente e con rapidità tutte le attività di gestione dei dipendenti in un mondo in cui, come noto, i confini aziendali sono sempre più labili e i dipendenti lavorano da ogni dove.

Francesca Albergo

Laureata in Scienze Umanistiche per la Comunicazione – percorso del teatro e dello spettacolo – Francesca Albergo ha successivamente conseguito un master in Professioni e Prodotti per l’Editoria. Dopo un’esperienza di cinque anni nelle Risorse Umane – durante i quali non ha mai abbandonato lettura e stesura di testi – la passione per le parole, la scrittura e (soprattutto) la grammatica l’ha portata a riprendere la sua strada, imparando a ‘vivere per lavorare’, come le consigliò un professore al liceo.
Amante della carta e del ‘profumo dei libri’ si è adattata alla frontiera digital dell’Editoria, sviluppando anche competenze nella gestione di CMS. Attualmente collabora in qualità di editor e redattrice con case editrici e portali web.
Nella sua borsa non mancano mai un buon libro, una penna (rigorosamente rossa) e un blocco per gli appunti, perché quando un’idea arriva bisogna esser pronti ad accoglierla.