Digitalizzare il payroll per prepararsi al futuro

Tra le numerose sfide che la Direzione del Personale ha dovuto affrontare nel 2020 a causa dell’emergenza sanitaria, ci sono quelle legate alla gestione del payroll: le paghe, infatti, sono uno dei processi più a rischio, se non gestite nel modo corretto. Nell’era delle incertezze, i problemi morali, i danni alla reputazione e l’impatto normativo collegati al payroll sono diventati un potenziale pericolo per le aziende di ogni settore. Soprattutto a fronte del fatto che molte organizzazioni sono state costrette a lavorare da remoto, senza però essere riuscite del tutto a gestire ogni attività in Remote working.

Il personale alle prese con la gestione delle paghe è stato costretto a garantire l’operatività dei sistemi di gestione del payroll utilizzando soluzioni di vecchia generazione e per questo dovendosi recare in sede anche nel picco della pandemia, proprio per poter intervenire in caso di necessità. Non si dimentichi, infatti, che il payroll è molto più che la semplice elaborazione delle buste paga dei dipendenti di un’azienda.

Nel processo del payroll non rientra solamente l’attività di realizzazione del cedolino che viene inviato ai dipendenti ogni mese (con voci spesso poco chiare per i non addetti ai lavori), ma coinvolge una serie di operazioni amministrative che spesso richiedono un forte livello di specializzazione. Nonostante tutto questo, secondo l’osservatorio di ADP, società che fornisce software e servizi per la gestione delle Risorse Umane, sono ancora numerose le aziende per le quali il cedolino rappresenta un punto critico in termini di trasformazione, se non addirittura un elemento costoso e inefficiente da gestire, amministrato manualmente e dotato di complessi problemi di responsabilità tra le diverse funzioni.

Unire gestione paghe e HR per ridurre i rischi

Secondo la ricerca The Future of Pay: Exploring the evolution of worker pay and talent management condotta da ADP, nel 2019 il 78% delle aziende era già convinta di dover personalizzare le opzioni di pagamento per restare competitive nella contesa dei talenti. Oggi, considerando che tra aprile 2019 e 2020 c’è stato un aumento del 400% delle nuove normative che incidono sul payroll a livello globale (fonte ADP), è ancora più evidente che la complicazione può favorire l’insorgenza di errori, frodi e rischi.

Tre quarti degli intervistati del sondaggio condotto da Economist Intelligence Unit nel 2020, infatti, ha dichiarato che è in corso un continuo aumento delle difficoltà normative relative all’assunzione, alle paghe e alla gestione dei dipendenti a livello internazionale. La modernizzazione del payroll con operazioni finanziarie più informate e un approccio digitale alla gestione di HR e talenti consentirebbe di ridurre rapidamente i costi, migliorare la produttività ed eliminare la complessità aziendale, ottenendo l’allineamento strategico.

Lo conferma il fatto che le organizzazioni profondamente digitalizzate hanno ottenuto una notevole efficienza in termini di costi e vantaggi di produttività durante il periodo della pandemia. Nell’emergente economia low touch, le organizzazioni incapaci di risolvere i problemi legati a elementi come la gestione del payroll, il carico dell’amministrazione finanziaria, il caos dei fogli di calcolo, le carenze di visibilità della gestione del capitale umano e della conformità resteranno vulnerabili e a rischio. Questo percorso è stato descritto nel recente documento Cost resilience amid and after Covid-19 di Deloitte.

Elisa Marasca

Elisa Marasca è giornalista professionista e consulente di comunicazione. Laureata in Lettere Moderne all’Università di Pisa, ha conseguito il diploma post lauream presso la Scuola di Giornalismo Massimo Baldini dell’Università Luiss e ha poi ottenuto la laurea magistrale in Storia dell’arte presso l’Università di Urbino.
Nel suo percorso di giornalista si è occupata prevalentemente di temi ambientali, sociali, artistici e di innovazione tecnologica.
Da sempre interessata al mondo della comunicazione digital, ha lavorato anche come addetta stampa e social media manager di organizzazioni pubbliche e private nazionali e internazionali, soprattutto in ambito culturale.