Digitalizzare l’ufficio acquisti per una Supply chain efficiente e reattiva

La pandemia da covid-19, la guerra in Ucraina e il generale contesto economico e geopolitico sempre più dominato da incertezza e instabilità, stanno mettendo a dura prova le Supply chain globali. L’ufficio acquisti è tra le principali aree influenzate da questi fenomeni, a causa dell’aumento e delle fluttuazioni dei costi delle materie prime e delle difficoltà di approvvigionamento; le aziende si trovano, infatti, a fronteggiare la situazione cercando di riadattare procedure e modalità operative a questi vincoli esterni. Secondo l’ufficio studi della Cgia – Associazione artigiani e piccole imprese Mestre – i prezzi dei metalli e dei minerali, negli ultimi tre anni sono rincarati mediamente del 25,7%; quelli energetici, invece, sono raddoppiati del 101,3%. La situazione ha creato uno sbilanciamento tra domanda e offerta, con conseguenti blocchi e aumenti di consegna dei tempi delle merci.

A confermarlo è Paolo Grotto, CEO di Arket, società di consulenza e software house specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali: “Tutto quello che prima si dava per scontato, come l’arrivo della merce corretta nei tempi prestabiliti, oggi deve essere riconsiderato”. Come ricorda Grotto, per esempio, l’automotive – che è sempre stato forte – con la pandemia, è stato intaccato dalla crisi, prima dei microchip e poi energetica: “I costruttori di questo settore sono sempre stati molto efficienti; si pensi che hanno inventato, per esempio, la produzione just in time e sono stati abili nell’abbassare i costi. Ora però le logiche sono saltate e i componenti faticano ad arrivare”.

Ecco perché, in questo contesto, l’ufficio acquisti necessita di strumenti adeguati per fronteggiare la situazione, che permettano di fare valutazioni e misurare le performance in modo da rispondere più rapidamente agli input esterni ed essere più tempestivi nell’aggiornamento delle informazioni strategiche; il procurement (approvvigionamento) deve quindi evolvere in ottica 4.0 con la finalità principale di eliminare le attività ripetitive, time consuming, contraddistinte da un basso valore aggiunto e da un alto rischio di errore e garantire analisi più accurate rispetto ai fornitori chiave e ai mercati di riferimento. Per farlo è fondamentale basarsi su dati certi. “Se si dispone di dati che misurano la qualità del fornitore, aumenta la credibilità”, continua Grotto.

Per esempio, se si decide di valutare ogni fornitore sulla capacità di conferma degli ordini, sulla reattività, sull’aderenza a quanto ‘promesso’, si recuperano dati oggettivi che portano a identificare i migliori partner per l’azienda. Per farlo, occorre scomporre un progetto in differenti flussi e riflettere su di essi.

Automatizzare il caricamento dei listini fornitore per ridurre il carico di lavoro ripetitivo

Una delle attività in cui si riscontrano criticità – e che può essere automatizzata – è quella del caricamento dei listini, operazione necessaria ma molto onerosa in termini di tempo e risorse, soprattutto nel contesto di incertezza attuale caratterizzato dal continuo aggiornamento dei prezzi. “Mentre prima le aziende ricevevano un listino una volta all’anno e non c’erano grandi variazioni, ora arriva a cambiare anche una volta a settimana. Questo si traduce in un aumento del carico di lavoro e dello stress del personale”. Un’attività che un tempo era a bassa incidenza per l’ufficio acquisti, ora conduce a un carico di lavoro significativo.

È per questo motivo che l’automatizzazione del caricamento dei listini consente di sopperire alla criticità: “Si può fare in modo che i documenti arrivino a una casella di posta specifica, con successivo download automatico ed automazione dell’estrazione dei dati e del loro caricamento nel sistema informativo”, spiega Grotto.

In questo scenario innovativo, che cosa potrebbe non funzionare? Per esempio, potrebbe non esserci corrispondenza tra il codice articolo a listino e quello presente nell’Enterprise Resource Planning (ERP). Grotto chiarisce: “In questo caso, è richiesto all’operatore di fare il match con gli articoli interni in modo manuale; l’operazione è memorizzata e si conserva per la volta successiva”. Per ogni problema, c’è dunque una soluzione (il più automatizzata possibile): “Quando la macchina non può decidere, è responsabilità dell’operatore intervenire tramite una procedura rapida e funzionale alle operazioni future. Con questa modalità si lavora sull’eccezione, per tramutarla in standard”.

Approvvigionamento più efficiente con una gestione delle richieste d’offerta centralizzata

Il secondo flusso è relativo alle richieste d’offerta da parte dell’ufficio acquisti, per snellire e semplificare il processo di approvvigionamento aziendale. Tipicamente le esigenze di approvvigionamento appartengono a tre grandi macrocategorie: quelle legate al fabbisogno produttivo, quelle legate al mantenimento del sottoscorta di magazzino e quelle legate ai cosiddetti acquisti spot per specifici materiali di consumo, per esempio un Pc o un toner che non sono direttamente coinvolti nel ciclo produttivo. Una volta identificati questi fabbisogni, l’ufficio acquisti inizia a interagire con i vari fornitori inviando le richieste di offerta per soddisfare le esigenze di approvvigionamento emerse. “In questo caso abbiamo sviluppato un sistema che acquisisce in modo digitale le necessità di fornitura dai vari reparti aziendali e invia le richieste di offerta specifiche a fornitori selezionati, in modo automatizzato, sulla base della quantità necessarie. Prima dell’invio della richiesta è inoltre possibile coinvolgere alcuni addetti dell’ufficio acquisti per la sua approvazione e revisione”, precisa Grotto.

Nella pratica, viene inviata una email contenente un link al fornitore di riferimento. Quest’ultimo, tramite una pagina web può indicare prezzo, quantità, date di consegna stimate e allegare l’offerta ufficiale. Nel caso il fornitore non proceda all’inserimento delle informazioni, sono previsti degli alert automatici per sollecitare un riscontro. Una volta ricevute le offerte dai fornitori, l’ufficio acquisti procede alla selezione di quella migliore, facilitato da un cruscotto grafico che permette di comparare e interagire con le informazioni ricevute, semplificando di molto il processo decisionale. Il fornitore scelto riceve una seconda email, inviata anch’essa automaticamente, che comunica la vincita della fornitura. In questo modo, si tolgono alcune attività a poco valore e, grazie alla tecnologia, l’ufficio acquisti si dota di una dashboard aggiornata costantemente con un prospetto di tutte le richieste in essere.

Gestione digitale delle conferme d’ordine per una produzione ottimizzata

Il terzo flusso è legato alla gestione della conferma degli ordini di fornitura. In questo contesto, come specifica Grotto, l’affidabilità del fornitore passa da alcuni parametri, come il rispetto dei tempi di consegna e la sicurezza che il materiale coincida con quello richiesto. “Una volta che si ha l’offerta del fornitore, si passa all’ordine”, afferma Grotto, specificando che, generalmente, i fornitori inviano a loro volta al cliente una conferma con le specifiche delle condizioni di fornitura (per esempio il numero di pezzi e la data di consegna prevista).

Le conferme d’ordine, una volta ricevute, devono essere caricate a sistema, per permettere una programmazione della produzione efficiente. Si tratta anche in questo caso di un’attività ripetitiva ad alto tasso d’errore e che richiede investimento di tempo e risorse. “Il caricamento delle conferme d’ordine è un’altra operazione che può essere facilmente automatizzata, portando grandi benefici in termini di risparmio e tempestività nell’aggiornare le informazioni” aggiunge Grotto.

Il processo di gestione delle conferme d’ordine, inoltre, non risulta sempre fluido: “Arrivati alla consegna, non è scontato che il fornitore riesca a rispettare le quantità o le date, pertanto, questo aspetto è da tenere monitorato, confrontando e controllando continuamente se richieste e conferme coincidono”, ammette Grotto, aggiungendo che in prossimità della consegna è necessario inviare solleciti ai fornitori per avere dati precisi su date e quantità effettivamente in consegna.

Tutto questo può essere digitalizzato in un unico flusso automatizzato contenente documenti e informazioni necessari per il confronto tra i dati delle conferme d’ordine e quelli delle consegne effettive. “Per esempio, possiamo implementare un sistema che una settimana prima della data di consegna invia un sollecito al fornitore, che cliccando sul link di una pagina web può confermare la data e le quantità dell’ordine, inviando così l’informazione aggiornata in maniera automatica”, continua Grotto. Questo permette anche di raccogliere dati ed elaborare punteggi relativi all’efficienza dei fornitori, realizzando una scheda di valutazione oggettiva delle performance. “Questo è importante perché, nel caso di una Manifattura, se non arrivano alcuni pezzi, si rischiano stop di produzione; facendo analisi accurate sui fornitori, invece, è possibile scegliere quello che più si allinea alle esigenze aziendali”.

Federica Biffi

Laureata magistrale in Comunicazione, Informazione, editoria, classe di laurea in Informazione e sistemi editoriali, Federica Biffi ha seguito corsi di storytelling, scrittura, narrazione. È appassionata di cinema e si interessa a tematiche riguardanti la sostenibilità, l’uguaglianza, l’inclusion e la diversity, anche in ambito digital e social, contribuendo a contenuti in siti web.
Ha lavorato nell’ambito della comunicazione e collabora con la casa editrice ESTE come editor e redattrice.