Gestire i fornitori con una piattaforma digitale

Adottare soluzioni digitali per gestire il rapporto con i fornitori. Se un tempo questa era una possibilità, oggi è una necessità non più rinviabile. Lo evidenzia Arket, partner che fornisce consulenza personalizzata e software per la digitalizzazione dei processi aziendali, di recente acquisita da Bluenext. Il bisogno non deriva solo dalla volontà di ottimizzare i processi, ma anche dalla crescente importanza delle certificazioni, come le normative ISO 9001 (gestione della qualità) e ISO 27001 (sicurezza delle informazioni). “Le aziende certificate devono garantire la piena conformità a standard rigorosi, anche per quanto riguarda il rapporto con i fornitori. La digitalizzazione dei processi, in questo contesto, è un alleato fondamentale”, spiegano da Arket.

Per comprendere il ruolo della digitalizzazione, serve ricordare che la gestione dei fornitori è parte di un ecosistema aziendale complesso e interconnesso. Tradizionalmente, il rapporto con un nuovo fornitore inizia con l’invio di una lunga lista di informazioni e documenti da compilare e restituire. La gestione manuale di questo flusso di materiali non solo richiede tempo, ma espone l’azienda al rischio di errore e alla necessità continua di ‘inseguire’ i vari player per farsi inviare tutto ciò che è necessario per la qualifica fornitore.

A complicare ulteriormente le cose, c’è un aspetto legato alla scadenza e validità dei documenti, che implica verifiche periodiche e ulteriori richieste di aggiornamento. Inoltre, per garantire che i requisiti delle certificazioni siano rispettati, è necessario che anche i fornitori aderiscano a criteri specifici. “Questo comporta un continuo interscambio di documenti e informazioni che, se gestito manualmente, può diventare un processo lungo, dispersivo e soggetto a errori”, spiegano da Arket.

Per affrontare queste problematiche, è utile adottare piattaforme digitali che semplificano e ottimizzano il processo. Va in questa direzione la suite Collhuborate proposta dall’azienda con sede a Vicenza. La soluzione proposta è un portale web che consente ai fornitori di registrarsi, accedere con credenziali dedicate e caricare in autonomia tutti i documenti e le informazioni richiesti, incluse le date di scadenza. Il sistema, grazie a notifiche automatiche, guida il fornitore nel completamento delle procedure e informa sia il fornitore sia l’azienda quando un documento è vicino alla scadenza.

La digitalizzazione come risposta alle sfide della gestione fornitori

Il beneficio di utilizzare una piattaforma digitale è duplice. Da un lato l’azienda riduce al minimo la gestione manuale, potendo visualizzare immediatamente eventuali mancanze o criticità da risolvere, dall’altro il fornitore si trova a operare in un ambiente strutturato, che facilita il caricamento e l’organizzazione dei documenti: “Non è solo un vantaggio per l’azienda, ma anche per il fornitore, che dispone di una guida chiara e di un sistema che semplifica il lavoro”.

Se qualcuno volesse obiettare che i fornitori devono compiere azioni aggiuntive, in realtà Arket rassicura: il cambiamento richiesto è minimo (e anzi agevola il fornitore), visto che i documenti e le informazioni devono comunque essere forniti; il passaggio a un portale dedicato rende il processo più ordinato. Questo approccio migliora non solo la qualità del rapporto tra azienda e fornitore, ma anche dell’intero ecosistema aziendale. Oltre a gestire la documentazione, lo strumento digitale consente di monitorare in tempo reale le performance dei fornitori, acquisendo ed elaborando dati relativi a tutta la documentazione e ai processi che li coinvolgono. Attraverso un report (scorecard/vendor rating), l’azienda può aggregare e visualizzare in forma grafica dati aggiornati in tempo reale relativi a parametri come puntualità, qualità e conformità alle richieste, ottenendo un punteggio complessivo per ciascun fornitore.

Il percorso deve, però, sempre iniziare da un’analisi dettagliata delle esigenze aziendali. Identificare i documenti e le informazioni da raccogliere durante l’onboarding di un nuovo fornitore è, infatti, il primo passo per costruire un flusso di lavoro digitale ottimizzato. “Solo attraverso un’analisi precisa, le aziende possono implementare soluzioni digitali integrate con i propri processi. In questo modo il digitale diventa non solo uno strumento operativo, ma un vero alleato strategico per il business”, fanno sapere da Arket.

Alessia Stucchi

Alessia Stucchi è giornalista pubblicista. Laureata in Lettere Moderne in triennale e in Sviluppo Economico e Relazioni Internazionali in magistrale. Nel 2023 ha vinto il Premio America Giovani della Fondazione Italia Usa che le ha permesso di conseguire il master Leadership per le relazioni internazionali e il made in Italy. Nel tempo libero si dedica alle camminate, alla lettura e alle serie tivù in costume.