Gestire la quotidianità del lavoro ibrido

“Ibrido” è una parola con connotazioni decisamente positive, se pensiamo ai più recenti ambiti di applicazione. L’aggettivo “ibrido” è ormai associato al nuovo lavoro flessibile del mondo post Covid, chiamato ad essere sempre più agile e a misura d’uomo. Non a caso, diversi studi mostrano come per i dipendenti una scelta mista in termini di spazio e tempo per lavorare sia la più auspicabile, con la possibilità di scegliere quante ore passare a casa e quante in ufficio, svolgendo le attività sia da remoto sia in presenza.

Una recente indagine di WeWork, per esempio, ha evidenziato che il 75% dei dipendenti rinuncerebbe a un benefit aziendale, se questa decisione offrisse più libertà di scelta del luogo di lavoro. E i datori di lavoro sono sempre più convinti, viste le tendenze, che le persone più soddisfatte siano quelle alle quali sono offerte più opzioni di scelta ibrida e con l’opportunità di lavorare da un luogo diverso da quello aziendale. Che non significa più semplicemente lavorare da casa, ma anche da scrivanie presso coworking, bar o parchi, per esempio.

Questo, naturalmente, non significa che il lavoro si sposterà completamente fuori dagli uffici. Ma di certo le aziende devono prevedere una nuova gestione degli ambienti lavorativi, che tenga in considerazione la sicurezza degli spazi, la semplicità di ingresso e l’ordine nella gestione dell’occupazione degli uffici. In altre parole: il lavoro ibrido è possibile, ma solo se si utilizzano gli strumenti per renderlo accessibile e sicuro, facendo in modo che le persone possano organizzare con comodità le giornate da trascorrere fuori ufficio e quelle negli ambienti aziendali, senza sovrapposizioni, sovraffollamenti e intoppi.

Tra i fornitori di servizi per la gestione del personale, molti stanno proprio iniziando a offrire soluzioni ad hoc pensate tanto per la gestione dei meeting – destinati a diventare ibridi, con partecipazioni da casa e da ufficio – quanto per le prenotazioni delle postazioni di lavoro, scrivanie o intere stanze. In questo senso sono stati sviluppati i servizi eMeeting e Workspace, prodotti ideati espressamente per queste funzioni. Entrambi proposti da EcosAgile, azienda specializzata in software per la gestione delle risorse umane, sono sistemi pensati proprio per rendere il lavoro ibrido semplice, efficace e possibile.

Prenotazione degli spazi: dalle scrivanie ai meeting

Le sale riunioni e le scrivanie sono i due luoghi che – probabilmente – d’ora in avanti sarà necessario prenotare, perché se l’azienda prevede orari più agili e un utilizzo ibrido degli uffici, gli spazi necessariamente si devono modificare. Le scrivanie non saranno più occupate con la stessa capienza di prima, le sale riunioni non verranno sfruttate nello stesso modo in cui venivano utilizzate pre-Covid. E cambiando gli spazi, entra in gioco un po’ di pragmatismo architettonico: meno ore in ufficio significa un numero di scrivanie ridotte e spazi più liberi (anche in relazione al distanziamento sociale da rispettare).

Il primo strumento utile alle aziende, di conseguenza, va nella direzione di prenotare le scrivanie, che in molti casi non saranno più assegnate. Per ottimizzare le presenze, quindi, ai dipendenti può essere offerto un applicativo pensato proprio per la prenotazione delle postazioni: EcosAgile Workspace è ideale per le Direzioni del Personale che lavorano in un contesto ibrido, ma anche per i gestori degli spazi di coworking. Attraverso pochi passaggi, si prenotano le postazioni di lavoro (vale anche per le sale riunioni e gli spazi in condivisione) e, dall’altra parte, i manager possono impostare le autorizzazioni di accesso, limitazioni, policy e notifiche, visionare le statistiche sull’utilizzo degli ambienti, tenere sotto controllo la strumentazione e gli accessori di ogni postazione e pianificare le occupazioni attraverso un calendario sempre aggiornato.

Il sistema, inoltre è in grado di dialogare con display da poter posizionare all’ingresso delle sale riunioni dedicati all’organizzazione dei meeting in presenza per una perfetta gestione in sicurezza ed un’immediata visibilità della disponibilità della stanza e dei prossimi incontri pianificati. Stiamo parlando di eMeeting, wi-fi touch screen con interfaccia semplice ed intuitiva, che migliora la produttività evitando interruzione di riunioni in corso e garantendo il controllo del numero dei presenti e del tempo di permanenza direttamente sul display.

Con i sistemi di gestione integrati Workspace ed eMeeting i dipendenti e l’azienda possono così visionare e prenotare le disponibilità degli spazi in condivisione, gestire tempo e spazi in maniera ottimale, tenere sotto controllo le necessità strumentali in ogni momento, scegliere la stanza più adatta a ogni attività e rendere più comodo tutto il processo di organizzazione delle riunioni nel rispetto delle policy aziendali.

Il tutto nel rispetto delle nuove procedure in materia di sicurezza degli ambienti di lavoro, rendendo semplice e intuitivo tutto il processo di organizzazione ed i compiti dei facility manager

Sara Polotti

Sara Polotti è giornalista pubblicista dal 2016, ma scrive dal 2010, quando durante gli anni dell’Università Cattolica del Sacro Cuore (facoltà di Lettere e Filosofia) recensiva mostre ed eventi artistici per piccole testate online. Negli anni si è dedicata alla critica teatrale e fotografica, arrivando poi a occuparsi di contenuti differenti per riviste online e cartacee. Legge moltissimo, ama le serie tivù ed è fervente sostenitrice dei diritti civili, dell’uguaglianza e della rappresentazione inclusiva, oltre che dell’ecosostenibilità.