Gestire l’imprevedibile: come pianificare la Supply chain

La pianificazione delle scorte rappresenta, per la gestione di una azienda moderna, un elemento strategico centrale per mantenere la continuità nella produzione e alimentare le spedizioni in modo organico. L’organizzazione degli spazi – magazzini, depositi, terzisti, punti vendita, ecc. – è oggi influenzata da metodologie quali il Kanban e la Lean production, approcci ‘snelli’, i cui obiettivi sono flessibilità, tempestività e riduzione degli sprechi. Ottimizzare le scorte è indispensabile per essere più efficienti, per garantire un buon livello di servizio e per diventare più attrattive per i clienti. In quest’ottica, analizziamo come le vendite possono guidare la gestione delle scorte. 

Paola Caspani, Socia e Chief Operation Officer di Saep Informatica, azienda che da 40 anni sviluppa e distribuisce una suite Enterprise Resource Planning (ERP) proprietaria rivolta a imprese manifatturiere e commerciali, è portavoce di questa visione. Caspani, che conosce bene quali sono le potenzialità dei software ERP, spiega come le Piccole e medie imprese (PMI) possano sfruttarlo a proprio favore pianificando il capitale circolante, le scorte e basando le decisioni sui dati reali delle vendite. 

“La fabbrica moderna ha la possibilità di creare un piano di stoccaggio basandosi sul venduto reale e sui consumi effettivi. L’ERP raccoglie tutti i dati provenienti dalle diverse aree aziendali per offrire la completa visione dei flussi: analizzando i dati  storici, è possibile pianificare tanto la produzione quanto la gestione del magazzino, che può essere così organizzato in maniera intelligente”, spiega la COO di Saep Informatica. 

Tener conto della domanda, dei picchi e del mercato globale  

Se le vendite fossero costanti, la pianificazione sarebbe semplice; ma quando non si può conoscere con precisione la domanda, quando esistono picchi stagionali che possono influenzare il mercato, è importante formulare delle proiezioni. In base alla storia dell’azienda e delle vendite, dunque, si possono realizzare simulazioni attendibili grazie all’ERP, che attraverso formule e calcoli complessi restituisce indicazione e suggerimenti che possono poi essere applicati alle scorte. La pianificazione della produzione e del magazzino dovrebbe partire esattamente da qui. 

Si deve poi aggiungere un altro fattore determinante nella pianificazione delle provviste: i tempi di approvvigionamento dei fornitori. “Quando la catena è corta, la pianificazione può anche essere meno precisa, perché si può dialogare velocemente con il fornitore, coordinandosi nel momento del bisogno”, spiega Caspani. Ma se la filiera è lunga, allora la pianificazione è decisiva. Come quantificare le scorte? “Con le nostre soluzioni si possono gestire attraverso formule dedicate, che estraggono e analizzano i dati contenuti nell’ERP”. 

La gestione delle scorte, in relazione alla crescente complessità delle Supply chain e al mercato globale, è oggi un tema urgente per le imprese. Lo scenario è cambiato radicalmente: la COO di Saep Informatica ricorda come negli Anni 90 le PMI operavano prevalentemente sul mercato europeo,  dove si poteva pianificare la logistica in maniera super efficiente. “Un nostro importante cliente aveva stipulato contratti per ricevere i materiali destinati alle linee produttive due volte al giorno – al mattino e al pomeriggio – con ordini tassativi di ingresso”. Si trattava di un’azienda dell’Automotive che era riuscita a organizzare gli approvvigionamenti con una grande precisione.   

“Un’organizzazione così puntuale è oggi difficile da attuare”, chiarisce Caspani, poiché – come detto – la catena di fornitura è spesso più lunga ed è quindi necessario pianificare con largo anticipo e disporre di un magazzino efficiente. “Nel mercato globale, gli approvvigionamenti si fanno più dilatati nel tempo e le consegne meno frequenti: la cadenza è mensile e non giornaliera. Si devono gestire container su navi, fare dogana, serve quindi strutturare la logistica su queste sfide”, è il suo consiglio. Che un cambio di mentalità sia necessario lo rivelano anche gli eventi  recenti: le aziende che hanno puntato sull’efficienza di magazzino e hanno stoccato scorte sufficienti, ma congrue, hanno resistito meglio alla crisi generata dallo stop di arrivi dai mercati asiatici. Oggi assistiamo a una carenza di materie prime che deve essere affrontata per non perdere opportunità preziose: si deve fare stock. 

Serve quindi impostare strategie che tengano conto anche di una crescente instabilità e incertezza. Ora le aziende hanno a disposizione un’ampia disponibilità informativa, sulla quale basare il decision making: “Si possono stimare le scorte di magazzino analizzando scenari in base alla posizione geografica dei fornitori oppure rispetto ai fabbisogni produttivi basati sulle ipotesi di vendita”, commenta Caspani. L’obiettivo deve essere quello di assicurare internamente un livello minimo di scorte per assicurarsi che la domanda possa essere sempre soddisfatta. 

L’uso delle tecnologie per la pianificazione del magazzino e l’uso di dispositivi mobile 

L’ERP, attraverso l’integrazione con i sistemi di Material Requirements Planning (MRP) e con il supporto del Warehouse Management System (WMS), monitora i materiali in ingresso, decide su quali magazzini inviarli e su quali ubicazione allocarli. È il WMS che controlla la movimentazione delle merci, offrendo report puntuali su scorte e indici: è responsabile anche dell’ottimizzazione dei percorsi di magazzino e della posizione dei prodotti, riducendo inefficienze e sprechi attraverso la gestione delle scadenze.  

“Il WMS consente di strutturare i processi di magazzino: se le consegne sono frequenti, con i camion che arrivano regolarmente in azienda, si possono indirizzare i materiali urgenti direttamente alle linee produttive, alimentare un polmone utile alla produzione e inviare il restante materiale a stock. L’introduzione dell’uso di tablet e dispositivi mobile consente ancora maggior efficienza nel condurre le missioni”, illustra la COO di Saep Informatica.  

La gestione delle scorte ha poi impatti concreti anche sulle vendite: per esempio è il caso delle aziende che lavorano con la grande distribuzione che è più severa sui termini di fornitura e bisogna assicurare un approvvigionamento costante per non incorrere in penali. “L’ERP in questo caso permette di pianificare delle ‘riserve’ per i clienti principali, cui viene assegnata una priorità, e per  i quali si può prenotare uno stock adeguato di prodotti per essere certi di assicurare le consegne”, spiega Caspani.  

L’ERP, dunque, si conferma come lo strumento necessario per le aziende che vogliono rimanere competitive, prudenti e allo stesso tempo proattive: per quanto sia difficile prevedere il mercato e i suoi mutamenti, la tecnologia oggi offre strumenti dedicati per contenere l’incertezza, pianificare con efficacia e mantenere l’organizzazione agile e flessibile.