Gli interventi coordinati e continui per migliorare l’organizzazione

La ricerca di livelli di efficienza sempre più elevati, garantendo al contempo gli standard di efficacia e qualità dei servizi, è la direttrice che tradizionalmente ha sostenuto le scelte di progettazione organizzativa dell’amministrazione in termini di sviluppo e ottimizzazione delle funzioni di coordinamento e traversali. L’esperienza dell’ultimo quinquennio mostra un incremento di efficienza derivante dall’applicazione di soluzioni organizzative quali: l’introduzione di un Chief Operating Officer (COO) a presidio delle strutture organizzative preposte ai processi di Back office (Operations); la previsione di ambiti di coordinamento per l’integrazione di aree di lavoro omogenee e il complessivo ridisegno delle strutture di ‘line’, deputate
all’erogazione dei servizi alla persona, all’impresa e al territorio, secondo logiche per ambiti di intervento – anche su base territoriale – che superano la precedente configurazione strutturale verticale ‘a canne d’organo’.

Il perseguimento dell’efficienza è stato realizzato anche attraverso forme di flessibilità lavorativa. Fin dal 2014, infatti, il Comune di Milano ha sperimentato il lavoro agile, resosi poi, con l’insorgere dell’emergenza sanitaria, una modalità ordinaria per oltre la metà dei dipendenti (oltre 6mila persone). Con l’adozione del Piano organizzativo del lavoro agile (Pola) il 25 maggio 2021, l’amministrazione ha delineato lo Smart working come uno strumento di semplificazione e innovazione.

Un approccio integrato tra i diversi livelli istituzionali

Perché l’organizzazione possa affrontare il cambiamento in un’ottica trasformativa, sono stati identificati per il triennio 2021-23 alcuni ‘cantieri di lavoro’, quali la mappatura delle attività lavorabili da remoto, l’individuazione di spazi di lavoro alternativi all’Home working, il piano di comunicazione e gli strumenti per la formazione di smart worker, la digitalizzazione dei processi e l’innovazione tecnologica.

Sostenibilità e digitalizzazione sono contestualmente le sfide che il Piano nazionale di ripresa e resilienza (Pnrr) ha lanciato alla Pa. Il Comune di Milano, già prima dell’emergenza sanitaria, aveva digitalizzato gran parte dei processi: è stato introdotto il Fascicolo del cittadino che consente a persone e imprese l’accesso a dati e servizi in modalità digitale. In pieno lockdown, l’amministrazione ha potenziato il sistema di virtual desktop per lo svolgimento del lavoro da remoto.

L’attualizzazione di interventi di innovazione richiama fortemente il tema del cambiamento e della necessità di un approccio integrato tra i diversi livelli istituzionali e organizzativi. L’innovazione non può che essere il risultato di un lavoro di co-creazione del cambiamento che contempli politiche di reclutamento, job crafting, Age management, reskilling, retention dei talenti, in un’ottica di sviluppo. Si tratta di una sfida aperta e al contempo di un’occasione per fare spazio a nuove opportunità rompendo stereotipi e costruendo nuovi paradigmi più sostenibili dei precedenti.