HR Digital Workplace, l’evoluzione digitale delle Risorse Umane

Quello delle Risorse Umane è uno dei dipartimenti più oberati di un’azienda. Per questo motivo, poter contare su un ufficio full digital significa snellire i processi, ottimizzare le attività, automatizzare le operazioni di routine, restituire tempo prezioso alle risorse, lavorare in ottica green e, in questo periodo di home working, riuscire a dirigere tutte le attività anche da remoto.

Ciò che serve è un HR Digital Workplace, un insieme di tecnologie applicative in grado di digitalizzare la gestione delle Risorse Umane in maniera semplice, affidabile e a norma. L’approccio full digital è un’opportunità che ogni reparto HR dovrebbe cogliere.

In soli tre giorni, in Siav abbiamo potuto attivare lo Smart working con accesso da remoto per tutto l’ufficio Risorse Umane, grazie al fatto che stavamo già operando con documenti e processi digitali: un approccio paperless, eliminando completamente il cartaceo, ci ha quindi consentito di dare spazio alle idee e valorizzare le persone, dedicando il tempo risparmiato ad attività che sviluppino il business di domani. Per noi, oltre a rappresentare il core business, è un atto concreto di responsabilità sociale d’impresa per un futuro più sostenibile

I sei step da seguire per la trasformazione

Sei sono i passi da seguire per la trasformazione dell’HR Digital Workplace Per prima cosa serve creare documenti nativamente digitali: partendo da un template predefinito – per esempio disponibile tramite ADD In di Microsoft Office o da import automatico da gestionale – è possibile creare direttamente dei documenti digitali. In questo modo curriculum, moduli, contratti di assunzione, richieste formali e qualsiasi documento chiave nella gestione amministrativa delle Risorse Umane può nascere digitalmente.

Poi c’è il tema dell’approvazione interna documenti e sottoscrizione digitale. I software di gestione documentale garantiscono il controllo di versioni diverse di documenti e con gli applicativi appositi è possibile apporre la firma grafometrica con un conseguente snellimento dei flussi approvativi. La firma grafometrica rappresenta, infatti, uno strumento potente di ottimizzazione operativa, tanto più per organizzazioni caratterizzate da turnover elevati e strutturate su molteplici sedi dislocate sul territorio.

Garantire un’archiviazione dei documenti conforme alla normativa all’interno di una piattaforma documentale sicura è un altro tassello essenziale per comporre il puzzle delle HR paperless. In particolare, Siav dispone di un Osservatorio Normativo interno che traduce le novità normative in nuove funzioni dei prodotti e dei progetti, mettendo a disposizione in un archivio un’enorme mole di contenuti che permettono di rintracciare in tempo reale qualsiasi modulo o informazione.

I software di gestione documentale, inoltre, abilitano la condivisione delle informazioni tra HR e lavoratori, permettendo di ricostruire in modo agevole e digitale l’organigramma aziendale, attribuendo a ogni singolo collaboratore le adeguate visibilità. Condivisione e collaborazione, infatti, oltre a essere capisaldi di una sana cultura aziendale, sono fondamentali per migliorare le prassi operative dei dipendenti e, di conseguenza, i risultati aziendali.

Il servizio in outsourcing di dematerializzazione della documentazione storica in formato cartaceo, con archiviazione in repository digitale, permette di ottenere un archivio unico e completo a cui poter accedere per rilevare immediatamente le informazioni utili e, se necessario, conoscere immediatamente la posizione fisica di ogni singolo fascicolo archiviato per reperire i documenti originali.

La conservazione digitale del fascicolo dipendente e il rispetto della normativa in materia sono garantite dall’abbinata delle consulenze archivistiche con il servizio di conservazione digitale in outsourcing. In aggiunta, il servizio di Disaster Recovery completa il quadro delle garanzie di sicurezza di gestione delle informazioni e dei documenti, assicurando il reperimento delle informazioni anche in caso di situazioni estreme e garantendo sempre la massima continuità operativa.

 

* Elisa Masetto è Human Resources Manager di Siav