La comunicazione efficace per tutti (soprattutto per i manager)

La capacità di comunicare in modo efficace è una competenza chiave per promuovere la crescita delle persone in azienda. Affinare l’arte di trasmettere contenuti con uno stile accattivante contribuisce ad affrontare i problemi con uno sguardo poliedrico e permette di assumere un atteggiamento proattivo alle diverse sfide professionali, rafforzando la capacità delle persone di mettersi continuamente in gioco di fronte a differenti interlocutori, in una prospettiva di costante esercizio e autoanalisi.

A cristallizzare questo scenario è Chiara Alzati, Public Speaking Trainer ed esperta di formazione in comunicazione efficace, creatrice dell’innovativo Metodo Parlare Chiaro e autrice di cinque libri, tra cui, Parlare chiaro in azienda – Manuale pratico di public speaking per CEO, Direttori Formazione ed HR Manager (edito da Autori d’Impresa), uscito il 21 ottobre 2022, che oltre a offrire consigli pratici, approfondisce le questioni comunicative anche alla luce delle sfide poste dallo Smart working.

L’esperta spiega a Parole di Management l’importanza di ricorrere a tecniche mirate per veicolare un messaggio in modo chiaro: “È una skill imprescindibile per chiunque lavori in un’azienda, a tutti i livelli. Pensiamo, per esempio, ai casi più delicati come quello nel quale i Responsabili delle Risorse Umane devono comunicare un licenziamento; o a quelli che coinvolgono qualsiasi manager che, in una riunione online, devono riuscire a far passare messaggi chiari a un vasto gruppo di persone”. Secondo Alzati, a tutte queste figure (ma non solo) serve avere nel proprio bagaglio culturale le tecniche di comunicazione efficace e di public speaking: “Averle è un vantaggio importante, che consente di ottenere una maggiore resilienza, intesa come capacità di improvvisare e gestire in modo creativo gli imprevisti”.

Le regole d’oro per una comunicazione efficace: essere empatici

Ma, in generale, quali sono le regole d’oro che un manager, per esempio dell’area HR, deve seguire per comunicare al meglio? Un elemento fondamentale – vale per chi opera nelle Risorse Umane, ma in generale per tutti i manager – è la capacità di parlare per gli altri, ovvero di essere empatici: “Quando comunichiamo, vediamo la realtà con un nostro filtro, che tendiamo a proiettare anche sugli interlocutori, dando per scontato che chi ci parla veda le cose come le vediamo noi. In realtà non è così”. Per questo, precisa Alzati, è fondamentale che il manager, prima di tutto, sia consapevole dei filtri interpretativi che da sé proietta sulla realtà e poi riesca a mettersi nei panni degli altri, comprendendo il punto di vista di chi, magari, ha un’età anagrafica diversa dalla sua o semplicemente possiede un modo diverso di manifestare la sua sfera emotiva”.

In particolare, secondo l’esperta, l’atteggiamento più efficace da adottare è quello basato sulla comprensione e sull’accoglienza della diversità dell’altro: “Bisogna far passare il messaggio che ognuno ha le sue peculiarità, in modo analogo a quanto avviene nei comportamenti che assumiamo nella nostra vita privata. L’azienda deve considerare l’individualità delle persone come un’immensa ricchezza e puntare su un approccio che ponga al centro l’ascolto attivo delle diverse esigenze”. La comprensione è, infatti, alla base dello sviluppo dell’organizzazione: “Altrimenti la comunicazione si riduce a una lotta dei diversi ego delle persone, e ciò è altamente controproducente e può portare anche alla perdita di talenti”, ragiona Alzati.

Un altro fattore chiave per una comunicazione efficace è la capacità di mantenere sempre il timone nel momento in cui si tiene un discorso: “Per evitare che le riunioni siano inconcludenti è importante che il manager sia il centro nevralgico della comunicazione, che guidi passo dopo passo, in modo fermo e allo stesso tempo empatico, le persone verso gli obiettivi prefissati entro il timing stabilito”, argomenta l’esperta. Alla capacità di guida devono poi aggiungersi anche la chiarezza nell’esposizione dei contenuti e la competenza di rispondere in modo rapido agli imprevisti: “Da questo punto di vista, una tecnica importante che insegno è l’improvvisazione, che procede secondo lo schema ‘Prep’, ovvero point-reason-example-point”. Un esempio permette di chiarire il modello: “Se una persona si trova, senza preavviso, a dover tenere un discorso in un meeting, la prima cosa da fare è esprimere il proprio punto di vista, spiegarne le ragioni, fare esempi e infine chiudere il cerchio ribadendo la propria posizione. Questa è una tecnica semplicissima che consiglio a chi deve rispondere in modo efficace a situazioni di elevato stress”. 

Parlare in modo efficace nell’era dello Smart working

La comunicazione deve poi tenere in considerazione il particolare momento storico che stiamo vivendo e che fa da contesto alle aziende. Su questo aspetto, ampiamente affrontato nel suo libro Parlare chiaro in azienda, Alzati dice: “In questo nuovo scenario a cambiare sono gli strumenti con cui comunichiamo. Nella fase di recruiting, per esempio, può risultare particolarmente efficace realizzare delle pillole video, da veicolare sul web, in cui gli Ambassador parlano dell’azienda e dell’esperienza che un nuovo assunto potrebbe fare una volta diventato parte del team”.

Un altro punto chiave approfondito nel libro è la capacità di essere empatici e coerenti anche nella comunicazione via mail o via chat, in cui non si dispone di strumenti aggiuntivi come il tono della voce o lo sguardo. Oltre all’empatia, quando si parla di comunicazione efficace, non bisogna trascurare l’inclusività: “È fondamentale riuscire a comunicare facendo sentire tutte le persone coinvolte, senza fare distinzioni né di sesso, né di ruolo, né di religione”.

Nel libro Alzati riassume poi tre importanti lezioni apprese nel corso della sua lunga esperienza professionale, in particolare, per quanto riguarda il rapporto con i collaboratori: essere precisi nella comunicazione quando si conferisce un incarico; dare chiarimenti e ripetere concetti più volte per permettere alle persone di assimilarli e fare al meglio il loro lavoro; organizzare riunioni periodiche con il proprio team per monitorare i risultati raggiunti. Tutti questi punti devono trovare una sintesi efficace nella figura del manager: “Il leader deve avere la capacità di guidare le persone superando i propri limiti e quelli altrui legati all’emotività, ai bisogni e all’ego. Il tutto nel rispetto degli obiettivi e dei valori aziendali”.

Parlar bene è una skill che tutti possono apprendere

Nella visione di Alzati, dunque, padroneggiare con maestria l’uso delle parole, mettendole al servizio dei messaggi che vogliamo trasmettere, è una skill che può realmente fare la differenza per realizzare una comunicazione di successo. L’aspetto molto incoraggiante è che si tratta di competenze non innate, appannaggio di pochi fortunati, ma di abilità che possono essere apprese da chiunque, senza alcuna distinzione, a patto, però, che si proceda con metodo e applicazione.

A tal proposito, l’esperta ha messo a punto il Metodo Parlare Chiaro che si struttura in tre fasi: strategia, preparazione, allenamento. “In primis bisogna identificare l’obiettivo da raggiungere, poi è opportuno creare il discorso cercando di capire come mettersi nei panni del pubblico che ascolterà, valutandone le paure e le possibili resistenze, inoltre è fondamentale dare una precisa struttura al proprio discorso, e infine è necessario fare pratica, con costanti feedback precisi e costruttivi per migliorarsi. Solo adottando questa prospettiva proattiva di continua autoanalisi, si può infatti realmente rendere l’uso della parola uno strumento al servizio del successo professionale.”, dice Alzati.

A questi elementi, il libro Parlare chiaro in azienda affianca tutte le strategie di public speaking e di comunicazione efficace per comunicare meglio dentro e fuori l’azienda, sempre applicando il Metodo Parlare Chiaro, le cui caratteristiche sono la semplicità, la replicabilità (una volta imparato sarà difficile dimenticarlo) e la flessibilità. Tale Metodo si adatta infatti a tutte le funzioni aziendali (dagli apprendisti ai C-Level).