La digitalizzazione dei processi per il futuro dello Smart working

La pandemia da Covid-19 ha stravolto, tra gli altri aspetti, anche il mondo del lavoro. Arket è un’azienda di software e consulenza per la digitalizzazione dei processi aziendali: più di 20 anni di esperienza alle spalle hanno fatto sì che non arrivasse impreparata all’emergenza e alla gestione dello Smart working. “Da sempre il nostro obiettivo è la semplificazione, da raggiungersi attraverso la digitalizzazione dei processi”, spiega Paolo Grotto, Socio Amministratore e Direttore Commerciale di Arket.

Infatti, l’azienda accompagna le organizzazioni in un processo quotidiano di trasformazione digitale del lavoro, proponendo le soluzioni e gli strumenti che meglio possono adattarsi al modo di essere e di operare dell’impresa, aiutandola a raggiungere con il minimo sforzo gli obiettivi prefissati. D’altra parte, le attività più ripetitive, quelle su cui vanno ad agire gli strumenti tecnologici messi a disposizione da Arket, non hanno valore aggiunto: automatizzando questi aspetti, si libera tempo per le persone, per concentrasi sul “vero lavoro”, come lo definisce Grotto.

Alcuni esempi sono quelli del data entry, del riscontro degli ordini e delle fatture, del caricamento degli articoli degli ordini: automatizzare simili attività da un lato ottimizza le azioni, dall’altro minimizza il margine di errore. A differenza di quanto si potrebbe pensare, ciò non fa perdere posti di lavoro; al contrario, ne alza il livello qualitativo, permettendo un processo di maturazione professionale più gratificante all’interno dell’azienda. Secondo Grotto, però, alcune imprese faticano a comprenderlo e ciò fa sì che il livello di produttività dei lavoratori italiani sia tra i più bassi in Europa, nonostante un numero maggiore di ore lavorate, rispetto alla media internazionale.

Le sfide dello Smart working

Molte aziende hanno visto diminuire il carico di lavoro durante la pandemia: è questo – secondo gli esperti – il momento per investire tempo nella formazione, in attesa della ripartenza. Le imprese più avanti nel processo di digitalizzazione, infatti, hanno subito decisamente meno il contraccolpo: il passaggio allo Smart working è stato rapido e indolore.

Dopo un anno, nessuno dovrebbe farsi più cogliere di sorpresa. Le sfide dovrebbero essere, d’ora in poi, altre e più ‘alte’, come la costruzione dello spirito di squadra anche a distanza, il lavoro organizzato per obiettivi e non temporalmente. Certamente, fare tutto questo da casa implica la necessità che essa stessa diventi (anche) un ambiente di lavoro confortevole, con strumenti idonei dal punto di vista materiale e digitale.

Come osserva Paolo Grotto, “non è possibile immaginare dipendenti che lavorino da casa o in forma ibrida, trasportando ogni volta con sé raccoglitori pieni di documenti cartacei”. È questa la prima, grande sfida che inficia la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo: lo scopo non è far diventare tutti ‘nomadi digitali’, ma permettere a ciascuno di avere sempre a portata di mano, da qualsiasi posto si lavori, tutto ciò che serve.

Questo permette anche, in prospettiva futura, di operare una distinzione sulla base della condizione personale del singolo lavoratore. Come segnala Grotto, non si può dare per scontato che tutti siano in grado da lavorare da remoto, fatte salve le condizioni emergenziali che stiamo attraversando. Non sono solo le mansioni, ma anche le caratteristiche personali a essere determinanti per stabilire chi possa lavorare da casa e chi no. C’è chi è meno propenso al lavoro per obiettivi, chi fatica con la tecnologia, chi condivide un’unica stanza della casa come luogo di lavoro con più di un familiare, magari anche con i figli impegnati nella didattica a distanza.

“Lo strumento, da solo, non basta”, spiega il Direttore Commerciale di Arket: “Sono due le condizioni necessarie allo sviluppo sul medio e lungo periodo dello Smart working, cioè l’organizzazione aziendale e l’environment”. Non importa, dunque, quale sia il luogo di lavoro: la seconda casa al mare, il garage riadattato, il loft in città o l’ufficio più tradizionale devono tenere conto delle due condizioni citate e delle condizioni personali del singolo. È questa la formula vincente per il lavoro efficiente e produttivo.

Personalizzare e differenziare il modello di lavoro

Questa prospettiva ci permette di non considerare più il lavoro a distanza solo come un beneficio di welfare, ma come una possibilità concreta di vantaggio competitivo per le imprese, obiettivo evidenziato anche dalla normativa che regola il lavoro agile (Legge 81 del 2017). Lo Smart working può diventare così anche un banco di prova per misurare l’effettiva produttività dei singoli, messi alla prova da un contesto più sfidante come il lavoro per obiettivi. Non a caso, secondo Grotto, “il lavoro da remoto non ha funzionato nella Pubblica amministrazione, contesto nel quale abbiamo visto dilatarsi i tempi di attesa per una pratica, segnale inequivocabile che qualcosa, per i dipendenti, non ha funzionato”.

Purtroppo, i fallimenti sono stati numerosi, in tal senso: anche molte aziende private hanno subito un calo della produttività. Questo non è imputabile al modello di lavoro in Smart working, ma al fatto che queste organizzazioni, ancor più dei propri dipendenti, sono state colte impreparate all’arrivo dell’emergenza. Ciò ha contribuito a creare in molti imprenditori e manager il pregiudizio sull’inefficienza del metodo.

La via da percorrere, affinché gli sforzi messi in atto non vadano persi e non prevalga un giudizio negativo sul lavoro a distanza, è quella della personalizzazione e differenziazione. Nessuna misura organizzativa, infatti, può prescindere dalla maturità del singolo dipendente e da una valutazione seria e attenta delle sue condizioni

Chiara Pazzaglia

Bolognese, giornalista dal 2012, Chiara Pazzaglia ha sempre fatto della scrittura un mestiere. Laureata in Filosofia con il massimo dei voti all’Alma Mater Studiorum – Università degli Studi di Bologna, Baccelliera presso l’Università San Tommaso D’Aquino di Roma, ha all’attivo numerosi master e corsi di specializzazione, tra cui quello in Fundraising conseguito a Forlì e quello in Leadership femminile al Pontificio Ateneo Regina Apostolorum. Corrispondente per Bologna del quotidiano Avvenire, ricopre il ruolo di addetta stampa presso le Acli provinciali di Bologna, ente di Terzo Settore in cui riveste anche incarichi associativi. Ha pubblicato due libri per la casa editrice Franco Angeli, sul tema delle migrazioni e della sociologia del lavoro. Collabora con diverse testate nazionali, per cui si occupa specialmente di economia, di welfare, di lavoro e di politica.