La formazione nell’emergenza: il digitale a supporto dei dipendenti

Durante il lockdown molte aziende hanno gestito i piani formativi in remoto, grazie alle tecnologie digitali.

Venerdì 6 marzo 2020. Era una situazione surreale. Nella fattispecie abbiamo appreso che, allo scopo di contrastare e contenere la diffusione del coronavirus, sono sospesi i corsi professionali e le attività formative svolte da enti pubblici e soggetti privati. Inoltre, era entrato in vigore il divieto di assembramento. E allora, che facciamo?

Il primo impatto è stato forte: controllare le aule, i documenti, le scrivanie. Ognuno ha preso il suo Pc portatile e il cellulare aziendale. Abbiamo predisposto le cartelle condivise per lo scambio di documenti e informazioni perché, da subito, l’intenzione è stata quella di rimanere vicini alle persone attraverso l’attività. Abbiamo chiuso le sale, l’aula magna, gli spazi per le riunioni. Un saluto da lontano, con la mano e poi ognuno a casa propria.

Da lunedì 9 marzo 2020 ci siamo trovati costretti nella nostra abitazione dall’emergenza, abbiamo dovuto affrontare una situazione completamente nuova e destabilizzante. L’azienda ha garantito la nostra sicurezza, pur mantenendo la continuità lavorativa, attraverso l’accelerazione dello Smart working. Pertanto, siamo passati da un progetto in itinere, graduale, organizzato e implementato attraverso varie fasi – che avrebbero contribuito al percorso di Change management che caratterizza l’introduzione di uno strumento di questo tipo – a una situazione in cui quasi 500 persone, contemporaneamente, hanno iniziato a lavorare da casa propria, con tutte le difficoltà del caso.

In tutto questo, è da tenere presente che l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato italiano è una Spa, con azionista unico il Ministero dell’Economia e delle Finanze. La nostra mission ci vede al servizio del cittadino e della Pubblica amministrazione, come referenti della tutela degli interessi primari dello Stato-comunità attraverso prodotti, servizi e progettualità a elevato valore intrinseco in termini di garanzia di sicurezza, tutela della salute, anticontraffazione e tracciabilità. Inoltre, siamo riconosciuti come efficace strumento operativo a supporto delle amministrazioni, anche nell’impegno per l’innovazione e la digitalizzazione dei processi interni e dei servizi erogati.

Queste caratteristiche ci impediscono l’utilizzo di alcune tecnologie e strumenti ritenuti potenzialmente pericolosi per la sicurezza dei sistemi. Pertanto, nelle fasi progettuali delle attività formative – e non solo – ci confronteremo sempre con tali vincoli. Porre l’attenzione sulla sicurezza delle informazioni in questo contesto sarà quanto mai di vitale importanza. Questa situazione e le motivazioni spiegate hanno confermato la necessità di modificare ancora più velocemente e radicalmente il modo di concepire ed erogare la formazione, al fine di renderla uno strumento strategico adatto alla nuova realtà.

Un viaggio nella conoscenza

Trascorsi i primi giorni, abbiamo sentito la necessità di arrivare nelle case di tutti e tra i colleghi che stanno lavorando in prima linea, in produzione e non solo. La nostra macchina non si è fermata e il senso di responsabilità e appartenenza ci hanno guidati nella proposta di alcune iniziative.

La prima, chiamata Un viaggio nella conoscenza, ha visto l’introduzione di due rubriche per condividere pillole formative, per accrescere le competenze e gli stimoli di tutti: #ticonsigliamo (una rubrica di consigli, meeting, webinar, maratone online, formazione continua e corsi per i cittadini disponibili nel Web) e #inspirationaltime (che propone video emozionali per invitare, ogni settimana, a riflettere su un diverso tema o comportamento organizzativo).

L’obiettivo era di creare una rete di condivisione della conoscenza per fornire nuovi stimoli e generare curiosità, sfruttando in positivo le criticità grazie agli strumenti e alle nuove modalità di comunicazione che il mondo digitale ci mette a disposizione. Per tali motivi il progetto resterà in vita fino a data da destinarsi e verrà arricchito di contenuti e di proposte formative.

La seconda iniziativa ha riguardato una serie di webinar, erogati in videoconferenza, il cui scopo è diffondere alcune buone pratiche relative al lavoro a distanza, nonché approfondire l’utilizzo di alcuni strumenti di connessione, ma soprattutto abbiamo avuto la possibilità di raccogliere una prima percezione da parte dei colleghi relativamente alla situazione in atto e facendo emergere gli aspetti salienti per la progettazione futura della formazione aziendale.

Infatti, in base a quanto raccolto da questo primo campione di impiegati in Smart working, le persone preferiscono fruire della formazione attraverso la videoconferenza, piuttosto che effettuare i corsi in modalità elearning. Questo perché la presenza del docente e l’interazione danno la percezione ai colleghi di sentirsi più vicini e permettono un confronto più stimolante e immediato. È da considerare però, che dovendo gestire numeri importanti, le strutture che si occupano di formazione aziendale dovranno immaginare anche contenuti e micro pillole da diffondere su tutta la popolazione, al fine di raggiungere nel minor tempo possibile la totalità della platea.

Le pillole formative sono, infatti, estremamente utili nell’ottica di una formazione permanente; consentono al discente di scegliere modi e tempi per la fruizione e rappresentano una soluzione agli spostamenti fisici. Inoltre, nell’ambito dell’autoapprendimento, stimolano ad approfondire tematiche di interesse o già trattate in precedenza.

Domitilla Tringali

Domitilla Tringali, classe 1984, è Learning and Development Manager. Dal 2010 lavora presso l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato italiano, assistendo alla sua evoluzione più profonda. Oggi l’azienda sta, infatti, costruendo i nuovi modelli di sviluppo e leadership e portando avanti i lavori per la costituzione di un’academy interna. Si è laureata alla Luiss Guido Carli in Management d’Impresa e successivamente, spinta dalla passione per lo studio del cervello umano, ha seguito un Master in Scienze Comportamentali e Amministrazioni, proposto dalla stessa università in collaborazione con la Sna.