La gestione intelligente delle note spese di IBSA

La nota spese è un documento indispensabile per un corretto rimborso delle spese di trasferta e dei dipendenti. Per crearla esistono diverse possibilità: si possono usare carta e penna, far ricorso ai tradizionali fogli di calcolo digitali come Microsoft Excel oppure è possibile affidarsi a un software apposito. La prima opzione è il sistema meno conveniente perché richiede molto tempo sia per la compilazione e l’invio della documentazione cartacea fiscale da parte del lavoratore sia per la revisione e archiviazione da parte dell’azienda. Senza contare che il rischio di errori e imprecisioni è molto alto.

Lo testimonia Giuseppe Bungaro, Head of Information Technology di IBSA Institut Biochimique SA, azienda farmaceutica internazionale: “Fino a due anni fa i processi di inserimento delle nostre note spese erano totalmente manuali: gli scontrini cartacei provenienti dal personale sparso su vari Paesi ‘viaggiavano’ tramite pacchi verso la sede centrale. Poi, una volta al mese, un addetto li processava e registrava tutti su un foglio Excel, impiegando tre o quattro giorni. E un’altra persona ancora si occupava del processo legato alle carte di credito”.

L’headquarter di IBSA è in Svizzera, a Lugano. L’azienda ha 20 filiali commerciali in Europa, Cina e Stati Uniti e un totale di 2mila dipendenti, di cui circa 650 in Italia. La produzione dei farmaci avviene in Svizzera, Italia e Cina. “Eravamo alla ricerca di una soluzione per efficientare i processi di inserimento delle note spese; essendo una società farmaceutica con una presenza diffusa sul territorio – anche grazie agli informatori scientifici – avevamo una grande mole di scontrini da processare”, specifica Bungaro.

L’obiettivo di IBSA era quello di ottimizzare il processo legato alle note spese puntando in particolare sull’employee experience offerta da SAP Concur (la soluzione in cloud best-of-breed per lo spending) con il supporto di Altea People (società di Altea Federation focalizzata sulla Human Resources Digital Transformation). Gli obiettivi del progetto erano migliorare il controllo delle note spese, semplificarne il processo di inserimento e darne visibilità ai responsabili e all’amministrazione. La soluzione scelta è un’App che funziona con la stessa esperienza delle app di uso quotidiano, in modo da avvicinare l’esperienza dei collaboratori a quella vissuta quotidianamente nelle vesti di consumatori.

Dagli scontrini cartacei al processo digitalizzato

Come funziona in concreto la soluzione implementata? Le persone fotografano lo scontrino attraverso l’apposita funzione dell’App, che individua l’importo totale in automatico tramite la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (Ocr). La spesa è così inserita in tempo reale all’interno del sistema aziendale. “Per noi è stato un cambiamento enorme: in particolare le persone che viaggiano frequentemente ne sono entusiaste per via del risparmio di tempo e dell’immediatezza d’uso”, racconta Bungaro, specificando che l’evoluzione di processo è stata quantitativa e qualitativa. “L’esperienza lavorativa è migliorata anche dal punto di vista di chi approva le spese, che ha apprezzato in particolar modo l’ulteriore servizio che permette di contabilizzare in automatico l’utilizzo della carta di credito aziendale”.

Tra le altre funzionalità implementate nell’App ci sono: la richiesta delle trasferte, la prenotazione online delle stesse, la consultazione delle proprie spese e il reporting. “Quando abbiamo aderito al progetto, nel 2020, immaginavamo di processare circa 5mila note spese all’anno tra Italia e Svizzera, e siamo in linea con questi obiettivi”, dichiara il manager. Ora l’azienda si è ‘liberata’ anche della carta e delle spedizioni relative alle vecchie note spese. “Poiché siamo in un periodo di espansione commerciale e stiamo ampliando gli stabilimenti produttivi, l’efficientamento dei processi è indispensabile”.

Le filiali commerciali, infatti, non hanno personale amministrativo. E per questo occorre un sistema di gestione delle spese a livello corporate che consenta di dare un servizio adattato alle legislazioni nazionali dei singoli Paesi in Cloud, proprio come l’Intelligent Spending di SAP Concur abilitato da Altea People. Dopo l’adozione di questo sistema in Italia e Svizzera, i prossimi Paesi in cui è prevista l’implementazione sono gli Stati Uniti e a partire dal 2022 Spagna e Austria, in base alle esigenze delle varie filiali IBSA. “L’esigenza di un prodotto adattabile alle singole legislazioni nazionali in ambito burocratico e contabile è uno dei motivi per cui abbiamo scelto Altea People, partner SAP Concur con esperienza non solo in Italia, ma su importanti progetti internazionali”, ha concluso Bungaro.

Elisa Marasca

Elisa Marasca è giornalista professionista e consulente di comunicazione. Laureata in Lettere Moderne all’Università di Pisa, ha conseguito il diploma post lauream presso la Scuola di Giornalismo Massimo Baldini dell’Università Luiss e ha poi ottenuto la laurea magistrale in Storia dell’arte presso l’Università di Urbino.
Nel suo percorso di giornalista si è occupata prevalentemente di temi ambientali, sociali, artistici e di innovazione tecnologica.
Da sempre interessata al mondo della comunicazione digital, ha lavorato anche come addetta stampa e social media manager di organizzazioni pubbliche e private nazionali e internazionali, soprattutto in ambito culturale.