La prospettiva internazionale dello Smart working

La storia di Factorial è un racconto di semplificazione, di riorganizzazione e di digitalizzazione dei processi legati alla gestione delle risorse umane. Grazie a un software all-in-one, infatti, l’azienda permette di avere sotto controllo, da qualsiasi luogo, tutta la situazione gestionale dei dipendenti, in modo da rendere i processi il più possibile automatici e liberare tempo degli HR Manager per dedicarsi a questioni più importanti, come lo sviluppo e la crescita del team o il Talent management. Il tutto condito da una grafica accattivante, prezzi chiari, calcolati a dipendente e facilità di utilizzo.

Un vero ufficio del personale online che nasce – o meglio si sviluppa – per rispondere a un bisogno molto sentito in Spagna, per poi espandersi nel mondo. Sembra infatti incredibile, ma solo nel 2019 la Corte di Giustizia europea, interpretando la Direttiva Ue 89/391/CE sulla sicurezza e salute dei lavoratori, ha imposto agli Stati membri l’obbligo per i datori di lavoro di individuare un “sistema oggettivo” di misurazione e rilevazione delle ore lavorate dai dipendenti (sentenza causa C 55/18). Nella sentenza è stato definito l’obbligo di istituire un sistema che consenta la misurazione della durata dell’orario di lavoro giornaliero svolto da ciascun lavoratore. Tutto aveva avuto origine dalla causa intentata da un sindacato spagnolo nei confronti di un noto istituto di credito che, nonostante il Ccnl, sottoponeva i lavoratori a turni prolungati, senza indennizzare gli straordinari, non esistendo in azienda nemmeno un tradizionale sistema di timbratura fisico.

Factorial nasce proprio per colmare questa lacuna, che era caratteristica di molte aziende del Paese. Ma i dati 2019, analizzati a seguito di questa storica sentenza, non erano confortanti nemmeno per le imprese italiane: secondo una ricerca era emerso che il 60% delle aziende nostrane aveva difficoltà a sapere quanti dipendenti erano attivi in un dato momento e in un dato luogo e il 39% non utilizzava strumenti digitali per rilevare le presenze dei lavoratori, percentuale che saliva al 69% per collaboratori esterni o freelance. Nel caso spagnolo, era stato stimato che il 53% degli straordinari effettuati non venissero registrati e comunicati ai rappresentanti sindacali.

La trasformazione dovuta alla pandemia

Mai avremmo potuto immaginare che, solo un anno dopo, un software per la gestione del personale da remoto sarebbe diventato strumento fondamentale per verificare l’operato a distanza di un numero così elevato di lavoratori. Eppure, il Covid-19 ha reso indispensabile l’utilizzo di un sistema di gestione digitalizzato delle risorse umane. O meglio, un sistema che possa essere utile sia per coloro che si recano regolarmente in ufficio sia per i colleghi che lavorano da casa.

Come osserva Isabella Vecchini, Account manager di Factorial, lo scopo non è quello di controllare che, anche da casa, i dipendenti effettivamente lavorino: questo è più facilmente verificabile dal raggiungimento degli obiettivi produttivi, piuttosto che da una timbratura online. Lo scopo è riuscire a gestire le esigenze delle persone, dai permessi alle trasferte, come se fossero in ufficio e, anzi, aiutarle a non esagerare con il lavoro.

Infatti, come osserva Vecchini, molte aziende che si rivolgono a Factorial hanno proprio la necessità di organizzare meglio il tempo dei dipendenti che lavorano da casa. Molti HR Manager lamentano il fatto che diversi collaboratori, alla luce delle restrizioni dovute al Covid-19, arrivano a dilatare i tempi di lavoro, mantenendo pressoché invariati, però, i livelli di produttività. Tendono, dunque, ad allungare la giornata verso orari serali, procrastinando alcune task, e perdendo così in attenzione ed efficienza.

La separazione tra lavoro e vita privata, invece, non deve venire meno neppure in queste particolari condizioni anche perché, come ipotizza Vecchini, è presto per fare previsioni sul futuro e per dire se lo status quo diventerà permanente. È proprio da una migliore gestione dell’orario che si può arrivare, poi, a sviluppare un vero talent management. Infatti, il software di Factorial permette di tenere traccia dello sviluppo dei dipendenti, per meglio valutarne la performance.

Inoltre, permette di digitalizzare persino l’onboarding: all’interno della stessa Factorial si sta sperimentando questo sistema. Da remoto, naturalmente, i processi legati all’incorporazione dei talenti, all’engagement, al team building appaiono molto più complessi, rispetto all’abitudine consolidata di molte imprese. Eppure, Vecchini fa l’esempio concreto di recenti assunzioni a cui, in tempi pre-Covid-19, era prassi, il primo giorno di lavoro, offrire un caffè di benvenuto con i colleghi. Ora, anche questo momento informale di onboarding è gestito da remoto, con un caffè a distanza.

Meno burocrazia nel futuro dello Smart working

L’orizzonte di Factorial guarda oltre l’Italia, spaziando in una prospettiva europea. Secondo Vecchini, essa non è molto diversa da quella del nostro Paese. Sebbene le leggi nazionali siano molto differenti tra Stati, il comune denominatore è la voglia di aprire la porta allo Smart working, almeno in parte, senza perdere di vista i benefici che offre a livello di work life balance, minimizzando i limiti legati alle difficoltà organizzative e all’indebolimento dei legami di relazione interpersonale.

Difficile immaginare che, quando usciremo dalla pandemia, il ricorso al lavoro da remoto sarà ancora così massiccio, ma è anche difficile aspettarsi una corsa al rientro in ufficio: è più probabile che sussisterà una dimensione ibrida, con uno Smart working solo su alcuni giorni e solo per parte del personale. Questo rende ancora più delicata la gestione delle risorse umane. Digitalizzare i processi che possono essere automatizzati diventa fondamentale, perché i manager possano dedicarsi gli aspetti più organizzativi, relazionali e gestionali.

In particolare, riconoscendo i limiti del lavoro da remoto, Factorial ha introdotto alcuni strumenti dedicati al benessere del dipendente, per mantenere alta la soddisfazione (e, dunque, l’engagement e la produttività) anche dalla distanza. Per progettarli, l’azienda ha somministrato alcuni questionari volti ad indagare le esigenze dei dipendenti in questo senso, notando discrepanze con la visione dei manager. Quando l’emergenza sarà finita, lo stesso strumento potrà rivelarsi utile per il reclutamento e la gestione dei talenti, i quali – specie i più giovani anagraficamente – riconoscono nella possibilità di fruire dello Smart working un valore aggiunto, ma più o meno consapevolmente necessitano comunque di sentirsi parte dell’azienda.

I benefici di welfare, dunque, non saranno più (solo) la classica palestra aziendale o il maggiordomo condiviso, ma potranno essere servizi fruibili anche da remoto, come corsi di lingua o altre attività formative online. La prospettiva futura della gestione del personale, dunque, è sempre più digitale, per dedicare meno tempo alla burocrazia e più attenzione alle persone.

Chiara Pazzaglia

Bolognese, giornalista dal 2012, Chiara Pazzaglia ha sempre fatto della scrittura un mestiere. Laureata in Filosofia con il massimo dei voti all’Alma Mater Studiorum – Università degli Studi di Bologna, Baccelliera presso l’Università San Tommaso D’Aquino di Roma, ha all’attivo numerosi master e corsi di specializzazione, tra cui quello in Fundraising conseguito a Forlì e quello in Leadership femminile al Pontificio Ateneo Regina Apostolorum. Corrispondente per Bologna del quotidiano Avvenire, ricopre il ruolo di addetta stampa presso le Acli provinciali di Bologna, ente di Terzo Settore in cui riveste anche incarichi associativi. Ha pubblicato due libri per la casa editrice Franco Angeli, sul tema delle migrazioni e della sociologia del lavoro. Collabora con diverse testate nazionali, per cui si occupa specialmente di economia, di welfare, di lavoro e di politica.