La rivoluzione degli spazi di lavoro e il nuovo senso dell’ufficio

Sembra passato un secolo. Eppure, era solo ottobre 2019 quando, sulla rivista Persone&Conoscenze, si discuteva dei risultati dell’inchiesta lanciata tra gli HR manager per capire come fosse necessario ripensare gli spazi di lavoro, fisici e digitali. Come la storia ci insegna, i più grandi cambiamenti sono frutto di processi lenti e inesorabili, di anni, oppure di rivoluzioni.

È tale quella che stiamo vivendo: questa emergenza sanitaria inaspettata ci ha travolti con tanta forza da avere compiuto in due mesi una trasformazione radicale. Si dice che “niente sarà più come prima”, ma siamo ancora al punto in cui non sappiamo se augurarci che sia davvero così o no.

Sette mesi fa, solo per il 5% degli intervistati gli spazi digitali erano più importanti di quelli fisici. A questi ultimi, invece, erano dedicati ammirevoli sforzi di rinnovamento, per renderli sempre più a misura di lavoratore. Per alcune aziende costituivano un vero punto di forza, uno di quegli aspetti considerati importanti per l’attraction e la retention dei talenti. Lo stesso welfare aziendale trovava spesso una leva negli spazi fisici: dalle sale relax dal sapore un po’ Nineties alle palestre interne, fino agli open space e alle mense vista collina, questi erano considerati benefit di rilievo.

E ora? Cosa accade nelle aziende, quando l’80% dei dipendenti è costretto al lavoro da casa per mesi e il 35% lo sarà ancora a lungo? Cosa avviene se l’Italia, da ultima in Europa (dato ottobre 2019), si ritrova all’improvviso in testa alle classifiche di uno Smart working che di smart non ha (avuto) proprio nulla?

Quando la casa si trasforma in ufficio

Senz’altro nel lavoro a distanza le tecnologie hanno un ruolo determinante. Senza di esse non si può nemmeno cominciare. Ma la casa, che anche nell’immaginario collettivo è (o dovrebbe essere) il luogo più lontano e mentalmente separato dal lavoro, in questi mesi si è trasformata in ufficio e, spesso, contemporaneamente in aula scolastica.

Questo potrebbe decretare un definitivo de profundis degli spazi di lavoro tradizionali? Improbabile, ma senza dubbio niente sarà più come prima. Abbiamo in qualche modo dimostrato che lavorare da casa si può e difficilmente si tornerà indietro da questa consapevolezza. Certamente è stato più facile per chi, già prima, aveva gli strumenti per lo Smart working, per i pendolari, per coloro che avevano difficoltà a gestire orari di lavoro tradizionali.

Psicologicamente, è difficile immaginarsi un futuro lavorativo che non permetta riunioni in presenza, chiacchiere di fronte alla macchinetta del caffè, condivisione di spazi, screzi e battibecchi sulla temperatura e le correnti d’aria inclusi. Ma dal punto di vista economico questa situazione potrebbe offrire dei vantaggi. In fondo, anche il coworking nasce un po’ dal principio di salvaguardare un certo modus operandi in condivisione, che comprenda aspetti di socialità, ma abbatta i costi di affitti, manutenzioni, utenze, spostamenti.

L’assenza dello spazio di lavoro fisico eviterebbe definitivamente una serie di costi che, per le piccole realtà di impresa, sono ormai insostenibili. Tra i caro-affitti delle città metropolitane e l’aggravio dei costi di gestione degli immobili, probabilmente qualcuno starà facendo una riflessione sul futuro dei propri uffici.

Già prima dell’epidemia, in effetti, la Gig economy e le varie forme di lavoro itinerante, in remoto, online avevano messo un po’ in crisi questa ‘istituzione’. In Italia, però, la Piccola e media impresa, che caratterizza il nostro tessuto economico, è saldamente affezionata alla timbratura del cartellino, sebbene già stigmatizzata nelle pellicole umoristiche Anni 70 e 80.

La dematerializzazione dello spazio fisico che molti lavoratori stanno vivendo, anche quelli delle PMI, probabilmente sta dimostrando a tutti che al tempo passato in ufficio non corrisponde necessariamente il livello di produttività.

Lavoro e tempo libero, il labile confine della socialità

Tuttavia, non mancano anche aspetti negativi. Riunioni, incontri, non sono solo una ‘perdita di tempo’. Oggi lo vediamo scorrere tra i “pronto?”, i “sei connesso?” e le Reti instabili, ma non dobbiamo dimenticare che la frequentazione di persona, tra colleghi (e con i superiori), non è trascurabile né dal punto di vista professionale né da quello sociale.

Parlarsi da dietro uno schermo implica un sovvertimento dei ruoli, degli equilibri costituiti, in cui esprimere la leadership è ben più complicato. Essa, infatti, non si basa solo su un livello contrattuale e un mansionario, ma si esprime in delicate dinamiche in cui c’è molto del carisma e dell’esperienza del singolo.

Non solo: sempre più spesso i colleghi rappresentano anche buona parte della vita sociale di ogni lavoratore. Costruire e mantenere coeso un gruppo a distanza è estremamente complesso. I ruoli di ogni membro del team si delineano e, poi, si cementano con la frequentazione. Saper valorizzare il talento di ognuno, vedendo come si rende complementare con gli altri, è proprio uno dei compiti più complessi del management di una azienda.

Bisogna inoltre evidenziare una significativa questione di genere, che si pone e che non bisogna ignorare. Il 75% dei lavoratori rientrati in ufficio con l’inizio della fase 2 sono maschi. Per la donna e, soprattutto, per la mamma lavoratrice, l’ufficio può essere luogo di auto-affermazione. Certamente il vero Smart working, quello che permette di evitare spostamenti, gestire il proprio tempo in maniera flessibile, essere più produttive e conciliare meglio lavoro e famiglia è una grande conquista.

Ma il lavoro da casa che le donne stanno affrontando, divise tra la cura della famiglia, la didattica online dei figli e le proprie mansioni rischia di veicolare un messaggio sbagliato, ovvero che le donne ambiscano a fare a meno dell’ufficio ma, poi, siano incapaci di tenere le fila della loro vita. Anche dal punto di vista psicologico, il nido rischia di trasformarsi in trappola: ed ecco che l’oppressione del proprio ‘ufficetto’ di due metri per due rischia di sembrare più tollerabile della difficile convivenza domestica.

Evoluzioni e involuzioni, lo spazio di lavoro raccontato dagli HR manager

Alla fine del 2019, come si diceva, Persone&Conoscenze ha anticipato queste riflessioni. Ben lungi anche solo dall’immaginare quello che sarebbe successo, la rivista ha raccontato delle due distinte visioni degli spazi di lavoro. Se per alcuni lo Smart working aveva permesso di salvaguardare risparmi da investire nell’implementazione del digitale, per altri non era possibile prescindere dallo spazio fisico.

La certezza maturata a posteriori riguarda il fatto che, senz’altro, questa emergenza è stata più clemente con chi era già preparato per il telelavoro e, più in generale, con chi aveva un welfare aziendale ben strutturato. Di certo, il tema degli spazi di lavoro è fortemente legato a quello del benessere organizzativo. Solo 50 anni fa (ma sembrano ben di più!) si pensava che il dipendente, per rendere di più, dovesse personalizzare la propria stanzetta, con le foto dei figli e del cane, il vaso di fiori, le cartoline degli amici. Oggi suona un po’ come il detto “se non puoi uscire dal tunnel, arredalo”.

La stessa disposizione degli uffici, le dimensioni, richiamavano immediatamente l’idea di gerarchia aziendale. Il capo aveva sempre un ufficio presidenziale, ai piani alti, in questa metafora di ‘ascesa-ascesi’ che rendeva sempre più ampi e luminosi gli uffici (cioè, i ruoli) a cui ambire.

Subito dopo, è stato stabilito che il dipendente avesse, invece, bisogno di condivisione e di controllo. Si è pensato che l’open space rendesse meglio l’idea di un sistema di lavoro più inclusivo, con un senso diverso del rispetto dei ruoli e degli spazi, dunque anche delle relazioni. Si è arrivati a condividere tutto, quindi a dover far sparire le foto di famiglia da desktop e scrivanie comuni.

Infine, si sono creati spazi appositi per socializzare e costruire la squadra, davanti a un tavolo da ping pong o a una macchinetta del caffè. Adesso c’è da imparare a mantenere le distanze e a lavorare in agio in qualunque situazione. Se, finora, la progettazione degli spazi era delegata più che altro al CEO, all’AD, al Presidente, al massimo al ramo Real Estate per le aziende più grosse, ora difficilmente si potrà prescindere dall’interpellare l’HR manager. Esso ha uno sguardo privilegiato sulle dinamiche di lavoro, di comunicazione, di gestione del tempo e, dunque, è la figura più appropriata per (contribuire a) ripensare nuovi spazi per vecchi obiettivi. La sfida è ardua ma, d’altra parte, la nostra vita è cambiata.

Chiara Pazzaglia

Bolognese, giornalista dal 2012, Chiara Pazzaglia ha sempre fatto della scrittura un mestiere. Laureata in Filosofia con il massimo dei voti all’Alma Mater Studiorum – Università degli Studi di Bologna, Baccelliera presso l’Università San Tommaso D’Aquino di Roma, ha all’attivo numerosi master e corsi di specializzazione, tra cui quello in Fundraising conseguito a Forlì e quello in Leadership femminile al Pontificio Ateneo Regina Apostolorum. Corrispondente per Bologna del quotidiano Avvenire, ricopre il ruolo di addetta stampa presso le Acli provinciali di Bologna, ente di Terzo Settore in cui riveste anche incarichi associativi. Ha pubblicato due libri per la casa editrice Franco Angeli, sul tema delle migrazioni e della sociologia del lavoro. Collabora con diverse testate nazionali, per cui si occupa specialmente di economia, di welfare, di lavoro e di politica.