La tecnologia al servizio del Green pass

La tecnologia digitale aiuta le aziende. E non solo a livello produttivo. Sgravare manager e dipendenti — alleggerendo il peso di azioni quotidiane ripetitive ma necessarie – è uno degli aiuti che possono arrivare dal digital. Soprattutto in un periodo come questo: il Covid, infatti, non ha portato con sé solo modalità di lavoro ibride, ma anche nuove azioni obbligatorie, che prendono tempo e richiedono personale dedicato.

È il caso della lettura del Green pass, che comporta una complicazione della quotidianità aziendale. E può diventare gravosa e scomoda, se non ci si organizza. Ecco dove la tecnologia può aiutare: rendendo tutto più fluido e integrando soluzioni. Soprattutto nel caso delle imprese medie e grandi, che hanno numerosi certificati da verificare e che spesso hanno richieste specifiche (si pensi alle fabbriche che prevedono turni scaglionati, a chi si occupa di logistica con molti collaboratori in mobilità e ai diversi livelli di digitalizzazione. Che il quadro sia molto eterogeneo è chiaro, e lo conferma anche Marco Cavallini, CEO di YouCo, azienda che propone tra gli altri servizi una piattaforma di management della forza lavoro (YouWorkForce) pensata per facilitare esattamente la gestione del personale, attività che oggi deve per forza prevedere anche la parte relativa alla sicurezza degli accessi e alla verifica del Green pass. “Chi ha già dei sistemi di controllo degli ingressi è agevolato, soprattutto quando i dipendenti non sono molti e le sedi da gestire e coordinare sono un numero limitato. Ci sono, invece, realtà che hanno più difficoltà, soprattutto quando il lavoro non è digitalizzato”, specifica Cavallini.

Compito delle aziende di consulenza è dunque, in questo momento, facilitare la quotidianità aziendale post pandemia, offrendo alle aziende anche un’occasione in più: digitalizzare i processi obbligati significa cominciare a impostare strumenti utili poi anche per altre attività. “Proprio come è accaduto con lo Smart working”, è l’esempio che porta Cavallini, che fa notare come lo svolgimento da remoto del lavoro sia stato prevalentemente generato dall’emergenza, diventando poi una realtà sfruttabile anche nella ‘nuova normalità’.

Di conseguenza, per quanto la burocrazia del Green pass non sia ancora del tutto chiara (ci sono dubbi sulle esenzioni vaccinali, sui fornitori stranieri e su altre categorie di collaboratori) le aziende che decidono di facilitare gli ingressi e la lettura del certificato verde possono dunque semplificare un processo, mettendo le basi per una gestione efficiente futura. Anche nel caso delle imprese più analogiche.

Gestire le diverse casistiche nella verifica del Green pass

Al di là delle differenze di dimensione e di impostazione, infatti, le aziende di tutta Italia sono chiamate oggi a dover verificare il Green pass. E se anche la verifica di per sé è veloce, le difficoltà non mancano. Oggettivamente, infatti, la scansione del QrCode richiede del tempo (pochi secondi per ogni persona, ma che si moltiplicano esponenzialmente quando i dipendenti sono numerosi). E, soprattutto, l’esito della verifica impatta molto i processi.

Ogni casistica va infatti tenuta in considerazione, seguita e rispettata. Anche se, come azienda, si decide di procedere con controlli a campione o massivi. “Per le aziende medio-grandi farlo manualmente è un’attività estremamente impegnativa in termini di tempo e risorse. Il controllo massivo è quello più tutelante per avere sempre la visione di quanto accade in azienda. La vera difficoltà è la gestione dell’esito: con lo strumento digitale si riesce facilmente ad avere un quadro chiaro della situazione, ma laddove ci siano anomalie, queste vanno affrontate tempestivamente”, spiega Cavallini. Per esempio, cosa succede con chi ha l’esenzione? Non basta semplicemente selezionare una specifica casella, ma si genera un processo che coinvolge anche figure esterne all’azienda: bisogna infatti, raccogliere la documentazione, creare un fascicolo e inviarlo al medico del lavoro adempiendo a tutti i controlli. “Lo stesso vale per quanto riguarda le visite dei fornitori e dei partner stranieri: la documentazione estera va verificata”.

Ciò che ha rilevato il CEO di YouCo nell’ultimo periodo è la tendenza a scaricare l’App di verifica del Green pass fornita dal Governo, senza tuttavia tenere traccia del lavoro eseguito. “Le norme chiedono invece un processo completo, tracciato e tangibile”, come verbali di accertamento e sanzioni nel caso in cui il collaboratore non abbia una certificazione verde valida. “Sono operazioni complesse da introdurre nel processo aziendale: monitorare tutto, verbalizzare l’attività svolta e tenere a disposizione la documentazione per i controlli è impossibile senza affidarsi a una piattaforma digitale”, è il parere di Cavallini.

L’autolettura è certificata e facilita la procedura

Ogni azienda, in tal senso, può valutare e adottare le soluzioni più idonee rispetto alle proprie esigenze e caratteristiche, prevedendo un nuovo procedimento o implementando e integrando quelli attuali, come nel caso delle imprese che già hanno installato tornelli e sistemi d’accesso in ingresso. Anche nel caso di aziende con uno scenario misto, con persone in mobilità o in Remote working, esistono soluzioni. Quella che sembra adattarsi al meglio a tutte le situazioni è l’autolettura, ancora poco conosciuta.

Un’Applicazione per la scansione del QrCode che si inserisca nel gestionale o nel sistema di accesso aziendale — come per esempio quella proposta da YouCo — rende dunque possibile far eseguire direttamente ai dipendenti questa operazione. “Uno strumento in tal senso risponde anche alle diverse casistiche viste in precedenza, perché si può caricare il certificato medico in base all’esigenza”, illustra Cavallini. “Confrontando i dati con l’anagrafica già presente nel sistema il lavoro diventa più semplice, perché è sufficiente verificare la corrispondenza dei dati certificando la veridicità della dichiarazione”. Lo stesso dispositivo, inoltre, può essere fornito a figure terze, come fornitori o visitatori dell’azienda, che tramite un portale possono registrarsi con i propri dati anagrafici e certificando il Green pass, prima del loro arrivo. “Questa modalità risolve molti problemi per chi lavora in mobilità o per le aziende che presentano contesti ampi, come le realtà con moltissimi accessi in ambienti estesi in cui è difficile o impossibile installare punti fissi di lettura o addetti alla scansione, poiché creerebbero un ingorgo di accesso con conseguenti perdite di tempo e denaro”, conclude Cavallini.

Demandare all’autolettura sembra quindi una strada percorribile, proprio grazie alla verifica automatizzata dei dati, che possono essere verificati proprio grazie alla flessibilità di un sistema che facilita le operazioni non solo nelle contingenze, ma adattandosi ai differenti contesti e fornendo sempre un quadro completo della situazione da monitorare.

Sara Polotti

Sara Polotti è giornalista pubblicista dal 2016, ma scrive dal 2010, quando durante gli anni dell’Università Cattolica del Sacro Cuore (facoltà di Lettere e Filosofia) recensiva mostre ed eventi artistici per piccole testate online. Negli anni si è dedicata alla critica teatrale e fotografica, arrivando poi a occuparsi di contenuti differenti per riviste online e cartacee. Legge moltissimo, ama le serie tivù ed è fervente sostenitrice dei diritti civili, dell’uguaglianza e della rappresentazione inclusiva, oltre che dell’ecosostenibilità.