Innovare i processi HR senza gravare sul carico di lavoro di chi è chiamato a gestire il Personale, delegando ai software le attività di routine. La pandemia ha svelato un rinnovato interesse per il digitale, anche in ambito Risorse Umane, funzione che già prima dell’emergenza sanitaria aveva – in molti casi – avviato la digitalizzazione dei suoi processi. In particolare, il digitale si è rivelato un valido alleato per quelle organizzazioni in fase di evoluzione e di crescita, magari non ancora dotate di una funzione HR strutturata. È il caso, per esempio, delle startup innovative che crescono con rapidità e, in breve tempo, devono far fronte all’espansione del mercato e all’aumento del personale da gestire. Tradotto: una sfida per la Direzione Risorse Umane.

Proprio per agevolare le aziende nel percorso di crescita, senza sacrificare l’attenzione al proprio core business, la digitalizzazione dei processi permette di restituire tempo a chi è chiamato a svolgere attività che, se svolte in modo tradizionale, rischiano di sottrarre tempo prezioso. “Le aziende dinamiche non dovrebbero perdere tempo nei processi di routine, perché sono chiamate a concentrarsi su altri obiettivi a maggior valore aggiunto”, spiega Andrea Di Gioia, Sales Country Manager di Factorial, azienda specializzata in soluzioni tecnologiche per l’HR ideate per accompagnare l’evoluzione delle organizzazioni perché rimangano innovative e competitive. “La Direzione Risorse Umane, nella nostra visione, dovrebbe concentrarsi maggiormente sulle persone e le soluzioni digitali consentono di liberare tempo proprio perché snelliscono i processi”.

L’azienda, che è affermata a livello globale e oggi conta più di 60mila clienti, è presente anche in Italia da circa due anni e il mercato nel nostro Paese è presidiato da un team italiano dedicato. Tra i suoi clienti non ci sono solo startup; la vera discriminante riguarda la ‘dinamicità’ delle organizzazioni. “Ci rivolgiamo a chi ha dinamiche interne sviluppate e che vuole innovare la gestione del personale”. La piattaforma HR, infatti, non offre solo la digitalizzazione dei processi (basati tutti su un unico gestionale e in grado di integrarsi anche con l’esterno), ma permette pure tutte le analisi dei dati proprie di una Direzione Risorse Umane evoluta. A differenziare il player dai suoi competitor, è proprio il software proprietario (proposto in modalità cloud), sviluppato e continuamente aggiornato dal team di sviluppo prodotto interno.

Piattaforma aggiornata rispetto alle nuove sfide HR

La vocazione internazionale di Factorial permette poi di proporre ai vari mercati soluzioni già ampiamente testate. È il caso dell’applicazione studiata per lo Smart working, considerato come una delle ultime sfide per l’HR in ordine di tempo. Durante il lockdown tutte le organizzazioni si sono dovute confrontare con la gestione dell’azienda diffusa, con il personale non più fisicamente presente nei luoghi di lavoro oppure con parte dei lavoratori in ufficio e altri da remoto. Ma è dalla necessità che possono emergere nuove occasioni.

Se le organizzazioni che avevano già testato il lavoro agile hanno risposto rapidamente alla sfida, le altre si sono dovute aggiornare velocemente. Ecco che in questi casi possedere una piattaforma in grado di gestire le nuove dinamiche agevola le attività del Personale. “Il mercato si è evoluto verso i lavori a progetto e non per forza svolti negli uffici tradizionali”, conferma Di Gioia. “La sfida per l’HR è gestire la novità che per alcuni è realmente nuova, perché mai affrontata in precedenza”.

Anche il Personale, dunque, è chiamato a evolvere, magari con l’ausilio della funzione IT, visto che la tecnologia è alla base del nuovo paradigma evolutivo delle aziende. E non per nulla sono tante le tech companies che hanno scelto Factorial per la gestione HR. “Di certo perché il prodotto è facile da implementare, ma anche perché è user friendly e le organizzazioni in crescita devono preservare la loro dinamicità e flessibilità”, continua il manager.

Verso l’HR diffuso in tutta l’organizzazione

L’innovazione è una questione che riguarda tutta l’azienda, senza esclusione delle Risorse Umane. “Spesso è proprio l’HR che comprende meglio la necessità di innovare l’organizzazione, perché lavora a stretto contatto con le persone”, argomenta Di Gioia. E in Italia, pur avendo grande bisogno di innovazione, non è detto che alle note necessità faccia da contraltare la concreta trasformazione dei processi. “Nel nostro Paese siamo però molto creativi e questo aiuta l’innovazione, a patto che l’evoluzione inizi dai processi interni”.

Come anticipato, la digitalizzazione delle attività HR permette di liberare il tempo del Personale, ma chiama tutta l’organizzazione a un nuovo atteggiamento rispetto a questi processi, perché realizza quello che si può definire come “l’HR diffuso”. Si tratta di far co-partecipare ai processi non solo i manager, ma tutti collaboratori dell’impresa. Ma questo non rischia di trasformarsi in un ostacolo alla digitalizzazione stessa? “In realtà i manager sono già coinvolti nei processi, seppur gestiti in modo tradizionale. Si pensi, per esempio, all’approvazione delle ferie via mail, con il doppio canale approvativo. La nostra piattaforma Factorial, invece, è in grado di snellire i processi”.

La piattaforma HR di Factorial, inoltre, offre a ogni dipendente un accesso dedicato e l’opportunità di dare un contributo ai processi nei quali è coinvolto il personale. “Ma non solo, perché a fronte della responsabilizzazione che gli si chiede, si offre anche la possibilità di richiedere e ottenere rapidamente i documenti di cui si ha bisogno”, spiega Di Gioia. In questo caso la user experience gioca un ruolo strategico nel coinvolgimento. “È uno dei core value della soluzione, perché l’obiettivo è far accedere tutti alla soluzione in pochi clic”.

Dario Colombo

Articolo a cura di

Giornalista professionista e specialista della comunicazione, da novembre 2015 Dario Colombo è Caporedattore della casa editrice ESTE ed è responsabile dei contenuti delle testate giornalistiche del gruppo. Da luglio 2020 è Direttore Responsabile di Parole di Management, quotidiano di cultura d’impresa.
Ha maturato importanti esperienze in diversi ambiti, legati in particolare ai temi della digitalizzazione, welfare aziendale e benessere organizzativo. Su questi temi ha all’attivo la moderazione di numerosi eventi – tavole rotonde e convegni – nei quali ha gestito la partecipazione di accademici, manager d’azienda e player di mercato.
Ha iniziato a lavorare come giornalista durante gli ultimi anni di università presso un service editoriale che a tutt’oggi considera la sua ‘palestra giornalistica’.
Dopo il praticantato giornalistico svolto nei quotidiani di Rcs, è stato redattore centrale presso il quotidiano online Lettera43.it. Tra le esperienze più recenti, ha lavorato nell’Ufficio stampa delle Ferrovie dello Stato italiane, collaborando per la rivista Le Frecce.
È laureato in Scienze Sociali e Scienze della Comunicazione con Master in Marketing e Comunicazione digitale e dal 2011 è Giornalista professionista.

Dario Colombo