L’automatizzazione delle fatture

È un percorso di innovazione incessante, quello intrapreso da Digix Plus, società di consulenza specializzata nella digitalizzazione dei processi e nell’integrazione di sistemi. In occasione del SAP Now 2023, è stato presentato il progetto dal titolo AI e Process Automation nella gestione fatture fornitori di De Agostini Publishing, che è stato premiato come Winner per la categoria Innovation. “Dopo la premiazione come Grand Winner nella categoria Digital Pioneer dell’anno scorso, è una grande soddisfazione ricevere anche quest’anno il SAP Quality Awards for Customer Success, perché questo testimonia il nostro impegno costante verso l’evoluzione digitale dei processi aziendali”, commenta Alberto Chiardola, Founder e Managing Director di Digix Plus.

Il Progetto premiato, relativo a De Agostini Publishing e nello specifico alla divisione Editorial Planeta che si occupa dei mercati Spagna, Portogallo, Francia e Belgio e LATAM, si è focalizzato sull’automatizzazione dell’intero processo di gestione delle fatture dei fornitori le cui fasi di acquisizione, elaborazione dati e archiviazione. La sfida si è concentrata sulla sostituzione dell’operatività manuale con procedure automatizzate per velocizzare i tempi di acquisizione, controllo ed elaborazione delle fatture, a partire dai documenti in formato PDF, ricevuti dai diversi fornitori via e-mail.  La chiave vincente della soluzione proposta è aver reso completamente digitale l’intero processo di elaborazione delle fatture passive, incrementando la percentuale di affidabilità delle informazioni, ottimizzando e velocizzando il flusso documentale e migliorando inoltre la gestione del cash flow.

Per raggiungere questi obiettivi si è fatto ricorso alle tecnologie più innovative: “Nella Business Technology Platform (BTP) abbiamo progettato e implementato alcuni flussi automatici basati su SAP BTP Process Automation e Artificial Intelligence”, spiega Chiardola. “In termini pratici, il bot entrando nella casella mail, scarica i documenti, esegue dei controlli preliminari e li archivia fisicamente; successivamente l’AI, tramite i servizi SAP Document Classification e SAP Document Information Extraction riconosce la tipologia di documento e il dato non strutturato (che a volte può essere rappresentato anche da immagini) e lo trasforma in un’informazione chiara da sottoporre ai controlli automatici e successivamente ai sistemi amministrativi-contabili.”

Il percorso di Digital Transformation condotto da Digix Plus, ha quindi permesso di ottenere notevoli benefici in termini di riduzione di tempo e costi anche con un impatto positivo in termini di sostenibilità, grazie all’eliminazione della stampa dei documenti e la conseguente dematerializzazione degli archivi cartacei: “Il valore della persona si concentra unicamente dove serve quando, per esempio, deve intervenire su problematiche segnalate dal sistema, come la mancanza di dati obbligatori o non specificati dai fornitori. Inoltre, grazie a questo miglioramento, l’azienda diventa più sostenibile, perché non è più necessario stampare né inviare documenti cartacei”.

La BTP come alleata dell’innovazione

La scelta di presentare questo use case in occasione del SAP Now 2023 si spiega per la sua alta rappresentatività delle potenzialità della BTP. “È una piattaforma tecnologica innovativa in cui credo fortemente, perché di fatto è una ‘cassetta degli attrezzi’ che ‘parla’ il linguaggio del business”, spiega il CEO di Digix Plus. Inoltre, come sottolinea l’esperto, la BTP permette di realizzare progetti in realtà anche dove SAP non è presente, perché si possono indirizzare esigenze e integrare sistemi anche di terze parti.”

Oggi le principali necessità del mercato – Digix Plus collabora con imprese di dimensioni medio-grandi e possiede un osservatorio distintivo in tale segmento – si dividono tra le aziende già clienti di SAP, che richiedono un supporto nel percorso di trasformazione verso SAP S/4HANA e imprese che invece ricercano un accompagnamento verso processi di integrazione e automatizzazione dei propri processi. “Per supportare le organizzazioni, parliamo molto con il Business, non solo con il dipartimento IT, perché prima dobbiamo comprendere il contesto di business e le specificità dei processi da digitalizzare poi suggeriamo le tecnologie migliori da utilizzare per indirizzare le esigenze e raggiungere insieme gli obiettivi prefissati dagli Stakeholder. Riteniamo che la fase di progettazione iniziale sia la chiave fondamentale per supportare efficacemente il cliente e raggiungere i risultati auspicati dal Business”, conclude Chiardola.

Alessia Stucchi

Alessia Stucchi è giornalista pubblicista. Laureata in Lettere Moderne in triennale e in Sviluppo Economico e Relazioni Internazionali in magistrale. Nel 2023 ha vinto il Premio America Giovani della Fondazione Italia Usa che le ha permesso di conseguire il master Leadership per le relazioni internazionali e il made in Italy. Nel tempo libero si dedica alle camminate, alla lettura e alle serie tivù in costume.