L’importanza della comunicazione interna nelle emergenze

Quale può essere la strada migliore per gestire in modo efficace i team di lavoro aziendali? Senza ombra di dubbio bisogna poter contare su una solida comunicazione interna, soprattutto se pensiamo ai tanti cambiamenti che stanno trasformando oggi il mondo del lavoro.

L’emergenza sanitaria nel corso di questi mesi ha, infatti, accelerato alcune dinamiche già presenti, come il Remote working, il telelavoro e lo Smart working che, nel giro di poco tempo, è stato necessario mettere a regime e in sicurezza. Non tutte le aziende di fronte a questa situazione si sono, però, trovate pronte e con lo stesso livello di preparazione sia dal punto di vista tecnologico, con infrastrutture solide e strumenti dedicati alla collaboration online, sia dal punto di vista organizzativo per la gestione e responsabilizzazione dei propri dipendenti.

In questa situazione, è primario il ruolo della comunicazione interna che, molto spesso sottovalutata, rappresenta, invece, una valida alleata. Infatti, se pensata e supportata da adeguate strategie e strumenti essa, oltre a essere punto di riferimento ufficiale e univoco per le la validità delle informazioni di carattere operativo può migliorare la collaborazione tra i team, la produttività e il clima dentro l’organizzazione.

Secondo le ricerche Gallup, infatti, le imprese che vantano i migliori tassi di employee engagement hanno una produttività e una profittabilità superiori alle altre, rispettivamente del 21% e del 22%.

Questo particolare periodo storico deve diventare un’occasione importante per riflettere sul valore della comunicazione interna. In un momento in cui possono venir meno certezze sia di carattere lavorativo sia personale, la comunicazione di un’azienda verso i suoi collaboratori deve aprire un dialogo bi-direzionale usando strumenti flessibili e in real time, sviluppando strategie di employee engagement.

Inoltre, chi riveste la funzione della comunicazione interna, in questo periodo, ha un ruolo fondamentale che deve essere supportato attraverso strumenti adeguati, magari indipendenti dall’IT, per poter essere più rapido ed elastico e con i giusti budget per la valorizzazione di azioni, anche piccole, di engagement.

Suggerimenti per sviluppare l’employee engagement

CWS Digital Solutions ha, quindi, definito alcune linee guida di employee engagement che vogliono essere di supporto a responsabili marketing, HR e communication manager per ripensare le dinamiche della comunicazione interna in un contesto in continua trasformazione.

Assumere la responsabilità del proprio ruolo civico: in questo momento è anche responsabilità dell’azienda semplificare la complessità degli avvisi, spesso discordanti e frammentati, a cui il dipendente è sottoposto anche al di fuori della propria vita lavorativa. Chiarire concetti, eliminare rumors, ridurre ansie e fare fact checking sono attività ulteriori, rappresentative di un ruolo di carattere civico e sociale, che l’azienda si trova a rivestire in questo momento.

Divulgare nuovi metodi e pratiche: il lavoro da remoto determina l’impossibilità di condividere la quotidianità del luogo di lavoro, le relazioni personali e informali, caratterizzate sicuramente da riti e abitudini consolidate. Di conseguenza, possono venire meno una serie di dinamiche di apprendimento reciproco e di diffusione di comportamenti virtuosi che spesso si sviluppano per osservazione ed emulazione. Anche in questo caso la comunicazione interna, di concerto con altre funzioni aziendali come HR o Formazione, è chiamata a diffondere auspicabilmente in modo efficace e capillare metodi, strumenti e supporti utili all’instaurarsi di nuove pratiche per valorizzare il raggiungimento degli obiettivi come modalità di misurazione del lavoro e non più dalla presenza in ufficio.

Coinvolgere attraverso nuovi format che motivino i dipendenti: una situazione di carattere straordinario e imprevedibile come quella vissuta negli scorsi mesi determinerà delle modifiche sostanziali anche nel futuro della vita delle persone: è importante tenere conto di questi effetti sia dal punto di vista della produttività che da quello del disorientamento personale. L’azienda non dovrà comunicare solamente solidità e sicurezza, ma anche la motivazione necessaria per la forza lavoro con format di coinvolgimento che garantiscano la bi-direzionalità della comunicazione. Quindi non più strumenti asincroni e esclusivamente broadcast, ma prodotti come user friendly e user experience affini alla vita dei dipendenti che nel loro privato sono abituati ad usare.

Garantire una presenza costante a fianco dei dipendenti: la comunicazione interna non può essere limitata, nel raggiungimento di tutta la popolazione aziendale, da dinamiche ormai superate che si basavano su produzioni editoriali a scadenza fissa e povere di interazioni. La comunicazione in questo momento e in futuro deve essere tempestiva, frequente e flessibile, dotando le funzioni preposte di budget e autonomia rispetto alla dipendenza dell’IT.

* Enza Reina è Head of Digital Communications di CWS Digital Solutions