L’importanza di programmare in anticipo la gestione della crisi

L’epidemia di coronavirus può essere definita come un “cigno nero”: un evento raro e dunque difficilmente prevedibile, ma capace di impattare fortemente sui sistemi politici ed economici che va a sconvolgere. La rarità di pandemie come quella attuale non deve però giustificare l’impreparazione ad affrontarle.

Per le aziende, questo significa avere nel cassetto, pronto all’uso, un piano di business continuity, che, facendo leva sulla prevenzione, le consenta di non interrompere le attività e di salvaguardare l’impresa. A spiegarne l’importanza è Francesca Bossi, Chief HR Officer di Docebo, azienda che si occupa di elearning e che conta oltre 330 dipendenti tra Italia, Regno Unito, Stati Uniti e Canada.

La strategia di business continuity di Docebo è sempre stata operativa ed è stata perfezionata con il Piano di gestione dell’influenza pandemica da quando, a gennaio 2020, si sono diffuse le prime notizie dell’epidemia di Sars-Cov-2 in Cina.

“L’obiettivo della nostra strategia è quello di far restare in piedi l’azienda a fronte di situazioni potenzialmente catastrofiche. È una garanzia sia per i lavoratori sia per i clienti: a entrambi deve essere data la certezza che l’impresa sia preparata ad affrontare la crisi”, spiega Bossi.

Per questo motivo la strategia di Docebo, inclusa nel suo Information Security Management System ISO 27001, risale agli anni scorsi, ed è stata nel tempo regolarmente aggiornata. A gennaio 2020 è stata integrata con una serie di misure mirate per la pandemia ed è stata applicata prima all’Italia e poi replicata negli altri Paesi, adattandola sulla base delle direttive delle autorità locali.

Prevenzione, preparazione, risposta e ripristino

La parte del piano di business continuity dedicata specificamente al Covid-19 prevede quattro fasi: prevenzione, preparazione, risposta e ripristino. La fase preventiva, attivata insieme con i primi casi di coronavirus in Italia, ha previsto, tra le altre cose, il monitoraggio degli spostamenti dei dipendenti e dei visitatori internazionali nelle aree dei primi focolai italiani e lo stoccaggio di quelli che sarebbero poi diventati beni introvabili: mascherine, guanti e gel igienizzanti.

A fine febbraio 2020 si è passati alla fase della “preparazione”, con l’estensione graduale della possibilità di lavorare da casa fino al 100% dell’orario di lavoro. A inizio marzo 2020 si è entrati nel vivo della “risposta”, con lo sviluppo di un piano di successione per il personale chiave, la preparazione di restrizioni negli uffici e l’ampliamento dello Smart working a tutto il personale.

Contemporaneamente è stata istituita una “Covid-19 war room”, task force permanente di cui fanno parte CEO, Operations, HR e Security e che si riunisce ogni due giorni in videoconferenza per coordinare la gestione dell’emergenza. A tempo debito, toccherà all’ultima fase, in cui verranno ripristinati i normali servizi: questa sarà gestita direttamente dalla war room e sviluppata sulla base delle indicazioni delle autorità.

“Avere a disposizione un piano su cui si è ragionato in tempi non sospetti e a mente lucida ci ha permesso di essere efficaci nel rispondere alla crisi, evitando di prendere decisioni frettolose sul momento”, ragiona Bossi.

Chat e meditazione per tenere ingaggiati i collaboratori

Tra le sfide in capo all’HR in questo delicato momento storico c’è anche quella di attuare una buona comunicazione interna, non solo per tenere i collaboratori aggiornati e informati sulle direttive e le decisioni dell’azienda, ma anche per tenerli ingaggiati.

“Per Docebo l’ambiente di lavoro è una componente molto importante dell’esperienza in azienda: senza, viene a mancare la dimensione sociale del lavoro. Serviva quindi un modo per sostituirla”, prosegue la CHRO di Docebo. Farlo è stato naturale: il sistema di chat interno utilizzato per le comunicazioni di lavoro si è pian piano trasformato in un luogo di conversazione informale, attivo anche la sera e nei weekend, per una chiacchierata contro la solitudine o semplicemente per scambiarsi una battuta e sdrammatizzare.

Per aiutare i dipendenti a vivere più serenamente l’isolamento sono inoltre rimasti accessibili in modalità remota i servizi già esistenti, come le sessioni di mindfulness e gli incontri con il pedagogista per i genitori. “Sono modi per condividere l’emergenza e per sentirsi meno soli o persi. In questo modo l’azienda diventa un supporto emotivo per superare questa fase”, spiega Bossi.

Chi comincia a ragionare sulla riapertura post crisi prevede che nulla sarà più come prima: dalla vita sociale allo shopping, dalle vacanze alla scuola. Il mondo del lavoro non farà eccezione: sono parecchie le aziende che, forzatamente e rapidamente, si sono dovute riorganizzare per permettere lo Smart working oppure che hanno dovuto digitalizzarsi in fretta e furia per non interrompere le attività.

Tutto questo, una volta passata l’emergenza, resterà. Anche secondo Bossi di Docebo, “ragionando ad ampio spettro”, si può dire che la crisi attuale abbia insegnato qualcosa alle imprese e abbia “generato alcune opportunità”. “Questa situazione ha fatto fare un salto epocale ad aziende poco digitalizzate, soprattutto in termini di comunicazione e gestione delle persone”, spiega.

“Per Docebo, realtà già altamente digitalizzata, sicuramente la lezione imparata riguarda invece lo Smart working: se prima il lavoro da casa veniva consentito un giorno solo alla settimana, ora abbiamo visto che anche farlo in maniera continuativa non impatta sulla produttività, che anzi è cresciuta”.

Complice l’introduzione graduale e studiata per tempo, la risposta dei dipendenti al work from home è per il momento buona. Lo dimostrano le risposte alla survey inviata loro ogni 10 giorni dall’azienda per rilevarne il sentiment: “I nostri collaboratori, nonostante l’isolamento forzato, sono più concentrati e sentono di gestire le comunicazioni in modo più efficace”.

Per i clienti, invece, Docebo ha reso disponibili sulle piattaforme – e sulle versioni di prova attivabili senza costi per due settimane – nuovi corsi eLearning gratuiti sul Covid-19, per supportare le aziende nella formazione ai propri dipendenti su questo argomento.

Manuela Gatti

Classe 1993, nata e cresciuta nella provincia milanese, è laureata in Lettere presso l’Università Statale di Milano. A qualche anno di cronaca locale è seguito un biennio alla Scuola di Giornalismo Walter Tobagi di Milano, dove ha svolto il praticantato giornalistico. Giornalista professionista dal 2019, attualmente lavora come freelance a Milano, collaborando con quotidiani, siti e periodici nazionali.