Payroll, sempre più dati da gestire (e tutelare)

La difficile situazione economica ha posto una rinnovata enfasi sull’importanza delle paghe e sull’accesso tempestivo agli stipendi per il benessere finanziario dei collaboratori. I risultati del rapporto Il potenziale del payroll nel 2024: sondaggio sul global payroll, condotto su scala globale dall’ADP Research Institute e che ha coinvolto 1.735 dirigenti senior in 19 nazioni (di cui 100 in Italia) specializzati nel campo delle paghe o attivamente coinvolti nell’amministrazione del personale in aziende multinazionali, evidenziano un crescente riconoscimento dell’importanza strategica del payroll anche nel contesto italiano.

Le aziende stanno manifestando un interesse verso l’innovazione e il miglioramento delle modalità di erogazione degli stipendi, con progetti futuri che includono l’implementazione di nuovi strumenti come portafogli digitali e carte prepagate (40%), opzioni di pagamento flessibili (35%), cicli di pagamento più frequenti (27%) e persino l’utilizzo di criptovalute (13%).

“Oggi i dipendenti hanno aspettative più alte che mai dal posto di lavoro, dalla possibilità di lavorare a distanza ai benefit per il benessere, l’autonomia e l’adempimento di ruoli. Se il datore di lavoro non soddisfa i requisiti, si rivolgeranno presto altrove, in quando la diffusa carenza di competenze sposta il potere nelle mani dei candidati. Per cui, oltre a provvedere correttamente alle funzionalità di base del payroll, come pagamenti precisi e puntuali, i team payroll e HR oggi devono pensare anche a come migliorare l’offerta per i dipendenti tramite l’introduzione di tecnologie facili da usare, funzionalità self-service, HR integrate, sistemi di gestione presenze e benefit, oltre a frequenze e metodi di pagamento moderni”, ha commentato Marcela Uribe, General Manager Southern Europe di ADP.

Un futuro più automatizzato e integrato

La carenza di competenze nel settore delle paghe sta influenzando l’attività, con più della metà delle aziende che hanno segnalato carenze di personale qualificato (55%). È necessario un ampliamento dei team del payroll (81%), mentre molte aziende (51%) stanno rivedendo le loro pratiche operative per adattarle alle nuove condizioni del mercato.

In risposta alle sfide economiche, i dirigenti hanno espresso la necessità di accedere a una maggiore quantità di dati relativi alle paghe rispetto al passato (42%). La sicurezza dei dati rappresenta una priorità nella scelta delle soluzioni per la gestione delle paghe, considerando le costanti minacce di violazioni informatiche. Un terzo dei partecipanti ha riferito di aver subito almeno una violazione dei dati nel settore del payroll negli ultimi due anni, mentre un quinto ha segnalato tre o più incidenti.

I dirigenti senior del payroll identificano la sicurezza dei dati come area principale per futuri miglioramenti (38%), seguita dalla qualità e integrità dei dati (35%) e da una maggiore integrazione con i sistemi aziendali critici (32%) a livello globale. Tuttavia, le preoccupazioni riguardanti la sicurezza dei dati (35%) e le complessità nell’integrazione con il software HR esistente (31%) rappresentano le principali sfide per l’adozione di un sistema di payroll globale.

“Automazione e integrazioni dirette sono essenziali per il futuro del global payroll, è quindi utile collaborare con dei partner per semplificarle. I professionisti IT dedicano troppo tempo alla gestione delle connessioni e al trasferimento dei dati da un sistema all’altro, quando queste attività possono invece essere completamente automatizzate e gestite da un provider esterno. L’inserimento dati e la riconciliazione manuali ancora richiedono ai dipendenti un dispendio di tempo eccessivo, esacerbato dalle carenze di competenze che comportano una riduzione dell’efficienza e favoriscono le imprecisioni. La collaborazione con un partner di global payroll consente alle organizzazioni di automatizzare gran parte di queste attività di amministrazione manuali e attingere a competenze esterne, in modo da poter spendere il budget per i talenti in competenze strategiche e tecniche per il futuro”, ha aggiunto Uribe.

L’automazione delle operazioni è cruciale, ma l’integrazione dei sistemi rappresenta ancora un ostacolo, con oltre la metà delle aziende che hanno segnalato mancanze in questo senso. L’integrazione con la finanza e i sistemi contabili è più diffusa (41%), ma vi è un’opportunità di miglioramento per quanto riguarda altri settori come i sistemi HR e dei benefit, le presenze e assenze e gli ERP. La maggior parte degli intervistati (94%) è favorevole all’integrazione completa di tutti questi sistemi a livello globale o in alcuni Paesi.

Martina Midolo

Classe 1996, Martina Midolo è giornalista pubblicista e si occupa di social media. Scrive di cronaca locale e, con ESTE, ha potuto approfondire il mondo della cultura d’impresa: nel raccontare di business, welfare e tecnologie punta a far emergere l’aspetto umano e culturale del lavoro.