Produttività e benessere organizzativo: le influenze della gestione dei tempi e degli spazi di lavoro

Ti sei mai chiesto se la gestione degli spazi di lavoro può inficiare sulle performance dei tuoi colleghi e collaboratori? Dal 2008 è in vigore in Italia una legge che stabilisce l’obbligo, per ogni datore di lavoro, di valutare e gestire il rischio da Stress correlato al lavoro (Slc, D.lgs. 81/2008) e da allora la sensibilità rispetto al benessere organizzativo è andata via via aumentando. Una ricerca di Harvard condotta nel 2018 ha dimostrato che nel passaggio da uffici individuali agli open space, per esempio, i lavoratori hanno inviato collettivamente il 56% di email in più, ne abbiano ricevute il 20% in più, e siano stati messi in copia conoscenza il 41% in più; l’attività dei messaggi è aumentata del 67%: quindi, in open space, l’interazione elettronica ha sostituito l’interazione faccia-a-faccia, con un relativo aumento di stress e malessere legato al proprio lavoro. Inoltre, siccome non sono diminuite le interazioni solo relative alle ‘chiacchiere’, ma anche quelle di lavoro, l’impatto è risultato negativo anche sulla produttività.

Lavorare in un ufficio riservato, invece, non ha lo stesso impatto che lavorare in open space. Altre ricerche hanno poi dimostrato come il rumore di fondo, dovuto all’attività degli altri colleghi, impossibile da ‘chiudere fuori’ in uno spazio ‘aperto’, aumenti la difficoltà a concentrarsi e quindi anche il Slc.

Il lavoro agile incrementa la produttività

L’esperienza forzata del lavoro da casa degli ultimi anni, ha convinto diversi enti a monitorare gli effetti del lavoro da remoto sul benessere organizzativo e sulla produttività aziendale: una ricerca condotta dall’Ufficio Studi di Variazioni, i decisori aziendali hanno valutato che il lavoro agile incrementi la produttività dell’8% (53% contro il 45% nel 2020), migliori l’autonomia del 6% rispetto al 2020, e anche la qualità del lavoro. Secondo lo stesso studio, i vantaggi di svincolare l’attività lavorativa dal luogo di lavoro sono sia per l’azienda (“Riduzione assenze, taglio costi, miglioramento processi, aumento produttività”) che per le persone (“il 95% dei manager intervistati dichiara produttività costante, aumento della motivazione e miglioramento nelle relazioni”).

Parallelamente, le organizzazioni che intendevano attivarsi per favorire il rientro, anche se parziale, delle persone nelle sedi di lavoro ha portato alla realizzazione di spazi di lavoro più stimolanti: “Il 52% delle grandi imprese, il 30% delle Piccole medie imprese (PMI) e il 25% della Pubblica amministrazione ha già modificato gli ambienti di lavoro, per migliorare la motivazione a recarsi in sede e creare spazi che rispecchino i valori delle organizzazioni” (dati dell’Osservatorio Smart Working, Policlinico di Milano).

Ma quali sono le indicazioni che un’azienda può seguire se vuole rendere più piacevole e motivante lo spazio di lavoro? Per prima cosa serve la differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa. Per questo è importante che esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, così come la concentrazione e la contemplazione (attività di pensiero creativo individuale o collettivo e pause rigeneranti).

Poi è richiesta l’abitabilità, cioè gli spazi devono essere intesi non come semplici luoghi di lavoro, ma come luoghi accoglienti (e mirati a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone. Infine l’ultima indicazione è che si punti sull’Intelligence: servono spazi integrati con tecnologie digitali che ne favoriscano la fruibilità e l’efficacia in termini di utilizzo.

Gli smart worker hanno livelli maggiori di ingaggio

E per quanto riguarda i tempi di lavoro? Come ormai quasi tutti sappiamo, in base alla tipologia di lavoro adottata, è possibile identificare tre profili di lavoratori: on site worker, le persone che lavorano stabilmente presso la sede di lavoro; lavoratori remote non smart, che hanno la possibilità di lavorare da remoto, ma non la flessibilità oraria; e smart worker, che hanno flessibilità sia di luogo sia oraria e lavorano secondo una logica orientata agli obiettivi. Questi ultimi hanno livelli di benessere ed engagement più elevati di chi lavora in sede e, soprattutto, di chi lavora da remoto senza altre forme di flessibilità.

Considerare, quindi, attentamente la gestione dei tempi e degli spazi di lavoro porterebbe grandi benefici non solo alle aziende, ma anche a tutte le persone coinvolte. In Openminds lavoriamo costantemente per fornire alle persone e alle organizzazioni strumenti e conoscenze per poter lavorare al meglio in termini di performance e di soddisfazione.

Come abbiamo anticipato, le scelte aziendali, più che mai in questo momento, devono essere ponderate e accompagnare i cambiamenti in atto: al di là della pianificazione degli spazi, che se fatta in maniera intelligente permette di ridurre costi e di aumentare la soddisfazione delle persone e quindi la loro efficacia, Openminds si occupa di accompagnare le persone a lavorare per obiettivi, stabilire priorità e deleghe, controlli e feedback, pianificare e realizzare riunioni efficaci, che non siano occasioni di dispersione di tempo prezioso.

Agnese Binetti

Dal 2018 Agnese Binetti svolge la sua attività di Psicologa Iscritta all’Albo degli Psicologi. Collabora con Openminds Srl, Formazione, coaching e consulenza per le Risorse Umane, occupandosi della Ricerca e Sviluppo. Ha conseguito un Master di formazione specialistica in Psicosomatica Olistica e Mindfulness e lavora con le persone e le società di formazione occupandosi di organizzazione, realizzazione e promozione di corsi di formazione rivolti a adulti sui temi della Crescita Personale e Promozione del Benessere Psicologico. Ha maturato esperienze nell’ambito della selezione delle risorse umane e dei processi di Assessment e Development Center. Ha infine passione ed esperienza nella creazione di contenuti digitali e nella promozione di questi online (siti internet, video corsi, contenuti digitali).