Tornare al lavoro sì, ma in sicurezza. Anche se il remote working continua a essere la prima scelta per molte aziende, dopo mesi di lockdown per milioni di lavoratori in tutto il mondo è arrivato il momento di tornare alle proprie postazioni. Per garantire il rispetto delle misure di sicurezza prescritte dalle autorità e assicurare un monitoraggio attento del rientro al lavoro, c’è chi propone di affidarsi al digitale.

ServiceNow ha messo a punto Safe Workplace, una suite composta da quattro App e una dashboard pensate per aiutare le aziende a gestire, passo dopo passo, il ritorno del personale nei luoghi di lavoro. La software house ha messo così a frutto la sua esperienza nella gestione dei flussi di lavoro digitali per supportare le imprese in processi nuovi, finalizzati a mantenere i dipendenti sani e gli ambienti di lavoro sicuri. Una progettazione in cui l’esperienza italiana ha avuto un ruolo fondamentale.

“L’Italia è stato il primo Paese occidentale a subire l’impatto della pandemia e ha iniziato prima degli altri a immaginare una ripartenza dopo la chiusura”, spiega Antonio Rizzi, Senior Manager Solution Consulting di ServiceNow. Le aziende italiane hanno realizzato ben presto che non si sarebbe più tornati indietro al vecchio modo di lavorare.

“Lo Smart working, come dicono gli americani, is here to stay, ma non tutte le imprese possono ricorrervi. Nell’ottica di riammettere le persone in ufficio, si è pensato dunque a come farlo rispettando le norme di sicurezza, ma anche tenendo conto di altri punti di vista: le mansioni ricoperte in determinati periodi dell’anno, il carico di lavoro che richiede una maggior presenza in ufficio e la necessità della funzione HR di comunicare in maniera digitale e pervasiva con i dipendenti, soprattutto nel caso di organizzazioni capillari sul territorio”.

Survey tra i dipendenti e controlli agli ingressi

Le soluzioni progettate da ServiceNow si adattano a varie tipologie di azienda, differenti per settore e per dimensioni. Operano come vere e proprie App, dando la possibilità di intervenire con precisione e immediatezza su singoli aspetti. Employee Readiness Survey aiuta le organizzazioni a valutare quanto i dipendenti siano preparati a far ritorno sul luogo di lavoro. Permette, infatti, di inviare tramite canale mobile questionari ai dipendenti, per valutare la necessità di tornare in ufficio o le difficoltà riscontrate nel lavoro da remoto. “Dalle survey condotte dalle aziende clienti, sappiamo, per esempio, che più del 50% dei lavoratori si è adattato bene allo Smart working, ma avverte qualche difficoltà nel gestire un buon bilanciamento tra vita e lavoro”, continua Rizzi.

C’è, poi, il tema dei controlli agli ingressi. In molte organizzazioni è stato demandato alle persone addette alla reception il compito di valutare la sussistenza dei criteri per l’ammissione in sede. In alcune aziende è prevista la misura della temperatura, in altre si passa per tornelli automatizzati. “Chi è preposto al controllo ha bisogno di un supporto digitale che gli consenta di gestire il processo. Employee Health Screening è molto intuitiva e consente di annotare la location in cui avviene la verifica, la temperatura registrata, l’uso di dispositivi personali di sicurezza o la loro fornitura da parte dell’addetto”.

Monitoraggio dei dispositivi di protezione e gestione degli spazi

La App prevede anche una dashboard per la raccolta e l’analisi dei dati, che vengono inviati ai punti di raccolta. In questo modo si interfaccia anche con la soluzione Workplace PPE (Personal Protective Equipment) Inventory Management, pensata per aiutare le aziende a monitorare l’inventario dei dispositivi di protezione personale. La dashboard offre, infatti, una visione integrale delle scorte disponibili e di quelle in via di esaurimento, oltre allo storico di tutto l’equipaggiamento conservato dall’organizzazione. “Sono processi semplici, ma che moltiplicati per i volumi di una grande azienda possono avere un impatto significativo. Digitalizzarli e orchestrarli è essenziale”, sottolinea Rizzi.

Infine, c’è la quarta soluzione: Workplace Safety Management. Pensata per le organizzazioni che devono pianificare rientri scaglionati, consente di assegnare turni di lavoro, in modo che i dipendenti possano occupare le aree per un determinato periodo di tempo, e di configurare in maniera rapida i servizi di sanificazione e pulizia e la distanza tra gli spazi di lavoro. Una dashboard permette di monitorare in tempo reale le prenotazioni nei diversi piani o edifici, oltre allo status delle attività di sanificazione.

Il ritorno dei dipendenti sul luogo di lavoro richiede una pianificazione attenta, grande agilità da parte delle organizzazioni e una collaborazione fluida tra le diverse funzioni aziendali, dalle Risorse Umane all’IT, passando per i servizi legali e la logistica. La Safe Workplace Dashboard di ServiceNow si appoggia anche a una mappa dei contagi estrapolata da dati pubblici, consentendo di monitorare la situazione in tempo reale e in relazione alla presenza di sedi o dipendenti dell’azienda nelle aree a rischio focolaio.

“Avendo questa visibilità sulla dashboard, se c’è un picco di contagi in una determinata area, il responsabile può mandare una notifica ai dipendenti, inviando una survey, cambiando la policy di accesso agli uffici o riducendo la percentuale di utilizzo degli spazi per garantire un distanziamento maggiore”, conclude Rizzi. “Nell’ottica di una migliore governance del processo, avere un supporto digitale diventa essenziale”.

Giorgia Pacino

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Giornalista professionista dal 2018, da 10 anni collabora con testate locali e nazionali, tra carta stampata, online e tivù. Ha scritto per il Giornale di Sicilia e la tivù locale Tgs, per Mediaset, CorCom – Corriere delle Comunicazioni e La Repubblica. Da marzo 2019 collabora con la casa editrice ESTE.
Negli anni si è occupata di cronaca, cultura, economia, digitale e innovazione. Nata a Palermo, è laureata in Giurisprudenza. Ha frequentato il Master in Giornalismo politico-economico e informazione multimediale alla Business School de Il Sole 24 Ore e la Scuola superiore di Giornalismo “Massimo Baldini” all’Università Luiss Guido Carli.