Se l’ufficio HR si digitalizza, le Risorse Umane possono dedicarsi pienamente alle persone

Se prima era un’opzione, ora non lo è più. Anche la Direzione del Personale deve fare i conti con una trasformazione epocale che coinvolge tanto la dimensione umana, quanto quella tecnologica. A questo proposito, la digitalizzazione degli uffici HR è funzionale a un miglioramento della qualità del lavoro; infatti se i software possono svolgere attività a basso valore aggiunto – come aggiornare le informazioni su candidati e collaboratori – le Risorse Umane dispongono di più tempo per potersi dedicare alle persone.

Per raggiungere questi obiettivi, serve fare ricorso a strumenti tecnologici che possano supportare le attività quotidiane. A confermarlo è Paolo Grotto, CEO di Arket, società di consulenza e software house specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali: “L’ufficio HR può controllare in modo digitale una serie di processi, relativi, per esempio, all’assunzione del personale, come la gestione dei curriculum vitae in entrata, che può essere automatizzata; o ancora, l’interscambio bidirezionale di documenti ed informazioni con i dipendenti tramite appositi portali”. Per la verità, come precisa Grotto, l’intera gestione delle risorse umane può appoggiarsi a soluzioni software senza dover utilizzare necessariamente la carta, agevolando così le procedure e permettendo una riduzione di tempistiche, sprechi e costi.

Secondo la visione di Arket, a oggi l’ufficio HR è una delle funzioni meno automatizzate in azienda; tuttavia, con le giuste soluzioni e apertura alle novità offerte dalla tecnologia, ha ampie possibilità di miglioramento, gestendo grandi quantità di documenti e processi correlati: “Legato a questo aspetto c’è un tema di sicurezza delle informazioni e di privacy, perché è un’area che dispone di molti dati relativi a candidati e dipendenti, anche sensibili. La digitalizzazione, quindi, è fondamentale anche per tenere sotto controllo l’aspetto della riservatezza e della compliance al Regolamento generale sulla protezione dei dati (Gdpr)”.

Automatizzare recruiting, onboarding, comunicazione interna

Ma non si tratta soltanto di digitalizzare la fase di recruiting. Ricerche recenti mettono in luce che rispetto al 2021 gli investimenti in strumenti digitali per l’HR sono aumentati del 15% in quasi la metà delle aziende, in particolare in attività come onboarding, employee engagement, comunicazione interna. Ci sono aspetti dell’ambito HR, come quelli relativi ai lavoratori assunti, che possono essere gestiti in maniera più rapida, sicura e precisa. Dice Grotto: “Questi riguardano, per esempio, la messa a disposizione delle buste paga, la richiesta di ferie e permessi, la gestione di trasferte e note spesa; sono tutti elementi che possono essere automatizzati e incapsulati in un flusso digitale e che rendono l’organizzazione più snella”.

In aggiunta, le operazioni sono gestite meglio quando c’è un flusso che notifica, per esempio, le scadenze o le visite periodiche: “Sono attività che non richiedono competenze specifiche, quindi la tecnologia si rivela un valido aiuto in queste semplici operazioni, assicurando di non dimenticare mai nulla di importante”, dice Grotto. Del resto, l’HR occupandosi del personale ha a che fare costantemente con la gestione di documenti, scadenze, informazioni e gli strumenti digitali sono fondamentali per raggiungere una maggiore efficienza e di agevolare le procedure, liberando tempo prezioso che può essere investito nella relazione con le persone.

Concentrarsi sui talenti e sullo sviluppo di competenze

È in questo scenario, in cui le attività ripetitive sono inserite in un workflow automatizzato, che le Risorse Umane possono tornare a occuparsi di più delle persone. Com’è noto, infatti, Responsabili HR e manager stanno affrontando sfide che riguardano la retention delle persone in azienda. Secondo alcuni dati pubblicati di recente, le dimissioni volontarie hanno interessato il 60% delle aziende; di questi, il 70% delle persone che ha lasciato il posto di lavoro ha tra i 26 e i 35 anni. “Grazie alle tecnologie, la Direzione HR ha così più tempo ed energia da dedicare, per esempio, ai colloqui, all’interazione con i collaboratori in azienda, al potenziamento delle relazioni e ad attività strategiche che portano un valore aggiunto”, è la tesi di Grotto.

Risulta sempre più importante analizzare in modo approfondito la situazione organizzativa, concentrarsi sui talenti e sullo sviluppo delle loro competenze, curandone ogni aspetto; questo è il motivo per cui molti investimenti digitali della funzione HR si concentrano su formazione e comunicazione interna. Il vantaggio lo si riscontra anche dal punto di vista dei lavoratori. Chiarisce Grotto: “Hanno strumenti per interagire più facilmente con le Risorse Umane, per esempio disponendo della documentazione all’interno dei flussi digitali, in modo che l’HR non debba intervenire per questioni operative, ma prediligendo un tipo di comunicazione a valore aggiunto”.

Le soluzioni tecnologiche per la gestione delle Risorse Umane tra cui scegliere sono innumerevoli, sia dedicate specificatamente a quest’ambito, sia con una copertura più ampia di automazione dei processi di tutta l’azienda. Diventa quindi fondamentale che l’ufficio HR e l’impresa trovino quella che meglio si adatta ai propri specifici processi. È anche vero che occorrono interlocutori coscienti del fatto che il digitale può fungere da supporto, ma da solo non può risolvere le inefficienze organizzative. “È fuorviante pensare che sia lo strumento ad avere la responsabilità di definire un modo corretto per qualsiasi realtà aziendale di gestire le attività ed i flussi di lavoro; chi decide di integrare la tecnologia deve conoscere le necessità e caratteristiche della propria organizzazione, per scegliere la soluzione che meglio può abbracciare le peculiarità dell’azienda. Deve essere la tecnologia a adattarsi all’organizzazione e non viceversa”. La digitalizzazione, quindi, prevede che ci sia una certa maturità e persone in grado di identificare i punti focali su cui concentrarsi, propense al cambiamento e, se necessario, a una rivisitazione di strutture e processi consolidati.

Federica Biffi

Laureata magistrale in Comunicazione, Informazione, editoria, classe di laurea in Informazione e sistemi editoriali, Federica Biffi ha seguito corsi di storytelling, scrittura, narrazione. È appassionata di cinema e si interessa a tematiche riguardanti la sostenibilità, l’uguaglianza, l’inclusion e la diversity, anche in ambito digital e social, contribuendo a contenuti in siti web.
Ha lavorato nell’ambito della comunicazione e collabora con la casa editrice ESTE come editor e redattrice.