Semplificare la complessità della Direzione HR

Gestire 8mila persone significa gestirne cedolini, anagrafiche, richieste di ferie… Insomma, vuol dire organizzare il lavoro di tutte le persone, che spesso sono divise su diverse strutture, ma non per questo meritano meno attenzione a livello di coinvolgimento (serve far percepire a tutti la stessa vicinanza da parte dell’azienda).

Di certo, la Direzione del Personale di un’azienda con questi numeri ha funzioni di gran lunga differenti rispetto alle Risorse Umane di una Piccola e media impresa (PMI). E di conseguenza anche il software gestionale deve essere scelto – e adottato – tenendo in considerazione questioni specifiche che guardano ai grandi numeri rendendoli gestibili in maniera semplice e intuitiva.

È il caso di Kos, gruppo sanitario italiano che gestisce residenze per anziani, centri di riabilitazione, cliniche e comunità psichiatriche, oltre a presidi ospedalieri e centri ambulatoriali di riabilitazione e diagnostica, accorpando 93 strutture in 11 regioni e due Paesi fuori dall’Italia. “Al centro per noi ci sono le persone, anche alla luce del settore di cui facciamo parte”: a raccontare l’esperienza è Leonardo Silvi, Digital HR Manager di Kos Group. “La scelta del software per la gestione delle risorse umane doveva quindi ricadere su un programma che ci permettesse di coinvolgere e assistere i dipendenti non solo dal punto di vista amministrativo”.

Sarebbe facile, infatti, scivolare nella ‘comodità’ di un software HR pensato essenzialmente per la gestione delle questioni più pratiche, come l’inserimento in azienda o le richieste di permessi. Ma Kos cercava altro, in linea con la tendenza più generale a coinvolgere sempre di più i lavoratori offrendo loro programmi trasparenti e una guida nell’utilizzo degli strumenti. E soprattutto serviva una soluzione in grado di far fronte alle numerose complessità dell’organizzazione, in particolare quelle della Direzione HR.

Aziende complesse richiedono… software semplici

Ogni giorno, infatti, le Risorse Umane devono affrontare le difficoltà legate ai grandi numeri da gestire. Il Gruppo KOS è presente con le sue strutture in 11 regioni italiane e 2 stati esteri, per un totale di oltre 13mila posti letto. Kos gestisce 93 strutture in Italia e 47 in Germania. In Italia sono quasi 9mila i posti letto gestiti in: 55 residenze per anziani; 16 centri di riabilitazione; 13 comunità terapeutiche psichiatriche e 7 cliniche psichiatriche; 2 ospedali. KOS è inoltre attivo con 15 centri ambulatoriali di riabilitazione e diagnostica e 14 sedi di service per diagnostica e terapia in India. Sono circa 13300 i collaboratori di cui oltre 8600 in Italia, 7100 dei quali sono dipendenti del gruppo. “Un elevato numero di strutture e persone coinvolte nell’organizzazione”, spiega Silvi. “A cui si somma l’ingresso nel gruppo di circa mille nuove persone ogni anno”. Il transito di informazioni riguardanti le persone è quindi considerevole, e questa peculiarità ha portato alla necessità di semplificare i processi il più possibile. La scelta, come raccontato dal Digital HR Manager di Kos Group, è ricaduta sulla soluzione HCM proposta da Talentia Software, azienda che fornisce soluzioni HR e Finance che permette di semplificare, appunto, le crescenti complessità delle aziende di medie dimensioni. “La soluzione incontrava le nostre necessità: con il fornitore abbiamo sviluppato un piano triennale con il rilascio graduale di una serie di moduli”.

La decisione di procedere per moduli non è casuale: in questo modo, ritiene Silvi, viene facilitato e guidato con maggior efficacia il processo di cambiamento richiesto alla popolazione aziendale, che non sempre è digitalizzata. Quando si sceglie un software gestionale che assiste le persone dall’inserimento fino alla formazione, alla carriera e al compenso, infatti, è necessario pensare pure alla fruibilità del software. “Attraverso l’inserimento graduale dei moduli nel sistema possiamo guidare i dipendenti, offrendo loro uno strumento flessibile alle esigenze delle singole strutture”.

Autonomia e scelte in tandem con il fornitore

Dal lato dell’amministrazione del software, un’azienda delle dimensioni di Kos necessita di funzioni che permettano di avere autonomia, per gestire internamente il sistema senza per forza rivolgersi sempre al fornitore. Che, dal canto suo, non può più offrire una soluzione definitiva e granitica. “Ciò che fa la differenza è che la piattaforma non è semplicemente acquisita: è invece impostata a quattro mani con la possibilità di implementarla e aggiornarla in base alle necessità nei prossimi anni”, dice Silvi.

L’affermazione trova concorde Enzo De Palma, Business Development Director di Talentia Software. “La soluzione proposta permette di digitalizzare i processi legati al ciclo di vita del dipendente all’interno dell’azienda secondo un processo continuo”. L’azienda, come racconta lo stesso De Palma, aveva bisogno di uno strumento con tre caratteristiche: la possibilità di condivisione tra tutti i dipendenti per supportare la crescita aziendale (che non è organica, ma che conta l’aggiunta di nuove Business Unit e ragioni sociali ogni anno); la digitalizzazione dei processi gestiti finora su carta; e infine l’integrazione con altre applicazioni già operative, permettendo di monitorare centralmente tutte le attività HR superando la distanza geografica.

La risposta a tutte queste sfide gestionali e organizzative è stata trovata in Talentia Software, che ha permesso al gruppo di raggiungere la sperata semplificazione alla complessità fatta di grandi numeri.

Sara Polotti

Sara Polotti è giornalista pubblicista dal 2016, ma scrive dal 2010, quando durante gli anni dell’Università Cattolica del Sacro Cuore (facoltà di Lettere e Filosofia) recensiva mostre ed eventi artistici per piccole testate online. Negli anni si è dedicata alla critica teatrale e fotografica, arrivando poi a occuparsi di contenuti differenti per riviste online e cartacee. Legge moltissimo, ama le serie tivù ed è fervente sostenitrice dei diritti civili, dell’uguaglianza e della rappresentazione inclusiva, oltre che dell’ecosostenibilità.