Sistemi integrati per lavorare ai tempi del Covid

Non è mai troppo tardi per cambiare. Un adagio che descrive bene l’operazione di digitalizzazione e integrazione dei sistemi intrapresa da Vittoria Assicurazioni e che l’ha portata nel 2020 a festeggiare il 99esimo compleanno con i risultati in linea ai programmi e il vanto di non essersi trovata impreparata nell’affrontare gli sconvolgimenti causati dal Covid-19. Anche per merito delle tecnologie implementate e alla scelta di partner tecnologici all’avanguardia, come Talentia Software, leader nello sviluppo di soluzioni per la gestione delle Risorse Umane e finanziarie per le imprese.

“La pandemia ci ha messo meno in difficoltà rispetto ad altre aziende”, conferma Stefano Zanetto, Direttore HR di Vittoria Assicurazioni. “Di fatto eravamo già preparati a gestire la produzione e i rapporti con la nostra rete di vendita e la clientela, completamente online”.

Questo risultato è stato possibile grazie all’attenzione e agli investimenti impiegati dall’azienda negli aspetti tecnologici e nelle infrastrutture IT. Già dal 2000 Vittoria Assicurazioni ha iniziato a dotarsi di un sistema informativo unico integrato con la rete di vendita. Nel 2004, tutti gli aspetti legati alla rete agenziale erano integrati nel sistema informativo unico, a eccezione della struttura del personale.

“Su queste basi tecnologiche, sei anni fa abbiamo cominciato a sviluppare le tecnologie del personale. Avevamo strumenti sparsi e non integrati e usavamo moltissima carta. L’obiettivo che ci siamo posti, e che abbiamo raggiunto al 98%, è di creare un sistema integrato su tutte le attività del personale e di eliminare completamente la carta da tutte le funzioni del personale”, prosegue Zanetto.

Pronti al lavoro da remoto in 10 giorni

Prima del lockdown e delle misure di distanziamento e sicurezza imposte nella fase di riapertura, la società non aveva implementato forme di Smart working o di telelavoro e i dipendenti lavoravano solo dalla sede centrale o dai 17 ispettorati delocalizzati sul territorio. “In una decina di giorni dall’inizio del lockdown, abbiamo messo tutti i dipendenti in condizioni di lavorare da remoto”, racconta il Direttore HR. “E i 10 giorni sono stati impiegati principalmente nella ricerca dei Pc portatili che mancavano, perché dal punto di vista tecnologico eravamo già pronti”.

Un altro obiettivo raggiunto in largo anticipo sulle aspettative è stata l’implementazione dell’uso dello strumento di Microsoft Teams da parte dei dipendenti. “Prima del lockdown, avevamo già in programma un progetto di formazione sulla piattaforma. Inizialmente avevamo pensato di trasmettere la formazione nel corso di diversi mesi, partendo con un’area test di due o tre funzioni”. Se, inizialmente, i vertici di Vittoria Assicurazioni si erano dati dai sei ai 12 mesi per diffondere l’uso di Teams in tutta l’azienda, l’arrivo del Coronavirus ha scompaginato i piani. E ha sorpreso positivamente i vertici: sono bastati 10 giorni. “A settembre 2019, probabilmente meno del 5% dei dipendenti sapeva usare la piattaforma. Oggi nessuno può lavorare senza”.

Il Covid-19 ha accelerato anche la transizione al digitale dei corsi di formazione dell’azienda. “In due mesi scarsi abbiamo tradotto tutti i corsi di formazione in presenza in corsi di formazione online”. Un passaggio fondamentale per l’organizzazione che gestisce circa 10mila ore di formazione all’anno per i suoi 530 dipendenti. “Non abbiamo perso una sola ora di formazione prevista”, ribadisce Zanetto, che sottolinea come il merito del successo dell’operazione sia da attribuire allo strumento Training di Talentia Software. “Inoltre, l’enorme impennata della mole didattica che si è generata e il sovraccarico sulle nostre reti non ha assolutamente inficiato sui criteri di produzione: i sistemi hanno retto perfettamente”.

L’integrazione del Personale con Talentia Software

Questi risultati sono stati possibili grazie al lavoro di preparazione svolto negli anni precedenti. In particolare, per quanto riguarda la Direzione del Personale, l’ultimo a dotarsi di un sistema integrato, la rivoluzione tecnologica è iniziata nel 2014 con la partnership con Talentia Software. “Abbiamo scelto Talentia Software attraverso una selezione di fornitori per la sua affidabilità, per i sistemi di sicurezza che ci dava e che rispondevano alla nostra forte necessità di riservatezza e anche per la sua capacità di innovare e sviluppare il sistema”, illustra il Direttore HR.

Negli anni è stata implementata quasi tutta la suite di Talentia Software, che è entrata a regime nel 2018, a eccezione del modulo Recruiting. “Abbiamo pochissimo turnover, ma ci siamo già dotati dello strumento e non escludo che nel 2021 lo svilupperemo”. Mentre l’obiettivo di eliminare l’uso della carta è stato raggiunto: la funzione Personale ora è al 100% paper free. “Dal punto di vista HR, abbiamo tutti i vantaggi dell’integrazione, dal punto di vista degli utenti, invece, l’aver automatizzato molti processi ha permesso di far arrivare l’informazione in modo veloce e puntuale a chi ne ha necessità”.

Il lavoro, però, non finisce qui. Vittoria Assicurazioni sta già valutando nuovi progetti con Talentia Software: per prima cosa la semplificazione dei processi in tutte le aree, e poi il consolidamento e approfondimento dei tool già implementati.