Soddisfare le esigenze di sviluppo

Come organizzare la formazione? Occupandomi di questo ambito dalla mattina alla sera, per un attimo, sono stato tentato di seguire il registro tecnico-specialistico e proporre alcuni spunti sugli aspetti che ritengo fondamentali per fare un buon lavoro. Invece, poi, ho pensato di rinunciare alle mie personali teorie, per dirvi di una collega che ammiro molto per le eccellenti capacità di organizzare e gestire processi formativi. Per prima cosa vi racconto il suo stile.

Chi la vede all’opera capisce subito che non ha il piglio da goleador. Sa che il suo ruolo non può essere quello della protagonista. Si tratta di un compito nascosto. Quindi non fa la ‘giocata di fino’, con l’intento di insaccare il pallone all’ultimo minuto. È una ‘portatrice d’acqua’, una che programma, una regista del gioco, che corre avanti e indietro per il campo. Aiuta in difesa e supporta l’attacco, macinando chilometri e chilometri. Il suo, però, non è un precipitarsi a coprire le mancanze degli altri. C’è un’estrema focalizzazione in ogni sua azione e aiuta gli altri a fare lo stesso. Stiamo parlando di una persona gentile, ma molto determinata e ferma. È una professionista capace di allineare la struttura aziendale con gli obiettivi formativi, dall’ultimo assunto fino all’Amministratore Delegato.

Una volta ricevuto l’incarico, il suo nucleo d’interesse diventa la persona in formazione. Questo è il motivo per cui non si accontenta di avere una sede idonea, tranquilla, sicura, ben attrezzata… quella con proiettore, lavagna, bottiglietta d’acqua e block notes sulle ‘ribaltine’, per intenderci. Certo, queste cose sono importanti, ma sono ‘i fiocchetti’ sul pacco regalo. Lei è interessata, prima di tutto, alla relazione tra il contenuto del pacco e chi riceverà il ‘dono’.

Per questo motivo la vedo costantemente impegnata nel fare in modo che i partecipanti siano i veri attori della formazione, non soggetti passivi a cui somministrare slide. Cura bene la preparazione del gruppo. Le persone non sono ‘buttate’ in aula, affidate alla sensibilità del formatore di turno. Per lei è importante che i partecipanti possano esprimersi sul senso del loro coinvolgimento e sugli obiettivi concordati con il vertice aziendale. Presenzia al primo incontro, accoglie le persone e collabora alla fase di apertura del corso. Mi accorgo che le basta poco: un sorriso, qualche domanda, due parole sulle finalità, alcuni accenni agli aspetti burocratici e il clima si è già scaldato.

La pianificazione del calendario è un altro importante punto di attenzione della sua agenda. Conosce le realtà organizzative e sa quali sono le difficoltà logistiche. La formazione genera, quasi sempre, qualche tensione, perché le aziende e le persone si iscrivono ai corsi sull’onda dell’entusiasmo, ma poi, giunta la data fatidica della prima lezione, si trovano improvvisamente a dover fare spazio tra mille urgenze e pressioni. Ecco che il suo ruolo si gioca in difesa. Protegge l’insegnamento come dimensione importante della vita organizzativa, che si deve incastrare bene con le attività ‘urgenti’.

Qui mette in campo la sua esperienza per capire come far funzionare questo sfidante trade-off. Se un reparto di produzione è formato da 20 persone, difficilmente si potranno ‘staccare’ tutte contemporaneamente per otto ore. Allo stesso tempo, non si può liquidare la questione con un: “Beh, allora gli operai non fanno formazione!”. Lo stesso vale per l’organizzazione del gruppo. Il presidio della logica di composizione dell’aula, chiaramente, influenza l’efficacia e lancia messaggi cui i partecipanti pongono molta attenzione.

La comunicazione della formazione è un aspetto delicato, così com’è delicata la fase di monitoraggio e di raccolta del feedback. Il processo non può terminare solo con un questionario di gradimento. Per questo, affianca a prove e formulari altri strumenti, che consentono di cogliere i segnali deboli e permettono di valorizzare sia la dimensione quantitativa sia quella qualitativa dell’apprendimento, come, per esempio, interviste per cogliere gli effettivi cambiamenti di breve e medio periodo –i risultati, in termini di output, outcome e impatto– focus group, incontri con il vertice.

Lavorando con lei ho imparato che non serve fare grandi cose per organizzare una formazione di buona qualità. Basta mettere in atto poche e semplici pratiche che rappresentano, esse stesse, un meta-messaggio formativo: “Non organizzo l’evento indimenticabile, ma mi centro su di te, sulle tue esigenze di sviluppo. Questo è il cuore del mio lavoro e lo voglio fare al meglio”. E il messaggio passa. Credetemi.

Mauro De Martini

Consulente e formatore, gestione risorse umane e comportamenti organizzativi. È inoltre autore del libro Note di formazione (Edizioni ESTE, 2021).