Spese aziendali, risparmiare tempo e denaro con il digitale

“Il tempo è denaro” recita il proverbio: digitalizzare la gestione delle spese aziendali permette proprio di risparmiare quel tempo tanto ambito e quindi anche le risorse. A confermalo sono i dati emersi dallo studio Total economic impact all’agenzia di ricerca Forrester Consulting commissionato da Soldo – la piattaforma europea di automazione dei pagamenti e della gestione delle spese – che mostrano l’impatto positivo del suo software di gestione completo: un aumento del 358% di ritorno dell’investimento e un risparmio di 137mila euro.

L’analisi è stata condotta su quattro grandi aziende europee che hanno adottato carte Soldo per gli acquisti dei dipendenti negli ultimi quattro anni, ma i vantaggi sono potenzialmente estendibili a tutto il network di imprese che si affidano alla piattaforma di gestione delle spese: si tratta di oltre 30mila aziende (dalle piccole alle multinazionali) sparse in 31 Paesi nel mondo.

A rendere possibile i numeri evidenziati dallo studio di Forrester Consulting è proprio la gestione in tempo reale delle spese: senza dover aspettare gli estratti conto bancari, gli uffici preposti a gestire questi processi possono integrare fondi, emettere e sbloccare carte o fornirne di virtuali e temporanee. Inoltre la piattaforma efficienta la gestione manuale della rendicontazione mensile, riducendo i reclami sui rimborsi, le ore di tempo impegnate alle attività di reporting e i ritardi nella distribuzione dei fondi. Questa più attenta rendicontazione diventa inoltre uno strumento per pianificare meglio i bilanci. “La scelta di innovare un settore così cruciale come quello amministrativo ancora troppo spesso arriva tardi nelle aziende. Digitalizziamo e automatizziamo tutto, tranne che questo tassello capace di incidere su ogni altro”, ha confermato Davide Salmistraro, Italy Country Manager di Soldo.

Il tempo risparmiato per tutto il personale

I benefici dell’investimento in soluzioni digitali per la gestione delle spese hanno un impatto – oltre che sui conti dell’azienda – anche su tutto il personale, dai responsabili alle figure più operative.

Per esempio, per i responsabili finanziari e amministrativi, il risparmio di tempo ha assunto – sempre secondo quanto emerso dallo studio – un valore pari a quasi 100mila euro. Infatti, se prima i manager investivano molto tempo per la gestione delle note spese, l’uso di un software gestionale ne ha consentito la riduzione del 62%. Per le funzioni operative, invece, la possibilità di usare le carte virtuali permette un risparmio di circa 1.300 euro e si concretizza in circa 50 ore di tempo in meno all’anno.

Anche i collaboratori beneficiano della digitalizzazione della gestione delle spese: una riduzione di oltre 73.400 euro nel triennio (in termini di valore di tempo), e il 50% del tempo in meno nell’invio delle note spese. Le persone si sentono inoltre più sicuri e soddisfatti nel viaggiare durante le trasferte, perché le loro necessità possono essere gestite e integrate in tempo reale e inoltre, non utilizzando i contanti, sono meno soggetti a furti.

Alessia Stucchi

Alessia Stucchi è giornalista pubblicista. Laureata in Lettere Moderne in triennale e in Sviluppo Economico e Relazioni Internazionali in magistrale. Nel 2023 ha vinto il Premio America Giovani della Fondazione Italia Usa che le ha permesso di conseguire il master Leadership per le relazioni internazionali e il made in Italy. Nel tempo libero si dedica alle camminate, alla lettura e alle serie tivù in costume.