Un ufficio acquisti smart fa crescere l’organizzazione

Le imprese italiane si trovano ad affrontare una fase storica particolarmente sfidante: la pandemia di Covid-19 ha ridisegnato le logiche di scambio su base globale, la crisi geopolitica ha modificato la percezione del futuro e la tecnologia sta ridisegnando anche le relazioni ‘inter-organizzative’. Le aziende vivono una fase di cambiamento trasversale e, per assicurare continuità al business e allo sviluppo organizzativo, si muovono in un quadro complesso e articolato di fabbisogni e metodologie. Garantire la massima puntualità delle forniture, acquistare beni e servizi alle migliori condizioni, potenziare la collaborazione con i fornitori, sono aspetti sempre più strategici in un contesto di grande instabilità, in cui gli approvvigionamenti sono a rischio e le materie prime hanno costi sempre più elevati.

L’Ufficio acquisti assume in questo contesto un ruolo sempre più centrale e per assicurare il controllo dei costi e la continuità degli approvvigionamenti è chiamato a mettere in campo diverse strategie: ottimizzare il numero dei fornitori; gestire le informazioni attraverso nuove modalità; innovare e digitalizzare i processi di comunicazione all’interno e all’esterno dell’organizzazione; prestare maggiore attenzione alla sostenibilità.

Allo stesso tempo, le pressioni che deve affrontare questa funzione sono crescenti. Per esempio, garantire la puntualità delle forniture richiede molto più impegno rispetto al passato, ed è fondamentale instaurare una relazione costante con chi si occupa della produzione. Eventuali ritardi sulle forniture, infatti, si ripercuotono direttamente sul reparto produttivo e, a cascata, sui clienti. E ancora, il continuo altalenare dei prezzi delle materie prime porta i fornitori a cambiare i listini più frequentemente che in passato, che devono quindi essere aggiornati costantemente. Un’operazione che tradizionalmente si svolgeva una volta all’anno oggi ha una cadenza mensile, se non addirittura settimanale.

Come ottenere una gestione efficiente e liberare il tempo delle persone, nonostante lo scenario in continuo mutamento e il carico di lavoro in aumento? Per approfondire questi temi Arket, società di consulenza e sviluppo software specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali, in collaborazione con ESTE – editore del nostro quotidiano online – ha organizzato mercoledì 24 maggio 2023, dalle 12 alle 13, il webinar dal titolo L’Ufficio acquisti diventa smart: strumenti concreti per liberare tempo e migliorare la collaborazione con i fornitori.

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La digitalizzazione è la chiave per ottimizzare il tempo e generare valore

Demandare alla tecnologia alcuni compiti ripetitivi o a basso valore può aiutare le persone dell’Ufficio acquisti ad aver maggior tempo per relazionarsi con i fornitori, cercarne di nuovi, dare spazio alla contrattazione e ottenere condizioni migliori, portando di conseguenza la propria azienda a crescere. Secondo Arket, un aiuto concreto può arrivare dalle soluzioni basate su piattaforme di gestione e automazione dei processi, implementando la Robotic Process Automation (RPA), cioè l’automazione di processi lavorativi utilizzando software intelligenti, il Business Process Management (BPM) cioè l’insieme delle attività necessarie a definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, e dal Workflow management, sostenendo l’organizzazione nella gestione dei flussi di lavoro mediante l’utilizzo di software specifici.

Strumenti di questo tipo permettono di delegare a un sistema digitale le attività più dispendiose in termini di tempo e risorse, ma che non portano valore aggiunto, come per esempio il data entry manuale o il sollecito di informazioni telefonico o via mail. Altri processi strategici che possono essere digitalizzati sono, per esempio, la gestione delle conferme d’ordine, quella degli ordini a fornitori e a terzisti, la generazione automatica di ranking e scorecard fornitori per valutare rapidamente – basandosi sui dati – la loro affidabilità e le offerte migliori, e così via. I vantaggi di avere un Ufficio acquisti smart si traducono in dati sulle forniture sempre disponibili e aggiornati in tempo reale, collaborazione interna ed esterna migliorata grazie a portali e piattaforme dedicate, riduzione delle attività di sollecito e, in definitiva, maggior tempo per le persone da dedicare ad attività strategiche.

Cecilia Cantadore

Giornalista professionista, Cecilia Cantadore ama raccontare storie di persone e imprese. Dopo la laurea magistrale in Culture e Linguaggi per la Comunicazione all’Università degli Studi di Milano è entrata nel mondo dell’editoria B2B e della stampa tecnica e professionale lavorando per riviste specializzate. Scrive di cultura aziendale, tecnologia, business e innovazione, declinando questi macro temi per le diverse testate cartacee e online con cui collabora come freelance. Dedica il suo tempo libero alla musica, ai viaggi e alle camminate in montagna.